Оформляем в учете разовые выплаты и подарки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем в учете разовые выплаты и подарки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выплаты можно использовать различные источники. В том числе прибыль компании, оставшуюся после налогообложения и не распределенную ранее. Допустим, что организация решила выдать материальную помощь из нераспределенной прибыли прошлых лет (счет 84). Как провести такую хозяйственную операцию? Подчеркну, что Минфин против подобных манипуляций, по его мнению, выражение «нераспределенная прибыль» подразумевает, что по этим средствам еще не принято решение учредителей.
Уплата страховых выплат с подарков работникам организации
В налоговом законодательстве есть четкий регламент тех выплат и вознаграждений, которые должны облагаться страховыми взносами. Поэтому чтобы определить облагаются ли подарки и вознаграждения сотрудников надо понять, как будет оформляться данный факт дарения:
- Подарки, которые являются поощрением за трудовые достижения и выдаются работникам на основании внутреннего положения организации о премировании сотрудников без составления специальных документов о дарении, стоимость такого вознаграждения определяется как база для начисления страховых взносов;
- Вознаграждения, которые сотрудники получают по случаю каких-либо торжественных событий на основании соответствующего приказа, не облагаются страховыми взносами, перечисляемые во внебюджетные фонды. Тоже самое происходит и в отношении подарков, которые организация дарит детям своих сотрудников.
При этом не надо забывать, что в приказе на вознаграждение не должно содержаться никакой связи с должностными обязанностями, выполняемыми сотрудниками. А также, чтобы не вызывать недовольство налоговых служб, не надо привязывать стоимость подарков к окладу, к нормам выработки, производственным показателям, KPI и т.д.
Типовые ошибки налогообложения подарков
Ошибка №1. Канцелярские товары в качестве подарков
Не надо забывать, что так называемые «полезные» в работе подарки (канцелярские товары, ручки, блокноты, книги) можно списать как расходные материалы, упростив работу бухгалтеру и не подвергая организацию риску получить лишние вопросы при налоговой проверке.
Ошибка №2. Некорректное отражение налогов
Для предотвращения административного нарушения надо очень внимательно отнестись к тому, с какой целью выдается вознаграждение сотрудникам, так как это напрямую влияет на налоговый учет организации. В противном случае при проверке налоговый инспектор имеет право доначислит налог, а также привлечь к ответственности.
Ошибка №3. Применение налогового вычета
Налоговый вычет на подарки можно применить на общую сумму 4 000,00 рублей в течение года, если стоимость вознаграждения меньше, то остаток можно использовать еще раз до достижения максимальной величины. С наступлением нового года величину налогового вычета можно использовать снова в максимальном размере, только не забывайте уточнять данную величину с актуальным законодательством, принятым для данного периода.
Уплата налога с подарков от организаций
Срок уплаты налога — не позднее дня, следующего за днем вручения подарка в денежной форме.
Но если подарок стоимостью свыше 4 000 рублей вручается организацией в натуральной форме (например, в виде сувениров, украшений, дорогих букетов и т.д.), налог должен быть удержан в день выплаты ближайшей зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
В том случае, если организация по каким-либо причинам не смогла удержать и перечислить НДФЛ со стоимости подарка свыше 4 000 рублей, то полученный таким образом доход декларирует и уплачивает НДФЛ уже сам одаряемый, а не организация-даритель.
Это возможно, в частности, в тех случаях, когда организация подарила физлицу дорогостоящий подарок, но впоследствии никаких выплат (зарплаты, премии и т.д.) в течение налогового периода в его пользу так и не произвела.
В таких ситуациях организация должна будет письменно уведомить ИФНС и самого налогоплательщика о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога, подлежащего уплате с врученного подарка.
Для этого в ИФНС и физлицу направляется справка 2-НДФЛ с признаком 2. Срок направления такой справки — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Если до окончания налогового периода организация все же выплатит налогоплательщику какие-либо денежные средства, она обязана будет произвести из них удержание налога с учетом не удержанных ранее сумм. После окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физлицо (письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).
