Составляем акт выполненных услуг по госконтракту
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем акт выполненных услуг по госконтракту». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
Форма КС-2: акт о приемке выполненных работ
Акт о приемке выполненных работ, форма КС-2 бланк, образец заполнения и ключевые правила оформления документа утверждены Постановлением Госкомстата № 100 от 11.11.1999 (ОКУД 0322005).
Однако действующее законодательство предусматривает возможность корректировки структуры бланка. Например, допустимо дополнить унифицированный бланк специфической информацией, которая свойственна исключительной деятельности хозяйствующего субъекта.
Отметим, что такие коррективы не могут идти в разрез с действующими условиями законодательства.
Чиновники определили, что унифицированная форма КС-2 (образец заполнения 2020) обязательна к составлению при исполнении любых видов договоров, контрактов или соглашений на выполнение строительно-монтажных работ. Без этого документа оплата СМР не допускается (Письмо Росстата № 01-02-9/381).
Согласно Методическим рекомендациям Минфина (утв. приказами Минфина № 52н и № 61н), неотъемлемой частью некоторых форм являются листы согласования, ознакомления и голосования.
Например, лист голосования нужно оформлять к формам:
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.0510445);
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
Лист согласования входит в состав форм:
- Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств (ф. 0510433);
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436);
- Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).
Электронное актирование в ЕИС: сроки
В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.
Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.
Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:
- формирование документа с исправленными данными;
- подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
- размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.
Бланк документа 2023 года в Word, Excel
Бланк 2023 года акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 можно составить при помощи таких стандартных компьютерных программ, как Word и Excel.
Первый сервис удобен тем, что при помощи него можно легко сформировать документ, содержащий большой объем информации и разную форму ее представления, например в виде таблиц, графиков, текста и т.п.
Как правило, бланк акта в Word формируется на странице, с альбомной ориентацией листа А4. Вполне ясно, что на одну страницу вся информация не поместится. Поэтому документ состоит из нескольких листов. Главное, чтобы продолжение каждого из них было проименовано и пронумеровано, например «Продолжение 1, Продолжение 2 и т.д.», либо «2 страница формы КС-2, 3 страница формы КС-2 и т.д.»
Удобство унифицированной формы КС-2 состоит в том, что компании нет необходимости составлять документ. Достаточно скачать готовый бланк в Word и просто заполнить поля нужными сведениями.
Отличительной особенностью бланка 2023 года акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 в Excel является то, что при заполнении документа, составителю нет необходимости производить расчеты стоимости каждого вида работ и совокупного труда. Программа вычислит данные значения в автоматическом режиме. Но для этого не достаточно иметь сформированную таблицу в Excel. Важно прописать формулы. В противном случае вычисления придется осуществлять самостоятельно.
Бланк акта выполненных работ Excel содержит в себе те же сведения, что и форма, структурированная в Word. Единственное отличие в том, что в Word можно сразу просмотреть, как будет выглядеть готовый бумажный документ и подстроить его под свои нужды.
Важно! Ознакомиться с актом о выполнении работ формы КС-2 можно в альбоме унифицированных первичных документов по учету работ в капитальном строительстве.
Этот документ свидетельствует о том, что на основе контракта (договора) выполнены работы или оказано обслуживание в полном объеме и в установленные сроки. В нем отражают количественные и качественные характеристики исполнения подрядчиком условий заключенного госконтракта.
Он подписывается как заказчиком, так и поставщиком и является завершающим этапом реализации государственного контракта.
Один экземпляр остается в организации, исполняющей роль заказчика, другой передается исполнителю работ.
Данный документ может служить:
- доказательством в судебных спорах заказчика с исполнителем, когда предметом конфликта оказываются услуги, не имеющие материального эквивалента, который можно было бы оценить или протестировать (объекты художественного творчества, интеллектуального труда, профессиональных знаний.
- источником при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств.
- основанием для оплаты исполненных работ и подтверждением целевого использования бюджетных ассигнований (при подписании обоими контрагентами).
