Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли оформлять командировку при разъездном характере работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Какие документы надо будет оформить

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Компенсации при разъездном характере работ

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?

Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.

При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.

На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.

Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.

Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.

Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.

В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.

СРОЧНО!

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Кого нельзя отправить в командировку?

Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки. Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Предлагаем ознакомиться: Жалоба на застройщика в инспекцию строительного надзора

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Отличительные характеристики разъездного характера работ

Чтобы определить разъездной или подвижной характер работы, различия нужно искать в регламентах, установленных еще в советское время. При подвижном характере предусмотрены частые перемещения не отдельно взятого работника, а всего предприятия, когда наемный персонал работает вдали от места постоянного проживания.

Если работа носит разъездной характер, значит должностная инструкция предписывает работнику совершать постоянные поездки, не по факту возникновения каких-то событий, а с целью выполнения обязанностей, для которых нанимался работник. Следует научиться различать, кому можно установить такой характер работы – вопрос в сути исполняемых обязанностей — поездок «по случаю» и для исполнения рабочих обязательств.

На основании рассмотренных выше схожих моментов и различий в служебных поездках, можно сделать вывод, что для организации рассчитываться с «разъездными» работниками намного проще, чем с направляемыми в командировку. Поэтому, если в служебные поездки в организации носят частый характер или регулярный, то оформить их проще как разъездной характер работы и не командировки.

Расходы, возмещаемые при разъездном характере работы

В отличие от командировок, когда за сотрудником сохраняется средний заработок, за период служебной поездки начисляется заработная плата.

Кроме этого, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Поскольку разъездной характер работы (в отличие от работ в пути, в полевых условиях или работ экспедиционного характера) предполагает ежедневное возвращение домой, так же как при однодневных командировках, не выплачиваются компенсация расходов на наем жилого помещения и суточные.

К сведению. Выплата суточных все же может быть предусмотрена, например, когда место выполнения задания очень далеко и работник тратит на проезд очень много времени. В этих случаях суточные могут быть выплачены в процентном соотношении к суточным при обычных командировках. Но выплата суточных при разъездном характере работы должна быть обоснованной.

Какие документы надо будет оформить

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Однодневная командировка

Общее определение служебной командировки дается в ст. 166 ТК РФ — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме Трудового кодекса государственные и муниципальные учреждения всех типов при направлении работников в командировки руководствуются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение).

Примечание. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой (котором) обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения).

Федеральные государственные служащие руководствуются Порядком и условиями командирования, установленными Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813, нормы которых аналогичны Положению. Понятия однодневной командировки нет в данных документах. При этом в п. 4 Положения говорится, что срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. А в п. 11 Положения указано: в некоторых случаях работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Собственно, можно сделать вывод: однодневная командировка оформляется на один день и тогда, когда работник, выполняя служебное поручение в другой местности, может ежедневно возвращаться к своему месту жительства.

Обратите внимание! Поездка работника, направляемого по решению работодателя в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Любая командировка, в том числе однодневная, осуществляется на основании решения работодателя, то есть его приказа или распоряжения. Кроме этого, дни нахождения работника в командировке должны быть отражены в табеле учета рабочего времени и обозначаются они буквенным кодом «К» (или цифровым «06» — служебная командировка). Причем количество отработанных в командировке часов в табеле не проставляется.

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).

Что такое служебная поездка

Понятие служебной поездки касается работников, рабочие обязанности которых связаны с постоянным или сезонным движением. Например, выезд курьера, экспедитора или отправление на полевые работы служащих аграрных компаний, исследовательских институтов и ремонтных бригад — это служебная поездка. В таком случае работодатель в том же самом порядке компенсирует все затраты рабочих, связанные с проживанием, питанием и приобретением всего необходимого для выполнения поручений. Однако служебная поездка оценивается в пределах трудового договора, без дополнительных начислений и налогообложения.

Формально, служебная поездка — это заранее прописанный в документах, статутных актах и договорах найма пункт, который входит в обязанности сотрудника и не оплачивается дополнительно.

Типичные ошибки при направлении работников в служебные командировки

Термин служебной командировки закреплен в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка сотрудника по приказу работодателя с целью выполнения определенного поручения. Конкретные задачи, место и сроки устанавливаются руководителем предприятия. Служебной же поездкой признается постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути.

Таким образом, основное отличие по трудовому законодательству состоит в характеристиках трудовых функций работника. Если занятость связана с постоянными разъездами или фактически осуществляется в пути, речь идет о служебных поездках. Если же работа по своему характеру разъездной не считается, говорят о командировке.

К примеру, работа курьера, агента по рекламе или страхованию, медпредставителя, водителя постоянно связана с разъездами. Следовательно, можно говорить, что такие должности имеют разъездной характер. Но если менеджер предприятия трудится в офисе и направляется по приказу директора в другой город, это уже командировка.

В свете обсуждаемого вопроса, что считается местом постоянной работы? Согласно п.

3 Постановления № 749 – это адрес расположения компании (или ее обособленного подразделения), который поименован в трудовом договоре с сотрудником.

Направление специалиста для решения поручений фирмы вне места постоянной работы считается командировкой, равно как и направление работника в ОП, расположенное по адресу вне постоянного места работы.

Оплата такси в командировке

Так, командировкой считается поездка, когда на это имеется письменный документ-распоряжение руководства компании. При этом в ежедневные рабочие функции сотрудника разъезды не входят. Если они предусмотрены ТД, тогда поездки рассматриваются как служебные, и не относятся к командировке. Соответственно, для них не нужен приказ.

Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии со ст. 168 ТК, тогда как компенсация при служебных выездах выплачивается на усмотрение руководства и регулируется внутренними актами. Суточные для служебных поездок не предусмотрены.

График работы командированного может отличаться от графика работы структуры, куда его направили для решения задач компании, и он должен под него подстраиваться, даже если это выходной день. В случае служебных разъездов время исполнения сотрудниками трудовых обязанностей совпадает с рабочим режимом предприятия-работодателя.

Похожие записи:

• Срок давности на подачу заявления в полицию о мошенничестве
• В какие даты будут выплачивать детские пособия в 2023 году?
• Новое пособие на детей ввели в Волгоградской области с 2023 года