Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.

Повышенная ставка по НДФЛ в 2023 году

С 01.01.2021 г. доходы свыше 5 млн. руб. облагают НДФЛ по ставке 15% (Закон от 23.11.2020 г. № 372-ФЗ). В 2021 и 2022 года применялся переходный период для налоговых агентов — они использовали прогрессивную ставку 15% на основании каждой отдельно взятой налогооблагаемой базы. К примеру, когда по зарплате доход был не больше 5 млн. руб. и при этом была также выплата дивидендов, то налоговый агент считал НДФЛ по ставке 13% отдельно по каждой базе, а не в совокупности.

Раньше устанавливалось, что с 2023 года повышенную ставку 15% по доходам больше указанного ограничения потребуется рассчитывать с совокупной базы. Но на основании Закона от 19.12.2022 г. № 523-ФЗ чиновники продлили указанный переходный период и на 2023 год. И в этом случае налоговые агенты продолжают в текущем году не применяют прогрессивную ставку в 15% к совокупной налоговой базе (соответственно, базы для расчета берут отдельно).

Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».

При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.

Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:

• за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
• за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.

И отразить в отчётности следующим образом:

• зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
• зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности

В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:

Критерии по УСН в 2023 году.

Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):

• численность персонала — не больше 100 человек;

• остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;

• нет филиалов;

• доля участия других юрлиц — не больше 25%;

• нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.

Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:

• доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);

• 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).

Плюсы и минусы удержания с аванса

Последствия нововведений могут не понравиться сотрудникам бухгалтерии – объем работы увеличится, так как расчет НДФЛ будет выполняться минимум дважды в месяц с аванса и зарплаты. Владельцам бизнеса такой подход выгоден – если у работника в конкретном периоде предполагается только авансовое перечисление средств, можно с него удержать единый налог за весь месяц.

Отпадает необходимость в применении коэффициента 0,87 при расчете аванса. Коэффициент позволял работодателю снизить риски, связанные с неожиданным увольнением сотрудника, имеющего задолженность по НДФЛ – в распоряжении оставалась сумма, которую можно пустить на выплату налога. Ранее Министерства труда и финансов негативно относились к любым удержаниям из авансовых начислений. Теперь они являются законными.

Как выдать денежные средства под отчет?

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:

• назначение аванса;

• расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).

Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:

1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

• на заработную плату;

• на хозяйственные расходы;

• на командировочные расходы;

• на другие нужды.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.

Для организаций бюджетной сферы с 01.01.2022 года вступили в силу новые стандарты бухгалтерского учета для организаций государственного сектора:

• федеральный стандарт «Биологические активы», утвержден приказом Минфина РФ от 16.12.2020 N 310н;

• федеральный стандарт «Метод долевого участия», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 254н;

• федеральный стандарт «Консолидированная бухгалтерская (финансовая) отчетность», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 255н;

• федеральный стандарт «Сведения о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам», утвержден приказом Минфина РФ от 29.09.2020 N 223н;

• федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Бухгалтерская (финансовая) отчетность с учетом инфляции», утвержден приказом Минфина РФ от 29.12.2018 N 305н.

Что учесть в 2022 году

Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Основные правила выдачи подотчетных денег

Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.

Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году

Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.

• наименование предприятия;
• месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
• ИНН;
• номер расчетно-кассового аппарата;
• номер документа;
• дата покупки;
• перечень товаров;
• количество;
• цена за единицу;
• цена за все единицы данной категории товара;
• сумма скидок (если таковые присутствуют);
• сумма к оплате.
• ККП – код проверки подлинности документа.

В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.

Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:

• в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
• в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
• в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.

IV. Распределение ЕНП

Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:

1. недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
2. налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
3. пени;
4. проценты;
5. штрафы.

Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).

Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:

1. госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
2. авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.

Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):

1. налог на профессиональный доход,
2. сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.

Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:

· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;

· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.

Цель изменений: упрощение уплаты налогов юрлиц и ИП. В настоящее время ошибок в платежных документах много и платежи не засчитываются, возникает техническая задолженность.

Преимущества нововведения:

• Одна дата в месяц для уплаты налогов — каждый месяц, 28 число.
• Одна дата в месяц для представления деклараций либо уведомлений исчисленной суммы — 25 число.

1. Проще платить:

• один платеж в месяц: каждый месяц, 28 число.
• в платежном поручении только два изменяемых реквизита: ИНН и сумма.

Возможность изменения ИНН предусмотрена для уплаты за третье лицо. Остальные реквизиты платежа будут на сайте.

1. Одна сумма расчетов с бюджетом — одна карточка расчета с бюджетом для всех налогов:

• нет ошибочных платежей;
• при наличии переплаты и недоимки нет излишних пеней;
• нет зачетов;
• один день для поручения на возврат;
• положительное сальдо на ЕНС можно использовать на перечисление за третье лицо;
• нет трехлетнего срока давности, поэтому переплату всегда можно использовать, даже через 4, 5 и более лет. Деньги возможно вернуть или произвести перечисление на ЕНС третьего лица.

1. Будет проще разобраться с долгом:

• один день на снятие приостановления/ареста со счета;
• единый документ на взыскание долга с динамично изменяемой суммой — вместо новых документов на каждый новый долг.

1. Онлайн-доступ к детализации начислений и уплат в Личном кабинете юрлица и ИП.

Будет видно и поступление денег на ЕНС, и как они распределены.

Единый налоговый платеж распространяется на все платежи за исключением:

• НДФЛ, патентов,
• сборов за пользование объектами животного мира,
• сборов за пользование объектами водных биологических ресурсов,
• НПД,
• госпошлины, по которой суд не выдал исполнительный документ,
• страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний.

Похожие записи:

• Договор возмездного оказания услуг под пристальным вниманием налоговиков
• Налоговые вычеты на детей в 2023 году: предельная сумма
• Какие документы нужны для оформления страховки ОСАГО