Три тайны ФСБУ 27/2021, о которых нужно знать бухгалтеру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Три тайны ФСБУ 27/2021, о которых нужно знать бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платёжные поручения и иные банковские документы;

• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Согласно Методическим рекомендациям Минфина (утв. приказами Минфина № 52н и № 61н), неотъемлемой частью некоторых форм являются листы согласования, ознакомления и голосования.

Например, лист голосования нужно оформлять к формам:

• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.0510445);
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Лист согласования входит в состав форм:

• Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств (ф. 0510433);
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436);
• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).

Правила для исправлений

Утверждены требования к внесению корректировок в документы:

• запрещено корректировать данные в документах бухучета, если такая норма установлена законодательством;
• после исправления должно быть понятно, что было исправлено и на что;
• исправлять данные должен только тот работник, который составил документ или отвечает за ведение регистра;
• сделанная корректировка должна иметь обязательные реквизиты (дату, подпись с указанием должности и ФИО работника);
• если документ электронный, то исправить его можно созданием нового, при этом нужно указать, что он оформлен вместо первоначального. Обязательные реквизиты тоже включают. Новый документ должен воспроизводиться с невозможностью отделения от первоначального;
• данные в бумажном документе можно исправить только путем зачеркивания, новый документ составлять нельзя.

Каковы основные требования к документам?

• документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке,
• документы, составленные на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский язык,
• денежное измерение осуществляется в рублях, если факт хозяйственной жизни (ФХЖ) осуществлялся в валюте, то запись производится в валюте и рублях,
• в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания, если дата составления первичного учетного документа и дата совершения сделки отличаются, то указываются обе даты,
• экономический субъект имеет право включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам,
• записи в бумажных документах бухгалтерского учета должны выполняться при помощи пишущих инструментов, которые обеспечат сохранность записи в течение срока хранения документов. Такими средствами могут быть краска, чернила, шариковая ручка и т.п. Нельзя использовать простые карандаши,
• при составлении электронных документов должна быть возможность подготовки копий таких документов на бумажном носителе.

Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в учреждениях осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Согласно этому Приказу для отдельных документов предусматриваются иные сроки их хранения (например, личные карточки работников, реестры доходов физических лиц нужно хранить 75 лет, документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами хранятся постоянно). Кроме того, в течение установленного срока в учреждении должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Оформление и хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также формирование журналов операций и главной книги по таким сведениям осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. п. 12, 15 Инструкции N 157н).

Заметим, в рамках налогового законодательства учреждение обязано обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Хранение первичных документов (регистров) в учреждении может осуществляться также в электронном виде с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах .

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета руководитель, а при отсутствии у него полномочий — орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин случившегося и выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению утраченных документов. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

Далее рассмотрим, кто несет ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов и какие меры ответственности могут быть применены к учреждению в указанном случае в рамках законодательства РФ (в том числе и налогового).

Оправдательный документ

С выходом нового стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» у нас появился новый термин «оправдательные документы», который не встречается в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ни в одном стандарте раньше также не встречался. Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты. Стандартный подход следующий: мы оформляем первичный документ, в котором даем ссылку на оправдательный. И вот в оправдательном документе уже расшифровывается информация о факте хозяйственной жизни, которую просто не нужно переносить в первичный документ всю и досконально. Таким образом, работа бухгалтера стандартизируется, отлаживается, и как бы все встает на свои места, потому что этот термин «оправдательный документ» нам действительно облегчает существование и расставляет по своим местам наши представления о документации.

Например. Заполняет сотрудник авансовый отчет (авансовый отчет у нас будет документом первичным, в нем есть все необходимые реквизиты), и к авансовому отчету он прилагает оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые он понес в интересах организации. Таким образом, даже если оправдательный документ не содержит подписи, расшифровывается факт хозяйственной жизни как-то недостаточно полноценно, тем не менее, нам это вполне подходит, потому что все эти пробелы восполняются авансовым отчетом за счет того, что в нем уже все необходимое есть.

Если оправдательный документ совершенен с точки зрения состава реквизитов, он может заменять собой первичный документ. Оправдательный документ не оформлялся изначально для исполнения роли первичного документа. У него могло быть какое-то совершенно другое назначение. Тем не менее, в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ у нас названы семь обязательных реквизитов любого первичного документа. Если оправдательный всеми этими реквизитами обладает, то нет никакой бюрократической необходимости добавлять к нему первичный просто для порядка. Сам оправдательный документ может выполнить роль первичного, если с этой ролью справляется. Это весьма удобно, опять же, для облегчения документооборота, облегчения работы бухгалтера, для того чтобы лишние какие-то шаги не делать и, тем не менее, считать, что наши расходы или наши другие какие-то факты хозяйственной жизни вполне себе документированы.

Что писать в учетной политике относительно первичных документов

Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании могут быть либо запрещены, либо разрешены, но в исключительных случаях.

В учетной политике можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Что следует сделать уже сейчас

1. Получите ЭП ФНС.

Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.

2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.

В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.

3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.

Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

1. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Как хранить бухгалтерские документы

В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.

Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.

Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.

Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.

Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).

Изменения в учете активов и обязательств в валюте

Большой блок изменений касается ПБУ 3/2006. Немало компаний, которые проводят расчеты в иностранной валюте и именно их коснутся изменения. Изменения связаны с кросс – курсом, выручки, которая превысила аванс и, собственно, валютных операций.

1. Кросс – курс новое понятие. Он применяется в тех случаях, когда Центробанк не установил курс для той или иной валюты. Тогда курс высчитывается исходя из курсов двух валют. Это расчетное соотношение
2. Если компания получила выручку, величина которой больше полученных авансов, то сумму превышения нужно пересчитать по курсу на отчетную дату. Это означает, что появляются прочие доходы и расходы
3. Защита от рисков предполагает появление курсовых разниц. Теперь они не являются прочими доходами и расходами

Закон не устанавливает жестких правил по ведению политики. Основное требование — разработать документ и ввести его в действие.

Приказ излагают в произвольной форме. Но обязательно присваивают ему номер, дату, проставляют подпись директора.

Налоговая и бухгалтерская УП разрабатываются отдельно друг от друга. Но на них можно составить единый приказ.

В УП для целей бухучета потребуется прописать:

• Способы ведения бухучета.
• Порядок признания доходов.
• Учет: материально-производственных запасов, НМА, денег, зарплаты.
• Учет затрат на производство продукции.
• Учет займов, кредитов.

Похожие записи:

• Госпошлина за раздел имущества в 2023 году
• Признание завещания недействительным
• Ветеранские выплаты пенсионерам в 2023 году в Краснодарском крае