То есть, направив справку 2-НДФЛ с признаком 2, организация освобождается от обязанностей налогового агента в части удержания и уплаты НДФЛ с врученного физлицу подарка. НДФЛ будет уплачивать уже сам налогоплательщик, получивший подарок, на основании уведомления, которое ему вышлет ИФНС. При этом физлицо должно будет уплатить НДФЛ не позднее 15 июля года, который идет за годом получения подарка (п. 4 ст. 228 НК РФ).
Особенности учета материальной помощи
Чтобы не нервировать Минфин, нужно провести собрание и составить протокол с решением о направлении части нераспределенной прибыли на такие расходы. Это будет проще сделать, если в организации один участник, тогда достаточно его единоличного решения. Проводки будут аналогичны проводкам выше, но счет 91 заменит счет 84.
Если мы говорим с вами о документальном подтверждении закупки материальных подарков, а также выдачу денежных средств, то не лишним будет и сказать о нормативной базе, в которой данный регламент как раз и прописывается. В частности, пункт 1 статьи 572 ГК РФ определяет, кем с точки зрения законодательства, является даритель и одариваемый. Также в этой же статье сказано и о том, что документальным подтверждением акта о передаче материальных ценностей от одного лица другому будет являться заключенный между сторонами договор дарения. Сложно себе представить, чтобы за букеты цветов девушки и женщины расписывались в договорах… Так, по идее, и должно быть.
Однако пункт 2 статьи 574 ГК РФ извещает о том, что договор дарения можно и не заключать, но только в том случае, если номинальная стоимость подарка не превышает сумму, равную 3000 рублей. В противном случае, без бумаги будет уже не обойтись.
И все же, если букеты цветов или какие-то другие подарки для группы сотрудников будут стоить дороже 3000 рублей, есть возможность сократить бюрократические процедуры до минимума, заключив с сотрудниками так называемый «коллективный договор» (статья 154 ГК РФ). В этом случае, не потребуется составлять отдельный документ для каждого работника, а будет достаточно всем поставить подпись в одной бумаге.
В то же время, процесс дарения подарков, основой для которых являются трудовые подвиги коллектива или одного отдельно взятого сотрудника, регулируются уже не Гражданским, а Трудовым кодексом. В нашей статье, посвященной премиям сотрудников, мы рассказывали о том, как, зачем и почему руководство премирует отличившихся специалистов. В рамках же текущей статьи материальный или денежный подарок за производственные успехи можно причислить к премии (статья 191 ТК РФ).
Каковы особенности начисления страховых взносов на стоимость подарков?
По правилам ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты работникам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений.
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Согласно ч. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ, если при вручении подарков работникам с ними заключить договор дарения в письменной форме, объект обложения страховыми взносами не возникнет.
Не начисляются на стоимость подарков работникам и страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона N 125-ФЗ ).
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Официальные разъяснения по данному вопросу представлены в Письме ПФР N НП-30-26/9660, ФСС РФ N 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, а также в Письмах Минздравсоцразвития России от 05.03.2010 N 473-19, от 19.05.2010 N 1239-19, Минтруда России от 22.09.2015 N 17-3/В-473.
В пользу плательщиков страховых взносов складывается и арбитражная практика. Судьи утверждают, что подарки не относятся к выплатам, связанным с выполнением трудовых обязанностей, поэтому их стоимость не облагается страховыми взносами (Постановления Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2014 N А27-4858/2014, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.04.2014 N А57-16012/2013, ФАС СЗО от 23.12.2013 N А05-11204/2012, Решение Арбитражного суда Саратовской области от 09.04.2014 N А57-20788/2013).
На что следует обратить внимание при вручении работникам подарков для их детей?
Многие работодатели дарят новогодние подарки детям сотрудников: сладкие подарки, игрушки, билеты на новогодние представления. Данная традиция сохранилась с тех пор, когда такие подарки финансировались за счет средств ФСС. Отметим, что в настоящее время ФСС не принимает к возмещению расходы на детские новогодние подарки.
