Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

Вот эти данные:

• ставка налога;
• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

• в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
• в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:

• НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
• цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Кто обязательно должен подписывать справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ относится к перечню самых важных документов — служит основным отчётом для налоговой службы и является необходимой при получении кредита от банковского учреждения.

Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.

В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.

Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.

Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.

За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.

Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента

При уходе налогового агента в отпуск или при его отсутствии по больничному листу, право подписи возлагается на временно допущенное лицо, опять же утвержденное приказом руководителя. Этот момент должен быть четко прописан в учетной политике компании.

Временно замещающий налоговый агент также делает расшифровку подписи и указывает занимаемую должность. Дополнительно необходимо указать номер и дату приказа о закреплении за сотрудником временного права подписи налогового агента.

В случае реорганизации предприятия, при его закрытии или ликвидации во время отсутствия налогового агента правом подписи обладает только руководитель организации или ее учредитель. То есть лицо, имеющее законные полномочия подписывать все документы, связанные с деятельностью предприятия.

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Изменения в документе 2-НДФЛ

Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:

1. Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
2. Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:

• Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
• Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
• Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Кто подписывает справку 2 НДФЛ? Предусмотрен ли на уровне закона или подзаконного акта четкий и исчерпывающий круг сотрудников предприятия, имеющих право или обязанность подписывать справки о доходах? Давайте разбираться.

Документ с данными о доходах, выдаваемый на руки сотруднику или предоставляемый в запрашивающий орган, должен быть подписан. Такая информация содержится как в рекомендациях по внесению информации в справку 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/ и действовавших для ее формы, применявшейся за 2010–2014 годы, так и в рекомендациях по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/, для применения по сведениям о доходах 2020 года.

Для справки формы 2010–2014 годов рекомендовалось указывать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего от имени налогового агента этот документ. Для справки формы 2020 года предусмотрены 2 варианта подписи: налогового агента (т. е. его руководителя, который может действовать без доверенности) и его уполномоченного представителя, для которого должны указываться реквизиты документа, предоставившего ему право подписи. Обе подписи следует полностью расшифровать.

Кто подписывает справку 2 НДФЛ

Кто же должен подписывать справку 2 НДФЛ – директор и главный бухгалтер? На самом деле круг лиц намного шире.

Обратите внимание! Бланк о доходах по НДФЛ относится к налоговой отчетности субъекта. Следовательно, на него не распространяются нормы и последствия федерального закона № 402-ФЗ от 06.11.2012 «О бухгалтерском учете». Согласно ему бухгалтерскую отчетность подписывает руководитель компании.

Таким образом, полномочия подписывать 2 НДФЛ гендиректор может передать другим лицам. Что для этого нужно:

1. Составить и издать приказ, в котором будут перечислены поименно лица, имеющие право подписывать 2 НДФЛ.

2. Оформить на каждого уполномоченного доверенность.

3. При подписании бланков 2 НДФЛ необходимо вписывать реквизиты доверенности рядом с проставленной подписью.

Кто может подписывать справку 2-НДФЛ

Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:

Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.

Кто может подписывать справку 2-НДФЛ

Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:

Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.

Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.

Из этого правила есть три исключения:

• Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
• Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.

Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

Это:

• Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
• доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

• Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
• если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
  • Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
  • кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
  • главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Кто обязан сдавать справку

Справка необходима, чтобы представить в ФНС сведения о доходах сотрудников, а также удержанный с них НДФЛ. Юрлица и ИП обязаны составлять её на всех лиц, получавших от них зарплату или другие выплаты. Они выступают налоговыми агентами, обязанными удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ.

Сдавать справку не нужно:

1. При выплате физлицам доходов, не являясь налоговым агентом (например, если вы оплачивали услуги юриста, являющегося ИП или самозанятым).
2. Не требуется сдавать в ФНС нулевую справку (например, если вы не вели деятельность, не осуществляли выплаты сотрудникам либо выплачивали только суммы, не облагаемые НДФЛ).

Новая форма справки ориентирована на работодателей, отчитывающихся на бумаге. По мнению налоговиков, она также позволит автоматизировать и ускорить процесс обработки данных.

В 2021-ом справка состоит из 2-х частей:

• непосредственно «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
• приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»

Сама справка содержит сведения о налоговом агенте и 4 раздела:

1. Сведения о физлице – получателе дохода:
   • ФИО налогоплательщика
   • паспортные данные
   • ИНН
   • статус
   • код страны
2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода:
   • налоговая ставка
   • сумма облагаемого дохода
   • налоговая база
   • исчисленная и удержанная сумма налога
3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты:
   • код вычета
   • сумма
   • сведения об уведомлении
4. Сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога:
   • сумма дохода, с которого работодатель не удержал налог
   • сумма налога

В каких ситуациях нужна печать

Данная справка может применяться для разных целей. Кто-то из ваших сотрудников может, к примеру, отправиться в банк за оформлением кредита. В этом случае проставлять печать не требуется. Но для того чтобы у работников кредитной организации не возникло сомнений по поводу выдачи денег, лучше оставить оттиск на документе.

Если печать организации не будет проставлена, то банк в своих интересах может совершать звонки работодателю для уточнения сведений и подтверждения их достоверности. Чтобы избежать подобных неудобств и не заниматься лишней работой, вам стоит сразу оформить справку 2-НДФЛ с печатью. Это простое действие поможет избежать лишних вопросов и навязчивых звонков.

Отсутствие печати не является нарушением, но для собственного спокойствия можно и проставить её. Оттиск значительно облегчит вам жизнь, так как он повышает уверенность сторонних лиц в достоверности документа.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если налоговая отказывает в приеме справки 2-НДФЛ без указания ИНН работника?

Ответ: Отказ налоговой в приеме 2-НДФЛ из-за отсутствия ИНН является неправомерным. Но, прежде, чем подать жалобу на налоговый орган, следует убедиться в том, все ли представленные в справке данные достоверны. Если это не так, то налоговый орган правомерно отказал в приеме документа с ошибками.

Вопрос: Если мы не знаем ИНН работника и справка сдается без него, нужно ли в поле, предусмотренном для этого реквизита, проставлять прочерк или «0»?

Ответ: Нет, данное поле в 2-НДФЛ просто оставляют незаполненным.

Вопрос: Куда в справке 2-НДФЛ ставится печать, если специального места для нее не предусмотрено?

Ответ: Печать можно поставить в той строке, в которой указано ФИО руководителя и проставляется его подпись. Однако, следует помнить, что проставление печати является необязательным.

Вопрос: Новый работник при приеме на работы принес в бухгалтерию справку 2-НДФЛ без печати. Как нам ее принять?

Ответ: Требовать или нет от нового сотрудника справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы с печатью – это бухгалтерия компании решает самостоятельно. Но даже если печать на справке отсутствует, можно проверить правильность сведений, позвонив по телефону, указанному в 2-НДФЛ. Это позволит в будущем избежать многих ошибок.

Похожие записи:

• Порядок уплаты и взыскания алиментов в 2023
• Пособие по потере кормильца в 2023 году
• Межевание земельного участка: как провести и сколько это стоит