Тонкости оформления совмещения: как избежать рисков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тонкости оформления совмещения: как избежать рисков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, следует соблюдать порядок возложения временного исполнения обязанностей по должности на работника, которого выбрал руководитель. Помните: в большинстве случаев поручить новую работу без договоренности с сотрудником нельзя. Первым делом составьте официальное предложение к работнику о выполнении новых функций. Добавьте раздел с отметкой о его согласии. Если человек сначала согласился, а потом передумал, он обязан сообщить об этом за три рабочих дня до начала трудовой деятельности на новом посту.

Совмещение профессий (должностей)

Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.

Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.

При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.

Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.

Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.

Правила назначения и делопроизводства

Есть два варианта оформления трудовых взаимоотношений — дополнительное соглашение или трудовой контракт. Они используются в следующих случаях:

В трудовом договоре или дополнительном соглашении обязанности замещающего основного работника лица по должности прописываются в обязательном порядке. Оформляется назначение приказом.

Замещающий основного сотрудника работник подписывает документы от своего лица, с указанием как нового статуса, так и основной должности по штатному расписанию.

Если учредительные документы не предусматривают назначение другого лица на должность руководителя в его отсутствие, есть вариант воспользоваться системой выдачи доверенностей. Ее подписывает лицо, уполномоченное на то уставом или иными внутренними документами.

Призрачные должности «ИО» и «ВРИО»

Споры вокруг понятий ИО и ВРИО и их использования в трудовых отношениях не утихают уже много лет. Одна из причин возникновения вопросов кроется в законодательном признании должности «исполняющий обязанности» для государственных служащих, ведь мы, регулярно читая документы, видим упоминание там должности чиновника как «исполняющего обязанности», например, министра или
руководителя Управления ФНС России. При этом в трудовом законодательстве или классификаторе должностей таких ставок не предусмотрено. В вопросах правового статуса, назначения и, самое главное, оплаты разобралась Антонина Фролова.

Еще недавно специалисты Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты (выделенного из Минздравсоцразвития Указом Президента РФ от 21.05.2012 г. № 636) признавались, что, во-первых, не всем явлениям, возникающим в сфере трудовых отношений, даны четкие определения в ТК. И многие понятия из тех, что прописаны, зачастую вызывают неоднозначное толкование. А, во-вторых, имеется некоторая разрозненность норм, регулирующих одно и то же явление. Ну и, в-третьих, не все законодательные нормы ТК можно легко исполнить, так как не для всех прописан механизм реализации.

В полной мере эти слова о трудностях относятся и к нашему спору об ИО и ВРИО.

Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.

С одной стороны, согласно статье 57 ТК РФ существенным условием трудового договора является указание трудовой функции, то есть должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. При этом, как мы понимаем, ни в одном штатном расписании или квалификационном справочнике наименование ИО найти не удастся.

Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.

При этом в жизни часто получается так, что должность есть, а специалист для нее по каким-либо причинам отсутствует. Заткнуть «кадровую дыру» можно с помощью своих же сотрудников или «варягов» со стороны. С точки зрения юристов, ВРИО – это форма временного возложения обязанностей другого работника, с отрывом или совмещением с исполнением собственных трудовых функций. При этом денежное вознаграждение гарантируется не всегда. После выхода специалиста трудоголик возвращается на свое прежнее место. А ИО – это форма работы, при которой сотрудник исполняет обязанности до назначения нового лица на вакантное место.

Временный перевод и совмещение: особенности

Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.

Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.

Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.

Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:

1. Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
2. Значительное расширение по зоне обслуживания.
3. Увеличение непосредственного объёма работы.

Можно ли возложить обязанности без доплаты: оформление документов

Нормы трудового законодательства не предполагают серьезных ограничений при возложении на сотрудников дополнительных трудовых обязанностей. Но если работодатель допустит ошибку при оформлении документов – то возможны вопросы и санкции со стороны органов, осуществляющих контроль. Часто у работодателя возникает вопрос о том, можно ли возложить на сотрудника обязанности без доплаты.

Дополнительные обязанности: как вменить работнику

Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.

На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.

