Отражаем результаты инвентаризации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отражаем результаты инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

В соответствии с п. 6 ФСБУ «Обесценение активов»[4] в рамках годовой инвентаризации проводится анализ наличия признаков обесценения активов (далее – тест на обесценение).

Тест на обесценение не проводится в отношении запасов, финансовых активов (п. 3 ФСБУ «Обесценение активов») и прав пользования активами (Письмо Минфина РФ № 02-06-07/2736, Федерального казначейства № 07-04-05/02-932 от 21.01.2019).

При выявлении инвентаризационной комиссией признаков обесценения по объектам основных средств, нематериальных или непроизведенных активов определяется их справедливая стоимость и рассчитывается убыток от обесценения.

Справедливая стоимость актива рассчитывается с применением метода рыночных цен либо метода амортизированной стоимости замещения (п. 11 ФСБУ «Обесценение активов»). Порядок применения данных методов предусмотрен в п. 54 – 56 ФСБУ «Концептуальные основы»[5]. Учреждение использует тот метод, который позволяет наиболее достоверно оценить справедливую стоимость актива.

Одновременно при принятии решения об определении справедливой стоимости комиссией оценивается необходимость корректировки в отношении актива оставшегося срока его полезного использования (п. 13 ФСБУ «Обесценение активов»).

Если по результатам анализа выявленных признаков обесценения актива инвентаризационной комиссией принимается решение об учете актива на забалансовых счетах, в дальнейшем проведение теста на обесценение такого актива (определение справедливой стоимости) не осуществляется (п. 14 ФСБУ «Обесценение активов»).

В бухгалтерском учете убыток от обесценения актива признается, когда остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату превышает его справедливую стоимость за вычетом затрат на выбытие такого актива.

В отношении недвижимого и особо ценного движимого имущества, приобретенного автономным учреждением за счет средств учредителя, решение комиссии о признании убытка от обесценения подлежит согласованию с собственником имущества (п. 15 ФСБУ «Обесценение активов»).

Расчет убытка осуществляется следующим образом: остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату уменьшается до его справедливой стоимости, определенной согласно решению инвентаризационной комиссии (комиссии по поступлению и выбытию активов), за вычетом затрат на выбытие такого актива, но не более остаточной стоимости актива на годовую отчетную дату. При расчете учитываются особенности признания убытков от обесценения, предусмотренные п. 16, 17 ФСБУ «Обесценение активов».

Как взыскать недостачу с виновного лица

Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.

• Заключён договор о материальной ответственности.

Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя.

• Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией.

В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией.

• Вина доказана результатами расследования.

Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.

При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд.

Выявлена недостача материалов: проводки

В свою очередь, недостача может быть связана:

• с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
• потерями без виновных лиц.

Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:

• Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
• Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.

Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:

1. При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
   При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:
   
   • проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
   • проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.

1. При наличии виновных лиц компенсируется ими.
   Проводки:
   • Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
   • Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
   • Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).

Когда нельзя взыскать ущерб

При взыскании среднемесячного заработка с виновных лиц руководство обязано учесть ряд обстоятельств, за наступление которых персонал ответственности не несет. Согласно ст. 239 ТК РФ работник не считается виновным, если причиной недостачи при инвентаризации стали следующие обстоятельства:

• пожар, забастовка, террористический акт, военное действие, стихийный катаклизм и прочий форс-мажор;
• вынужденная самооборона или физические (психологические) угрозы, как в случае с ограблением;
• отсутствие соответствующих условий хранения;
• нормальный хозяйственный риск.

Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:

• небрежным хранением;
• воровством со стороны сотрудников или клиентов;
• естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
• другими факторами.

Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.

Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:

• Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
• Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.

При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:

• Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
• Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
• Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.

Как списать недостачу за счет чистой прибыли

Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) «. Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.

О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.

Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.

О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.

Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников

В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:

• Создание расследующей комиссии;
• Проверка всех активов организации (инвентаризация);
• Выяснение обстоятельств появления недостачи;
• Получение от виновного задокументированного объяснения;
• При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:

Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Как оформить и учесть недостачи

Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.

Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:

• Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
• Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли

Любая недостача отражается как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В последнем она относится к внереализационным или материальным расходам. К последним сумму недостачи можно отнести, если ее возникновение связано с процессом транспортировки, хранения ТМЦ (НК РФ ст. 254).
Списывается такая недостача по нормам естественной убыли, утвержденным постановлением №814 от 12.11.2002. Если потери выходят за рамки норм естественной убыли, в составе материальных расходов их отразить не получится.
Если норм по соответствующим товарам, материалам нет, недостача в целях налогообложения учитывается во внереализационных расходах. Правда, здесь есть несколько тонкостей. Главное – во внереализационные расходы недостача включается только при определенных условиях.
Во-первых, она должна возникнуть в результате ЧС. Авария на производстве, пожар, стихийное бедствие и т.п. – примеры чрезвычайных ситуаций.
Во-вторых, если ЧС не подтверждена документами от соответствующих структур, включить недостачу во внереализационные расходы не получится.
В-третьих, потери должны быть зафиксированы и оценены. Первичным документом в этом случае будет акт инвентаризации с указанием стоимости утраченного имущества. Разъяснения на этот счет неоднократно давались Минфином. Рекомендуем обратить внимание на письмо №03-07-11/67464 от 17.10.2017.
Отметим также важный момент, касающийся налогового учета недостачи. Если она возникла по вине работников, а работодатель от взыскания отказался, НДФЛ не удерживается. А компенсация ущерба за счет собственных средств не входит в число расходов, облагающихся страховыми взносами. На этот счет также есть разъяснение Минфина (письмо №03-04-06/68917 от 20.10.2017).
Еще одно условие для учета недостачи в составе внереализационных расходов – ее возникновение по вине третьих лиц. В число таких лиц входят и сотрудники торгово-складского комплекса.
В такой ситуации самое важное – признание ущерба виновником. Есть и альтернативный вариант – судебное решение о взыскании (вступившее в силу). Если недостача стала результатом хищения, в качестве подтверждения ущерба виновником может использоваться объяснительная записка. В учете расходы отражаются на дату вступления в силу решения суда или на момент признания ущерба виновником.
Виновник не установлен? Придется использовать в качестве первичных подтверждающих документов постановления уполномоченных органов. Речь идет о постановлении о прекращении уголовного дела или об отказе в его возбуждении, например.
Еще один важный момент, касающийся специфики налогового учета недостачи: НДС восстанавливать не надо! Если нужны разъяснения, рекомендуем изучить письмо ФНС №ГД-4-3/8627 от 21.05.2015.

Как учитывать пересортицу

Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.

В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:

• обнаружены в одном и том же периоде;
• выявлены по одному проверяемому лицу;
• относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
• объем недостачи и излишка одинаковый.

Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.

Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:

• Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
  • Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)

• Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
  • Дт 94 Кт 73

• Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
• Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
  • Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1

Готовим и проводим инвентаризацию

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Похожие записи:

• Как избежать штрафа и требований от налоговой из-за уточненной декларации
• Как провезти в поезде спортивный или туристический инвентарь
• Региональный материнский капитал