Передача работникам новогодних подарков для их детей обычно совершается без заключения письменного договора дарения, так как при этом, как правило, соблюдаются условия п. п. 1, 2 ст. 574 ГК РФ. Однако в некоторых случаях составить договор целесообразно: о том, в каких именно, расскажем ниже.
Налог на прибыль. Как и в случае вручения подарков работникам, передача новогодних подарков их детям является безвозмездной, поэтому расходы при налогообложении прибыли не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Лишь подарки от близких родственников не облагаются налогами
Так гласит Налоговый кодекс, а именно его статья №217, пункт 18. Здесь описаны виды доходов физлиц, которые не подлежат налогообложению. Среди прочих условий, позволяющих воспользоваться «льготой» есть родственная связь между дарителем и получателем дара.
Допустимая степень близкого родства:
- Родители, опекуны, усыновители;
- Дедушки, бабушки и внуки;
- Дети;
- Кровные братья и сестры.
В налоговой инспекции проверяется степень родства, которая должна быть первого порядка. Поэтому при получении дара, чтобы не пришлось платить за него налог, получатель подаёт пустую налоговую декларацию и документ, доказывающий факт родства с дарителем.
Давайте рассмотрим, какие подарки облагаются налогом, на паре простых примеров.
Марина получает подарок от дедушки – новенький автомобиль. Ввиду того, что 217 статья НК страны определяет перечень близких родственников, внучке нет необходимости декларировать подарок и платить с него налоги. Аналогичная ситуация с Татьяной, получившей от матери двухкомнатную квартиру на основании договора дарения. В этом случае достаточно подать пустую декларацию 3-НДФЛ.
Если же Виталий получит в подарок частный дом от тёти, то на основании все той же 217 статьи ему необходимо явиться в налоговую инспекцию, где заплатить 13% от стоимости объекта (тётя/дядя – не близкие родственники). При определении величины налога на подарок в случае с квартирой ориентироваться необходимо на кадастровую стоимость объекта. Чтобы узнать её, необходимо обратиться к независимому оценщику, который проведёт все работы и выдаст заключение.
Какие подарки облагаются налогом и сколько придётся платить
Налоговый кодекс определяет типы подарков, которые облагаются налогом и при получении которых физическое лицо обязано уплатить НДФЛ:
- Недвижимость, в том числе и комнаты или доли в квартире;
- Транспортные средства;
- Акции, доли и паи.
Исключения – если все это получено от близкой родни. В остальных случаях определяется рыночная стоимость товара (кадастровая в отношении квартир), которая используется как база для налогообложения.
Отдельно стоит остановиться на подарках от работодателя, с которых тоже требуется уплачивать НДФЛ. Такая необходимость возникает, если стоимость презента свыше 4 тысяч рублей. Нередко случается, что на дни рождения или иные значимые события в их жизни работникам их работодатели дарят небольшое единовременное вознаграждение. На величину презента среди прочих факторов может влиять стаж человека и его должность. Не имеет значения, денежная это выплата или материальная вещь – все эти вознаграждения, сумма которых выше 4 тысяч рублей, облагаются налогом.
Превышение этого лимита требует уплаты налога. Ставка будет зависеть от резидентства:
- Резиденты РФ платят 13%;
- Нерезиденты РФ – 30% от величины подарка.
Если в рамках одного отчётного периода работник получает от работодателя несколько презентов, все они суммируются. Если полученная величина в налоговом периоде выше 4 тысяч рублей, с суммы, которая выше этого лимита платится НДФЛ в размере 13%.
Призы и выигрыши, полученные участниками акций, шоу или лотерей
Нередко предприятия, занимающиеся торговлей, организуют специальные акции или конкурсы в целях рекламы своих товаров. Их участникам вручаются различные призы или сертификаты на приобретение товаров на определенную сумму. Полученные на таких мероприятиях подарки (точнее говоря, призы) не подлежат налогообложению, если их стоимость не превышает 4000 р. Все, что сверх этой суммы, облагается налогом по ставке 35%. Эти же правила относятся к телевизионным шоу и конкурсам (за исключением лотерей).
