Как работать с персональными данными работников в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с персональными данными работников в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
Общедоступные персональные данные
Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).
К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).
Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.
К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
или в срок, указанный в постановлении суда;
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Положения ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не распространяются на случаи обработки персональных данных органами власти.
К сведению: уведомлять Роскомнадзор о том, что сотрудники дали согласие распространять информацию о них, не нужно (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).
Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?
На практике отказывают довольно часто. Насколько это законно? Рассмотрим конкретные ситуации.
- Госорганы не могут отказывать вам в предоставлении услуг, поскольку у них есть право на обработку ПД без вашего согласия.
- Коммерческие организации, с которыми вы заключили договор оказания услуг (выполнения работ и т.д.), не должны вам отказывать, поскольку имеют право обрабатывать ваши ПД в целях исполнения договора без вашего согласия.
С другой стороны, если договор еще не подписан, то обязать коммерческую организацию заключить его с вами получится только в том случае, если она продает свои товары, работы или услуги по публичной оферте (это предложение продавца заключить договор купли-продажи с каждым, кто примет условия его предложения).Например: продавец реализует товар через интернет и готов продать его на условиях, изложенных в опубликованной на сайте публичной оферте. Он обязан заключить договор купли-продажи с каждым, кто пожелает купить этот товар.
Вас могут не пустить в здание, особенно если это режимный объект. Если на территории организации установлен особый пропускной режим, то отказ в пропуске может считаться законным, в том числе если вы не желаете дать согласие на обработку ПД.
Вместе с тем операторы, устанавливающие такой пропускной режим, обычно не берут согласий, поскольку:
- считают, что формально вы даете согласие на обработку ПД в момент предоставления своих паспортных данных; данный вывод они делают на основе указания закона о том, что согласие может быть дано не только в письменной форме;
- считают, что могут не брать у вас согласие, так как обработка осуществляется в целях безопасности лиц, находящихся в здании.
Однако оба довода являются спорными.
Какие требования предъявляются к согласию на обработку персональных данных
Имеется конкретный список обязательных данных владельца персональной информации, которые должны быть в согласии:
- ФИО;
- контактные данные (телефон, электронная почта, адрес);
- информация об операторе-компании;
- информация об операторе-физлице;
- информация об операторе-ИП;
- информация об информационных ресурсах оператора, через которые неограниченному числу лиц дается доступ к информации и осуществляются иные операции с персональной информацией;
- цель обработки сведений;
- категории и перечень сведений, на обработку которых оформляется согласие — персональные данные (ФИО, дата и место рождения, адрес, семейное положение и т.п.), специальные категории персональных сведений, биометрические данные;
- срок действия согласия.
Если владелец персональных данных захочет, то можно заполнить и такую информацию:
- категории и перечень данных, для обработки которых владелец указывает условия и запреты, а также список этих условий и запретов;
- условия, с учетом которых полученная информация может направляться оператором лишь по его локальной сети, обеспечивающей доступ к сведениям только для конкретных работников, либо с применением определенных телекоммуникационных сетей, либо без передачи персональной информации.
Какие данные относятся к персональным?
Все правила обращения с личной информацией регулирует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 этого закона, персональными данными можно назвать любую информацию, которая касается непосредственно физического лица — субъекта этих данных. К информации личного характера следует отнести все паспортные данные: Ф. И. О., дату и место рождения, возраст, место проживания, семейный статус.
В этом же законе есть статья 10, которая вносит в список персональной информации подробности о расе, национальности, моральных убеждениях человека, личной жизни, а также сведения о его здоровье.
В статье 11 понятие «персональные данные» расширяется: под термином понимают любые сведения, фото- или видеоматериалы, по которым можно определить личность человека.
Чтобы предупредить неправомерные действия, личная информация каждого человека должна надежно сохраняться. Многие люди бережно относятся к сведениям о себе, и это оправдано. Поэтому, согласно действующим законам РФ, нельзя обрабатывать личную информацию без согласия субъекта (в некоторых случаях — письменного).