Способы возложения на сотрудника дополнительных обязанностей

 -------------------------------------------¬
-- - - - - - - -+Нормативное регулирование - ст. 60.2 ТК РФ+- - - - - - - ¬
 L-------------------------------------------
¦------------------------------------------------------------------------¬¦
 ¦ Способы возложения на сотрудника дополнительных обязанностей ¦
¦L------T---------------T----------------------------T--------------------¦
 ¦/ ¦/ ¦/
¦-------+-----¬ --------+------¬ --------------------+-------------------¬¦
 ¦ Совмещение ¦ ¦Расширение зон¦ ¦ Исполнение обязанностей временно ¦
¦¦ профессий ¦ ¦ обслуживания,¦ ¦ отсутствующего работника без ¦¦
 ¦(должностей)¦ ¦ увеличение ¦ ¦ освобождения от работы, определенной ¦
¦¦ ¦ ¦ объема работы¦ ¦ трудовым договором ¦¦
 L------T------ L-------T------- L-------------------T--------------------
¦ ¦/ ¦/ ¦/ ¦
 -------+---------------+----------------------------+-------------------¬
¦¦ Дополнительные обязанности осуществляются: ¦¦
 ¦ - без отрыва от основной работы; ¦
¦¦- в течение установленной продолжительности рабочего времени или смены ¦¦
 L------------------------------------------------------------------------
L- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --

Рис. 1

Каждый из способов возложения на сотрудника дополнительных обязанностей имеет свои особенности, поэтому выбор конкретного способа зависит от характера работы.

Совмещение профессий (должностей) применяется в тех случаях, когда работнику поручается дополнительная работа по другой профессии или должности, а также используется в случаях осуществления трудовой деятельности одновременно по двум должностям (профессиям, специальностям) путем совмещения различных трудовых функций, например водитель-экспедитор, бухгалтер-кассир.

Если сотрудник организации выполняет обязанности по смежным профессиям, которые входят в его трудовые обязанности по основной должности и занимают непродолжительное количество от установленного рабочего времени, то это не является совмещением профессий (должностей).

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о временном совмещении должностей

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору N 18/07 ¦
¦ о временном совмещении должностей ¦
¦ ¦
¦г. Москва 05.10.2015¦
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество "Стройторгбаза", именуемое в дальнейшем¦
¦"Работодатель", в лице Генерального директора Федина Павла Семеновича,¦
¦действующего на основании Устава, с одной стороны, и Волченков Дмитрий¦
¦Юрьевич, занимающий должность водителя, именуемый в дальнейшем¦
¦"Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили¦
¦настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 15 февраля¦
¦2013 г. N 18/07 о нижеследующем. ¦
¦ 1. С согласия Работника и в соответствии со ст. ст. 60.2, 151 ТК РФ¦
¦Работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности¦
¦рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором,¦
¦дополнительной работы по должности экспедитора за дополнительную оплату. ¦
¦ 2. Работнику поручается выполнение следующих дополнительных¦
¦должностных обязанностей: соблюдать правила перевозки грузов; принимать¦
¦товар со склада в соответствии с сопроводительными документами, проверять¦
¦целостность упаковки продукции, выдавать и сдавать товар по¦
¦установленному порядку, оформлять необходимые документы в соответствии с¦
¦инструкциями, полученными от руководства; лично участвовать и¦
¦контролировать погрузочно-разгрузочные работы, размещение, укладку и¦
¦крепление товара. ¦
¦ 3. Поручаемая Работнику дополнительная работа будет осуществляться с¦
¦6 октября 2015 г. без освобождения от основной работы, определенной¦
¦трудовым договором. ¦
¦ 4. За выполняемую по настоящему дополнительному соглашению¦
¦дополнительную работу Работник получает доплату в размере 14 000¦
¦(четырнадцать тысяч) руб. в месяц. ¦
¦ 5. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения¦
¦дополнительной работы, а Работодатель - досрочно отменить поручение о ее¦
¦выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не¦
¦позднее чем за три рабочих дня. ¦
¦ 6. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его¦
¦подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью трудового¦
¦договора от 15 февраля 2013 г. N 18/07. ¦
¦ 7. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух¦
¦экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится в¦
¦делах Работодателя, другой передается Работнику. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 4

5 октября 2015 г. руководитель ЗАО «Стройторгбаза» издал приказ о совмещении должностей (рис. 5).