Пример Участвовавший в телевикторине Петренко И. выиграл призы на общую сумму 200000 р. Он должен будет уплатить налог с 196000 р. Поскольку налоговая ставка в данном случае составляет 35%, размер платежа выходит равным 68600 р.
Что касается выигрышей в лотерею или казино, то с них берется подоходный налог в размере 13% от выигранной суммы.
Пример Так, если участник лотерейного розыгрыша выиграл 50000 р., он должен уплатить НДФЛ с суммы 46000 р. Таким образом, он будет обязан перечислить налоговой инспекции 5980 р.
Необходимо отметить, что в отечественном законодательстве понятия «подарок» и «приз» не являются синонимами. Обычно под призами подразумеваются вещи, вручаемые участникам акций, шоу и победителям конкурсов. Важно установить, как определен вручаемый презент в документации организатора, т.е. числится он призом или подарком. От этого зависит налоговая ставка. С призов и выигрышей (кроме выигрышей в казино и лотерею) взимается налог в размере 35% от их стоимости (не считая вычета), а с подарков – 13%.
Налог может быть оплачен как участником акции или победителем игры, так и организатором мероприятия. Это зависит от того, получен ли приз (или выигрыш) в денежной или натуральной форме.
Если вручается денежная сумма, величина налогового платежа удерживается организатором при оплате выигрыша. Его получателю в таком случае обращаться в ФНС не потребуется.
Когда подарок выдается в натуральной форме, т.е. вручается именно вещь, обязанность рассчитаться по налогам в полном объеме возлагается на его получателя. Следует иметь в виду, что организатор в такой ситуации обязан поставить в известность ФНС о стоимости полученной вещи и невозможности удержания суммы НДФЛ.
Ндфл с подарков сотруднику, не сотруднику — Бухгалтерия
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.
По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Подробнее – в схеме ниже.
Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ (например, денежный подарок сотруднику в связи с рождением ребенка при условии, что его сумма не превышает 50 000 руб.). Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарков превышает 4000 руб. в год.
Этот вывод позволяют сделать положения пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: облагаются ли НДФЛ подарки в пределах 4000 руб. в год, выданные работникам в виде денежных средств?
Ответ: нет, не облагаются.
Такова официальная позиция Минфина России. Чиновники считают, что не важно, в какой форме (денежной или натуральной) работодатель сделал подарок сотруднику. В любом из этих случаев применимы нормы пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающихся к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Стоимость переданного подарка определите в рыночной оценке с учетом требований статьи 40 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример. НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам
В 2014 году к празднику 8 Марта по приказу руководителя ООО «Торговая фирма «Гермес»» сотрудницам организации были вручены косметические наборы.В коллективе «Гермеса» две женщины, ежемесячная зарплата каждой из них составляет 22 000 руб.
Покупная стоимость каждого косметического набора равна 2500 руб. (в том числе НДС – 381 руб.).
В марте бухгалтер «Гермеса» отразил передачу подарков сотрудницам следующим образом:
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 41
– 4238 руб. ((2500 руб. – 381 руб.) × 2) – вручены подарки сотрудницам.
Все сотрудники «Гермеса» уже получали вещественные подарки в 2014 году к юбилею организации. Их рыночная стоимость составляла 3000 руб. на человека. Стоимость наборов, выданных к 8 Марта, войдет в налоговую базу по НДФЛ в марте.
Предположим, что сотрудницы организации не имеют права на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ.
Эта сумма не превышает 50 процентов зарплаты каждой из сотрудниц к выплате – 11 000 руб. (22 000 руб. × 50%).
Поэтому всю сумму НДФЛ бухгалтер удержал с одной их зарплаты за март 2014 года.
В учете 31 марта 2014 года бухгалтер сделал запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3055 руб. – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудницы за март.