Образец заполнения бланка
Согласие на обработку персональных данных — это документ свободной формы, поэтому в каждой организации разрабатывают подходящий вариант шаблона. Но условия согласия на обработку персональных данных говорят о том, что в документе обязательно должна быть такая информация:
- наименование компании;
- место и дата оформления документа;
- Ф. И. О., паспортные данные субъекта;
- Ф. И. О. человека, который представляет интересы компании;
- Ф. И. О. и должность сотрудника, который будет производить обработку данных;
- объяснение цели работы с предоставленными данными;
- перечисление конкретных сведений о работнике, которые будут обрабатывать;
- срок, в течение которого документ считается актуальным;
- способ отказа от согласия;
- подпись сотрудника.
Законодательные документы не содержат строгого перечисления личных данных. Обычно работник предоставляет в распоряжение работодателя следующие сведения:
- об образовании;
- трудовом и общем стаже;
- составе семьи;
- воинском учете;
- заработной плате;
- социальных льготах;
- занимаемой должности;
- наличии судимостей;
- адресе по месту регистрации и проживания;
- контактных телефонах;
- местах работы или учебы членов семьи;
- условиях трудового договора;
- наличии декларируемых материальных ценностей;
- материалах по повышению квалификации, переподготовке, аттестации и служебных расследованиях и пр.
Оформление пользовательского соглашения для сайта имеет ряд юридических особенностей. В пользовательском соглашении должно быть указано правило, по которому в него вносятся изменения, а также в какой момент новая версия вступает в силу – с помощью повторного согласия или автоматически.
Не рекомендуется вводить в этот документ максимальное количество условий. Некоторые из них, например, согласие на рекламную рассылку, должны оформляться отдельно, так как принятие соглашения, в состав которого они включены, предполагает безальтернативность выбора для пользователя.
В результате пользователь может пожаловаться в антимонопольные органы и Роскомнадзор, ведь по статье 18 (п.1) №38-ФЗ «О рекламе» распространение рекламы по сетям электросвязи допускается только с согласия абонента. Причем обязанность доказательства такого согласия возлагается на владельца сайта. Оно должно оформляться в виде 2 отдельных документов: согласие об обработке персональных данных и согласие на получение рекламы.
Штраф за нарушение рекламного законодательства по статье 13.11 КоАП РФ может достигать 500 тысяч рублей.
Пример. В декабре 2019 г. в Ярославское УФАС поступила жалоба от физического лица по поводу получения рекламного смс-сообщения от видеосервиса OKKO. Регистрируясь на его сайте, пользователи принимают пользовательское соглашение и дают согласие на получение рекламных сообщений. Однако УФАС признало, что само заполнение регистрационной формы не является явным подтверждением согласия на получение рекламных сообщений. ООО «Окко» оштрафовано на 100 000 рублей (Постановление Федеральной антимонопольной службы № 7389/04-04 от 20.07.2020).
Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных
Получение письменного согласия человека на обработку его персональных данных становится необходимо юридическому или физлицу, которое получает доступ к этим данным. Основные вопросы, связанные с персональными сведениями о человеке, регулируются законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В их число входит:
- определение круга сведений, являющихся персональными;
- установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
- описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
- перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
- определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.
Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).
Помимо общедоступных сведений, к которым закон № 152-ФЗ относит данные о Ф. И. О., принадлежности к определенному полу, дате рождения, работодателю оказывается нужна и иная информация, содержащаяся в документах, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ):
- в удостоверении личности (паспорте);
- трудовой книжке;
- свидетельстве ПФР;
- документах об обучении;
- документах воинского учета;
- дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.
Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.
Зачем нужен документ, порядок действий
Некоторые работодатели полагают, что для того, чтобы заставить подчиненного выйти на работу в выходной, вполне достаточно предварительно устно попросить его об этом или известить о такой необходимости по телефону. Это в корне неверно.
Согласно действующему Трудовому Кодексу РФ, работа в выходные дни (общие для всех или индивидуальные для разных категорий работников) запрещена.
Однако, в некоторых ситуациях, например, когда надо незамедлительно исполнить работу, от которой в будущем зависит бесперебойная деятельность предприятия, вполне допустимо вызывать сотрудника на работу, но строго в письменном виде и только после получения его письменного согласия.
Далее в компании должен быть издан соответствующий приказ, с которым трудящегося необходимо ознакомить под роспись. Также, если в организации имеется профсоюзная ячейка, работодателю необходимо заручиться разрешением ее представителя.