Образец заявления об отказе от выполнения дополнительной работы

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору Федину П.С.¦
¦ от водителя Волченкова Д.Ю. ¦
¦ ¦
¦ Заявление об отказе от выполнения дополнительной работы ¦
¦ ¦
¦ Прошу отменить данное мне поручение о выполнении в течение¦
¦установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой,¦
¦определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности¦
¦экспедитора с 5 декабря 2015 г. ¦
¦ ¦
¦ Водитель Волченков Волченков Д.Ю.¦
¦ 02.12.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 7

На основании поступившего письменного заявления Волченкова Д.Ю. об отказе от выполнения дополнительной работы работодатель издал приказ (рис. 8).

Врио – это совместительство или нет

Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.

Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.

Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?

Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.

На практике используется два варианта замены работника:

1. Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
2. Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.

В чём разница между ВРИО и замещением?

Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.

Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.

Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

• государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
• в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
• меняется организация труда;
• необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Обязан ли заместитель выполнять обязанности временно отсутствующего руководителя?

Вы решили увеличить трудовую нагрузку на работника? Тогда вам полезно будет узнать, каким образом это можно сделать, не нарушив трудовое законодательство. Читайте и наматывайте на ус!

Предлагаем ознакомиться Доверенность на оформление права собственности квартиры образец

Дополнительная трудовая нагрузка: важные нюансы

Прежде всего запомните: ст. 31 КЗоТ запрещает требовать от гражданина выполнения работы, не обусловленной его трудовым договором.

— либо получить согласие работника;

— либо использовать порядок, установленный ч. 3 ст. 32 КЗоТ. Речь идет об изменении существенных условий труда в связи с изменениями в организации производства и труда (при наличии оснований).

О таком изменении вы обязаны уведомить работника не позднее чем за два месяца.

Причем в данном случае не важно, касается это изменение всех работников предприятия или связано с возложением дополнительных обязанностей только по одному конкретному рабочему месту (должности).

— выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

— временное заместительство;

— совмещение профессий (должностей);

— расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ.

Чтобы понимать, какой из этих способов применять в каждом конкретном случае, нужно в первую очередь установить, в связи с чем понадобилось увеличить работнику трудовую нагрузку.

Предположим, вы поручаете сотруднику выполнять работу временно отсутствующего коллеги, поскольку тот находится в ежегодном отпуске, в командировке, на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком и т. п. При этом за коллегой сохраняется место работы (должность).

Тут налицо выполнение обязанностей временно отсутствующего работника или временное заместительство

) и вы привлекаете работника к выполнению дополнительных обязанностей по этой должности.

При таких обстоятельствах вы имеете дело с совмещением профессий (должностей) или расширением зоны обслуживания (увеличением объема выполняемых работ).

Порядок оформления перечисленных способов выполнения работниками дополнительных обязанностей, а также условия их оплаты регламентируют КЗоТ, Генеральное соглашение на 2020 — 2020 годы, постановление № 1145, Разъяснение № 30/39 и Инструкция № 53-ВЛ*.

Отметим, что последние три нормативных документа приняты еще во времена СССР, однако отдельные их положения еще действуют в части, не противоречащей законодательству Украины (см. постановление ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ). Однако скоро они, очевидно, утратят силу полностью.

Кроме того, работодатель может избавить работника от допобязанностей и без всякого предупреждения. Когда это происходит? Если в приказе (распоряжении) о возложении этих обязанностей фигурирует срок их действия или условия, при которых они прекращаются

Например, работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, вправе в любое время прервать этот отпуск и выйти на работу. Соответственно работник, который исполнял ее трудовые обязанности, с даты ее возвращения на предприятие освобождается от их выполнения.

отдельный трудовой договор с работником на выполнение дополнительных обязанностей не заключают и налоговиков, разумеется, об этом не уведомляют

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Оформляем.

С выполнением обязанностей временно отсутствующего работника мы сталкиваемся, когда работник предприятия наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, соглашается исполнять в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) обязанности временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145).