Составляют акт оказания услуг или выполненных работ и в том случае, если заказчик отказывается принимать работы, и когда работа выполнена не в полном объеме или не выполнена вовсе. В таких ситуациях в актуальном протоколе обязательно отражают обнаруженные нарушения, которые препятствуют приемке результатов госзаказчиком, и обозначают срок, в течение которого их придется устранить.
Как принять продукцию, работы и услуги
Порядок приемки товаров, работ или услуг (ТРУ) стороны устанавливают в тексте контракта. В нем необходимо предусмотреть:
- срок, в течение которого исполнение производится и предоставляется заказчику;
- место проверки госзаказчиком исполнения: если речь идет о работах или услугах, место совпадает с местом выполнения или оказания соответственно, в случае поставки товара необходимо предусмотреть, куда товар доставят;
- срок проверки, в течение которого заказчик оценит представленный результат и вынесет свое суждение о соответствии или несоответствии условиям контракта;
- документ, которым оценка завершится. Как правило, это акт сдачи-приемки результатов оказания услуг, выполнения работ или поставки товара;
- действия заказчика, если результат, представленный контрагентом, его не удовлетворил, например, написание мотивированного отказа от подписания акта и прием поставленного товара на хранение, пока поставщик его не заберет;
- последствия направления заказчиком какого-либо ответа: если заказчик не принимает исполнение, но и не направляет мотивированный отказ в установленный срок, результат исполнения принимается автоматически — такое правило стороны обычно прописывают в соглашении.
Форма документа о приемке ТРУ бывает:
- произвольной — он составляется так, как стороны сочтут правильным;
- утвержденной контрактом — у заказчиков существует практика утверждения в качестве приложения к контракту формы акта сдачи-приемки результатов выполнения обязательств;
- унифицированная — иногда необходимо применять формы приемо-сдаточных документов, утвержденных нормативно, например, при проведении строительных работ или реконструкции подписывается акт формы КС-2.
Нормативное регулирование
Структура документа на правовом уровне не предполагает строгой формы. Исключением считается только бланк по форме КС-2. Этот образец оформляется приложением к заблаговременно заключенному соглашению. При составлении соблюдаются требования, которые предъявляются к первичной документации.
С точки зрения НК акт о предоставлении услуг либо исполнения работ не только удостоверяет исполнение ранее подписанного соглашения. Но и считается основой для принятия в учет расходов. Без оформления дополнительного бланка расходы предприятия не будут считаться в подсчете налога на прибыль.
Чаще всего акты приходится оформлять. Например, при принятии заказа по соглашению строительного подряда. Здесь придется написать название действий, соответственно с соглашением подряда. Дополнительно указываются реквизиты соглашения.
Расходы компании на исполнение заказа входят в цену нужной продукции. И эти затраты будут входить в расходы компании при подсчете налога на прибыль для налогового учета. Такие расходы придется удостоверить на правовом уровне.
Это поможет разрешить проблемы с налоговой службой. Если дополнительный бланк подпишет заказчик, то заказ будет считаться выполненным в полном объеме. При этом у заказчика не получится затребовать от исполнителя исправления недостатков.
Типичный образец пишется на основе соглашения, которое было заключено заблаговременно. При отсутствии соглашения дополнительный бланк считается недействительным, либо будет признаваться заключение соглашения в устной форме. Акт категорирования объекта составляется по итогам обследования межведомственной комиссией по обследованию.
Соответственно со ст. 783 ГК к соглашению подряда используются положения относительно подряда, описанные в ст. 702-729. Заказчик обязан принять заказ в прописанный соглашением период при условии, что она имеет должное качество. Договор подряда с физ. лицом образца 2022 года часто составляется предпринимателями, если для исполнения заказа приходится нанять работника, но не требуется подписывать с ним трудовое соглашение.
Правильная «первичка»
С 2013 г. первичные учетные документы разрешено составлять по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта (в нашем случае речь идет об индивидуальных предпринимателях). Это следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). При этом каждый самостоятельно составленный первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
К сведению. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Вместе с тем обязательными к применению остались формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Далее мы уделим внимание только формам актов сдачи-приемки выполненных работ и оказанных услуг.