Если руководство предприятия пренебрежительно отнесется к требованию закона о получении письменного согласия на работу в выходной день от сотрудника, в случае проверки трудовой инспекции и вскрытии такого факта, оно вполне может быть привлечено к серьезному административному наказанию, в виде штрафа (причем наказан будет как директор, так и сама организация).
Примеры распространения персональных данных
Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц. По сути — это их публикация:
- размещение профилей в соцсетях;
- публикация данных о сотрудниках на корпоративных сайтах, форумы;
- сайты с объявлениями, отзывами, вакансиями.
- публикации в газетах, журналах;
- печатные рекламные буклеты с контактами, ФИО и фото сотрудников;
- публикация результатов спортивных мероприятий на интерактивных мониторах;
- визитки, возможно.
Что должны знать работодатели?
При оформлении согласия работника на обработку персональных данных работодатели должны руководствоваться нормами ст. 86 и 87 ТК РФ. Так, в соответствии с п. 3 ст. 86 ТК РФ, в случае, если ПД работника могут быть запрошены только у третьей стороны, то работника потребуется заранее уведомить о таком запросе, а также получить от него письменное согласие на получение соответствующих персональных данных. Работодатель сообщает работнику о целях, вероятных источниках и механизмах получения ПД, о характере таких данных, а также о последствиях отказа работника предоставить письменное согласие, о котором идет речь.
Предприятия обязаны самостоятельно составлять нормативные положения по обработке персональных сведений по работникам. Выбранный порядок необходимо закрепить в отдельном локальном акте.
Одна из обязанностей работодателя — защита персональных данных.
Что такое согласие на обработку персональных данных?
Это документ о том, что субъект персональных данных согласен с тем, что заинтересованная сторона вправе получать, хранить и использовать сведения о нем. При этом ч.1 ст.9 Закона 152-ФЗ не обязывает давать его письменно. Закон гласит, что соглашение может быть получено в любой форме, но быть сознательным и конкретным.
Однако, оператор обработки персональных данных несет ответственность за свои действия и при возникновении спорной ситуации сможет доказать свою правоту только при наличии письменного документа. Форма его является условной, единого бланка законодательно не установлено и каждый из операторов может сам ее разрабатывать для своих условий.
Согласие на обработку персональных данных гарантирует их защиту от неправомерных действий, применение для определенных целей и в рамках перечисленных задач.
Что является личной информацией граждан?
Понятие информации о гражданине, относящейся к персональной, дано в ст.3 Закона 152. Это любые сведения, связанные с субъектом (физическим лицом) прямо или косвенно:
- ФИО, пол, возраст;
- семейное положение, а также родственные связи и наличие детей;
- сведения об образовании и наличии квалификационных навыков;
- адрес места жительства и прописки;
- любые фото- и видеоматериалы, используемые оператором и позволяющие точно установить личность гражданина;
- биографические данные, включая наличие судимости, прохождения службы в армии, предыдущих мест работы и т.д.);
- сведения о заработке и финансовом положении;
- иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо.
Стоит перечислить и документы, в которых эти сведения содержатся:
- гражданский паспорт, свидетельства о браке, рождении детей;
- документы об образовании, повышении квалификации и т.д.;
- трудовая книжка;
- военный билет.
Остальные документы, содержащие сведения о гражданах, хранятся у работодателя и необходимы для кадрового учета. Это, например, характеристики, личные карточки, анкеты и т.д.
В ряде ситуаций требуется предоставление справки о доходах, полученных в определенный временной период. Гражданину следует знать, что без его согласия эти сведения не подлежат обработке.
Заявление согласия на обработку персональных данных — образец и бланк 2023 года
Строгой формы согласия на обработку персональных данных законодательство не дает, каждый оператор вправе разработать этот документ и использовать его в работе. Но Законом № 152 определены обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в этом документе:
- ФИО гражданина, а также полные реквизиты гражданского паспорта или иного удостоверения личности;
- в случае, когда в интересах гражданина выступает представитель, то в согласии указываются его ФИО, паспортные данные, а также реквизиты документа на право представлять интересы;
- наименование организации, осуществляющей функции оператора обработки личных данных, кому дается согласие;
- цели, для которых осуществляется обработка данных, а также какие данные конкретно подлежат обработке;
- общее описание тех вариантов обработки, которые возможно произвести со сведениями, способы обработки;
- с какого момента согласие действует и способ его отзыва;
- личная подпись гражданина, составившего документ.