1) не освобождается на время выполнения чужой работы от основной работы, которая предусмотрена его трудовым договором;

2) выполняет дополнительные обязанности в течение рабочего дня (смены) с соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ;

3) выполняет дополнительную работу вместо коллеги, который временно отсутствует в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим уважительным причинам, т. е. когда за таким коллегой сохраняется место работы (должность);

Понятно, что, выбирая работника, который одновременно со своими обязанностями будет какое-то время выполнять еще и чужие функции, учитывают его профессиональную подготовку и занятость при выполнении собственной работы.

Чтобы комар носа не подточил,

имеет смысл получить от работника-«заменителя» письменное заявление с согласием выполнять дополнительные обязанности

На основании этого заявления издайте соответствующий приказ (распоряжение). В нем укажите название должности (профессии), по которой работник-«заменитель» будет исполнять обязанности своего временно отсутствующего коллеги, и размер установленной доплаты.

С приказом ознакомьте работника под подпись.

Записи о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносят.

Оплачиваем. За дополнительную нагрузку по выполнению обязанностей временно отсутствующего товарища предприятие осуществляет работнику соответствующую доплату (ст. 105 КЗоТ).

Так, в приложении 3 к Генеральному соглашению на 2020 — 2017 годы предусмотрено, что за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляют доплату до 100 % тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника.

Для предприятий, которые при заключении Генерального соглашения не были представлены уполномоченными представителями ни со стороны собственника, ни со стороны профсоюза, обязательными являются расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, которые зафиксированы в коллективном договоре или Положении об оплате труда.

— руководителям бюджетных учреждений, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений (в том числе главным бухгалтерам) и их заместителям (п.п. «а» ч. 3 п. 3 постановления КМУ от 30.08.2002 г. № 1298);

— работникам, у которых должностная (рабочая) инструкция предусматривает, что они выполняют обязанности временно отсутствующего другого работника на соответствующей должности. В этом есть логика, ведь в таком случае за выполнение данной работы «земенители» получают заработную плату согласно условиям трудового договора.

Облагаем. Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника входит в фонд дополнительной заработной платы. Об этом говорит п.п. 2.2.1 Инструкции № 5**. А значит, сумму такой доплаты в составе общей суммы зарплаты облагаем НДФЛ и ВС и взимаем с нее ЕСВ.

Временное заместительство

Оформляем.

Временным заместительством считают исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (абзац первый п. 1 Разъяснения № 30/39).

Но временный заместитель, в отличие от исполняющего обязанности временно отсутствующего работника, в период заместительства выполняет исключительно чужие обязанности, а

от выполнения своей работы, обусловленной трудовым договором, на это время работник — временный заместитель освобождается

При этом за ним сохраняется должность, на которую он принят по трудовому договору.

Внимание! Назначать работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения № 30/39).

Предлагаем ознакомиться Как обжаловать решение прокуратуры образец

директора до момента проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью).

Временное заместительство обычно применяют, если требуется заменить работника, который занимает более высокую должность. Чаще всего такого вышестоящего работника (руководителя предприятия, производства, цеха, отделения, участка и т. п.) заменяет работник нижестоящей должности.

Чтобы возложить на временного заместителя выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника, издают соответствующий приказ (распоряжение). Однако делают это только после того, как от будущего временного заместителя получили согласие исполнять чужие служебные обязанности.

С приказом (распоряжением) работника — временного заместителя ознакомляют под подпись.

Вносить в трудовую книжку записи о временном заместительстве не требуется

Почему? Потому что при перемещении работников внутри предприятия в трудовую книжку заносят данные только о переводе сотрудника на другую постоянную работу.

Варианты возложения на работника обязанностей временно отсутствующего

Поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника другому сотруднику организации можно в порядке:
— временного совмещения, увеличения объема работы или расширения зоны обслуживания (так называемого замещения);
— внутреннего совместительства;
— временного перевода.
Эти варианты очень похожи. Но оформляются и оплачиваются они по-разному. Выбрать оптимальный вариант вам поможет эта таблица.

Похожие записи:

• Чистые руки, горячее сердце и санитарная книжка: как оформить и кому она нужна
• Учет спецодежды. Бухгалтерский практикум
• Повышение пенсии инвалидам 1, 2 и 3 группы и индексация ЕДВ в 2023 году