По своей юридической природе корректировочный акт не является самостоятельным документом, а является одним из составных элементов общего набора официальных бумаг, сопровождающих сделку, приложением к договору. Цель подписания в первую очередь – это соблюдение действующего налогового законодательства. В соответствии с действующей редакцией Налогового кодекса налогоплательщики обязаны самостоятельно исчислять и переводить в бюджет подлежащие уплате суммы по налогам. ИФНС регулярно устраивает проверки на предприятиях. В ходе одной из проверок может выясниться, что фирма фактически получила больше или меньше денежных средств, чем заявлено в декларации и прописано в договоре. Это в свою очередь является нарушением налогового законодательства и несомненно повлечёт за собой штраф.
Бланк должен содержать сведения о сторонах: кто является исполнителем, а кто заказчиком. Реквизиты сторон можно взять из договора подряда. Также обязательно следует указать номер и дату договора подряда, к которому акт сдачи-приемки заполняется. Вместе с этим и в условиях договора нужно прописать, что выполненные работы будут сдаваться заказчику по акту сдачи-приемки.
Далее в бланке акта приводится перечень выполненных работ с указанием расценок.
Подписывая бланк акта сдачи-приемки, стороны подтверждают, что претензий друг к другу не имеют. В акте должно быть четко прописано, что исполнитель работы сдал, а заказчик их проверил и принял.
Если в качестве сторон выступают юридические лица, то необходимо поставить печать на бланке. Если же документ оформляется между физическими лицами, то достаточно подписей сторон и полных реквизитов.
Изменение договорных условий
В процессе выполнения или в результате выставления претензии заказчиком по ряду этапов, возможно изменение стоимости относительно ранее подписанного экземпляра документа.
С этой целью составляется корректировочный акт выполненных работ с указанием:
- номера и даты документа, к которому составляется корректировка;
- изменения ценовой политики в сторону увеличения или уменьшения со ссылкой на обстоятельства, включая выявленный дефект заказчиком после подписания основного акта и принятый исполнителем;
- новую итоговую стоимость согласно внесённым изменениям.
Как внести изменения в акт о приемке выполненных работ
Инспекторы ФНС иногда требуют представить им акты приема выполненных работ для проверок. Сведения в документах должны полностью совпадать с данными по сделкам, иначе налоговая заподозрит бизнес в махинациях.
Точные данные также требуются бухгалтеру, чтобы свести баланс. Несовпадения приводят к расхождениям в числах и нарушают порядок учета.
Поэтому при малейших изменениях или ошибках в акты нужно вносить корректировки. Например, если нужно заменить или исправить:
- название услуги или работ;
- количество объектов;
- стоимость;
- название компании одной из сторон;
- требования к результатам и так далее.
Чиновники разрешили не расшифровывать выполненные работы и услуги в актах. Поможет ли компаниям данное разъяснение Минфина России? Насколько безопасно оставлять в актах работы (услуги) без расшифровок? Рассмотрим эти вопросы в статье
10.09.2015Автор: Юлия Фуфаева, заместитель руководителя департамента аудита компании «КСК групп»
Многие бухгалтеры при получении актов выполненных работ (услуг) задаются вопросом, следует ли расшифровывать оказанные работы и услуги. Например, нужно ли указать просто «консультационные услуги» или же детально расписывать, в каких конкретно аспектах производилось это консультирование, каким специалистом (а их время зачастую стоит по-разному), сколько часов этого консалтинга было и т.д.
Также это могут быть работы по обслуживанию офисной техники, уборка офисных помещений клининговой компанией, работы по расчистке территории, услуги кадрового агентства по подбору персонала.
В одном из разъяснений чиновники Минфина России решили, что акт выполненных работ (услуг) следует составлять с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит указаний об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг) (письмо Минфина России от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).
Но — немаловажное уточнение — письмо выпущено Департаментом бюджетной методологии, а не Департаментом регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Минфина России. Видимо потому, что в письме идет речь об оформлении акта выполненных работ (услуг), в том числе по государственному контракту (договору), для целей бухгалтерского учета. Совпадают ли мнения двух департаментов и было ли согласовано данное письмо с Департаментом регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности, сказать сложно.