Ситуация: должна ли компания информировать инспекцию о подарках стоимостью не более 4000 руб.?
Налог на прибыль организаций
В связи с тем, что подарочные наборы передаются детям работников безвозмездно, расходы организации, связанные с их приобретением, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 16 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 13.03.2009 N 03-04-06-01/59).
Кроме того, расходы на подарки для детей работников не связаны с производственными результатами работников и не носят стимулирующего характера.
Такие расходы относятся к затратам на оплату товаров для личного потребления работников, которые в состав расходов не включаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Следовательно, стоимость таких подарков не может быть учтена в составе расходов в целях налогообложения прибыли (по данному вопросу см. также Письма Минфина России от 21.07.2010 N 03-03-06/1/474, от 08.06.2010 N 03-03-06/1/386, от 16.11.2007 N 03-04-06-02/208, от 09.11.2007 N 03-03-06/1/786).
Как оформляются подарки?
Чтобы выдать подарки сотрудникам, нужно оформить соответствующий распорядительный документ — приказ директора. Если стоимость презента больше 3 000 руб., дарение оформляется письменным договором согласно ст. 574 ГК РФ. Соглашение можно оформить как многостороннее, если сотрудников много (ст. 154 ГК РФ). Кроме того, нужно сформировать ведомость на передачу подарков — в ней персонал будет подтверждать подписью получение презента.
В общем виде оформление подарков проводится следующими действиями:
- издание приказа, с которым персонал знакомится под подпись;
- формирование ведомости и проставление подписи каждым работником в момент получения подарка;
- оформление договора дарения при стоимости презента более 3 000 руб.
В договоре указывается название подарка, дата и место составления, информация о компании и работниках, описание презента с характеристиками и стоимостью, подписи сторон.
Как подарки отображаются в бухучете?
Для отображения подарка в бухучете не надо использовать сч. 70, поскольку он не связан с исполнением должностных функций. Целесообразно использовать сч. 73.
В бухучете нужно отразить такую корреспонденцию:
- Покупка презента
Дт 10 Кт 60 — отражение цены приобретения;
Дт 19 Кт 60 — учет входного НДС;
Дт 68 Кт 19 — заявление к вычету входного НДС.
Покупку подарка разрешается отразить и другим способом — стоимость относится на прямую на Дт сч. 91 без учета сч. 10. Учет подарков для детей работников нужно отразить за балансом, к примеру, на сч. 012. Этот момент связан с тем, что приобретенные ценности не считаются активом, т.к. работодатель не планирует получить экономическую выгоду от их использования.
- Выдача презента
Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами подарки сотрудникам
В такой ситуации стоимость подарка расценивается в качестве частичной оплаты труда, в то время как передача имущества осуществляется не по договору дарения, а по трудовому договору. Таким образом, речь идет о своеобразной трудовой премии, в связи с чем с их стоимости должны уже взыскиваться соответствующие налоги.
Как говорилось выше, ценный подарок облагается НДФЛ даже в том случае, если он предоставляется в натуральной форме. Оплачивать налог в данном случае требуется только с той суммы, которая превышает 4 000 рублей, а если же придерживаться той позиции, что ценный подарок представляет собой стимулирующую выплату, появляется спорный вопрос по поводу используемой базы доля отчислений, но большинство экспертов говорит о том, что неудержание налогов со всей суммы в данном случае является неправомерным.
Подарки сотрудникам: оформление, налогообложение, учет
Подарок, выданный сотруднику, как в денежной, так и в натуральной форме, признается его доходом и подлежит обложению НДФЛ. Обязанность по начислению и удержанию НДФЛ с доходов сотрудника лежит на работодателе, поскольку он является налоговым агентом. При этом налогом облагается не вся сумма подарка, а только свыше 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному сотруднику в денежной и натуральной форме, в течение календарного года.
! Обратите внимание: В договоре дарения не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у инспекторов будут все основания считать подарки поощрением за труд и доначислить страховые взносы.