Сопроводительное письмо в ПФР о предоставлении документов по запросу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо в ПФР о предоставлении документов по запросу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Что будет за несоблюдение сроков?

Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ. В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.

Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.

• если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
• если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
• если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.

Письмо что зарплата не начислялась образец

Помимо этого, необходимо представить ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11, утвержденной постановлением правления ПФ РФ от 01.06.2016 № 473п. Организации, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность, не обязаны представлять отчетность по форме СЗВ-М в отношении сведений о каждом работающем в фирме лице (письмо ПФ РФ «О представлении отчетности» от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581). Скачать образец справки можно, пройдя по ссылке: «Образец справки об отсутствии деятельности в ПФ РФ».
Заполняем письмо в ФСС РФ Порядок и образец заполнения справки в Фонд социального страхования аналогичны предыдущим.

Письмо в фсс о том что зарплата не начислялась образец

Три основные характеристики финансово-хозяйственной деятельности — количество и ассортимент выпускаемой продукции, а также объемы продаж.В свою очередь, объем выпускаемое продукции напрямую зависит от наличия и качества производственных мощностей, необходимого сырья или комплектующих, имеющейся в регионе рабочей силы, способной выполнять те или иные операции. На количество и ассортимент продукции очень сильно влияет рынок сбыта. В прямой зависимости от объема продукции находится ее себестоимость.
Чем больше продукции одного вида выпускается, тем дешевле будет стоить каждая ее единица. От количества продукции и ее себестоимости зависит объем прибыли, рентабельность и в конечном итоге финансовое состояние фирмы. Финансово-хозяйственная деятельность должна быть целенаправленной.

Как написать ответ на требование налоговой?

Ответить на требование налоговой инспекции о представлении документов (пояснений) необходимо в установленный срок. Как правило, срок исполнения требования указан в тексте самого документа. А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования? Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем.

Ваша компания получила требование о представлении документов или пояснений в ходе проведения, например, камеральной проверки. Как правильно реагировать и отвечать на это требование – об этом пойдет речь в моей статье.

Сразу обращаю ваше внимание на то, что такой документ, как «требование», он не может быть произвольным, написанным «как попало» – это документ, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@.

Итак, требование может быть о представлении документов (информации) и о представлении пояснения (мы сейчас не рассматриваем требование об уплате налога). И в каждом виде требования должно быть указано:

– основание для выставления требования;
– если требование о представлении пояснений, то обязательно указывается причина выставления данного требования. То есть, прочитав данное требование, компания или ИП должны понимать, что от них требуется;
– если требование о представлении документов (информации), тогда обязательно указываются: какие документы и за какой период они нужны;
– срок исполнения требования.

Перейдем сразу к примеру, чтобы было понятно, какие действия надо совершить при получении требования.

Компания получила требование о представлении документов в отношении проводимой налоговой проверки контрагента. Согласно требования, следует представить:

1. Договоры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
2. Акты за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
3. Счета-фактуры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017.

Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.

Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации. Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.

В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.

Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:

Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;

Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;

Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Сопроводительное письмо к документам

Дарья

Читать 3 мин.

Есть видеозапись

Задать вопрос

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.

Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности — главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

Как составить сопроводительное письмо к документам образец — Управление персоналом

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

• во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
• во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Письмо про будущих пенсионеров

Списки будущих пенсионеров сотрудники фонда запрашивают как с квартальной отчетностью, так и отдельно, направляя в организации письма с такими просьбами.

Опрошенные нами сотрудники ПФР на местах сообщили, что такие сведения необходимы им уже сейчас, чтобы распределить время на обработку информации и документов, связанных с расчетом пенсий.

Сотрудники фонда не исключают, что с переходом на новые правила расчета пенсий может возникнуть ряд технических проблем, в связи с которыми обработка данных будущих пенсионеров может затянуться.

Поэтому если в компании есть работники, которые пойдут на пенсию в следующем году, об этом лучше сообщить в ПФР уже сейчас. Утвержденной формы для подобного перечня нет, поэтому его можно составить в произвольной форме (см. образец ниже).

Сопроводительное письмо к документам

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Пенсионный фонд РФ не требует составлять сопроводительное письмо при подаче плановой отчетности, однако, есть ситуации, в которых его наличие обязательно:

• отсутствие деятельности предприятия;
• ошибки в отчетности и необходимость корректировки.

Что будет за несоблюдение сроков?

Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ . В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.

Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.

• если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
• если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
• если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.

Размер штрафов за СЗВ-М

Размеры штрафов за нарушение требований о предоставлении сведений о начисленных заработных плат застрахованным лицам (СЗВ-М) определены законодательством и зависят от характера нарушения.

Ниже представлены размеры штрафов за нарушение требований о предоставлении СЗВ-М:

Если предприятие или организация нарушили обязанность по предоставлению СЗВ-М, то им может быть назначен штраф в рамках указанных размеров. Размеры штрафов могут быть увеличены в случае повторного или систематического нарушения.

Похожие записи:

• Оформить льготы по оплате ЖКХ в 2023 году
• Приватизация дачного домика на приватизированной земле в Сургуте
• Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению в 2023 году