Что должен содержать акт о выполненных работах (оказанных услугах)
Акт о выполненных работах (оказанных услугах) относят к внешним первичным учетным документам, и каждая фирма имеет право самостоятельно разработать и утвердить его форму. Заказчик и исполнитель должны договориться между собой и предусмотреть в тексте самого договора на выполнение работ (оказание услуг), как они будут оформлять сдачу-приемку выполненных работ (оказанных услуг) (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Прежде всего, акт об оказанных услугах должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом (п. 2 ст. 9Закона № 402-ФЗ).
Помимо них, в акте об оказанных услугах необходимо также указать:
- ссылку на реквизиты договора возмездного оказания услуг (выполнения работ);
- вид оказанной услуги (выполненной работы);
- период оказания услуг (выполнения работ);
- стоимость услуг (работ) с выделением в т.ч. суммы НДС.
Всей этой информации налоговым инспекторам должно быть достаточно. По сложившейся судебной практике предъявлять дополнительные требования к актам об оказанных услугах (выполненных работах) налоговая инспекция не вправе. Судьи в большинстве случаев считают это незаконным.
По мнению судей расшифровка в актах не требуется
Арбитры зачастую поддерживают компании, указывая, что нормы налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете не содержат требований о необходимости отражения в актах выполненных работ или актах оказанных услуг подробной расшифровки работ (услуг). Сами по себе акты являются первичными учетными документами, на основании которых произведенная хозяйственная операция принимается к бухгалтерскому учету (пост. ФАС МО от 25.08.2009 № КА-А40/7983-09).
В другом постановлении арбитры решили, что степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом и обязательное наличие в актах приема-передачи услуг расшифровки выполненных работ действующим законодательством не установлено (пост. ФАС ПО от 28.10.2008 № А12-3194/08-с60).
Подобной позиции придерживаются суды и во многих других постановлениях (пост. ФАС СЗО от 29.04.2009 № А52-4324/2008, ФАС МО от 15.12.2009 № КА-А41/14022-09).
Также судьи отмечали, что отдельные нарушения в оформлении документов свидетельствуют о нарушении правил ведения бухгалтерского учета, однако не могут являться безусловным основанием для отказа в применении налоговых вычетов. Пороки в оформлении справки о стоимости выполненных работ (КС-3) и акта о приемке выполненных работ (КС-2) сами по себе не могут рассматриваться в качестве основания для отказа в возмещении НДС (пост. ФАС СКО от 05.11.2009 № А53-445/2009).
Что заменит расшифровку услуг?
Однако даже если акт и не содержит детализации выполненных работ (оказанных услуг), то надлежащим подтверждением факта их оказания могут быть любые другие документы. Например, в отношении услуг по управлению компанией такими доказательствами могут стать:
- внутренние локальные акты, приказы о назначениях и переводах сотрудников, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.д. (пост. ФАС ПО от 30.10.2009 № А55-12344/2008);
- распоряжения и приказы по различным вопросам финансово-хозяйственной деятельности управляющей компании, касающиеся деятельности общества — заказчика услуг, заключения внутреннего аудита (пост. ФАС СКО от 24.04.2008 № Ф08-2112/08-765А);
- разработанные сторонним управленцем инструкции, стандарты, иные распорядительные документы, внутренняя переписка, аналитические записки и т.д.
Ошибки при составлении и рекомендации юристов
Учитывая то, что грамотно заполненный акт будет для заказчика основой для уменьшения размера на доход и расчета затрат, образец составляется соответственно с нормами действующих законов.
Чтобы документ имел законную силу, стороны обязаны грамотно его составить без ошибок. В интернете есть нужные бланки, которые участники сделки часто используют. При этом проверяйте наличие обязательных пунктов документации.
Акт – это дополнительный документ, который гарантирует, что у заказчика нет претензий к исполнителю работ либо услуг. Для собственной страховки стороны обязаны его составлять и прикреплять к соглашению. Специальной формы бланка не предусмотрено, поэтому участники сделки вправе разработать образец самостоятельно. При этом учитываются запросы к составлению первичной документации.