Авансовый отчет по командировке в 1С

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет по командировке в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.

Начисление командировочных (суточных) сверх норм

Пример

Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.

Информация, не подлежащая включению в состав данных документа

В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:

• Выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу;
• Командировочные выплаты в виде суточных;
• Пайковые и компенсации за поднаем жилья;
• Иные выплаты в пределах норм, установленных региональным законодательством;
• Суммы компенсаций, предусмотренных внутренними актами.

Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.

Пример записи о выданных работнику подарка

Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:

1. Стоимостная величина полученного подарка в размере 8 500 рублей;
2. Код вычета 501 на необлагаемая НДФЛ в размере 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.

Форма НДФЛ-1: ответы на вопросы

Вопрос № 1. Нужно ли в карточке регистра по НДФЛ отражать доходы, полученные по совместительству на другом предприятии?

Ответ: В 1-НДФЛ указываются только заработок, полученный у одного работодателя. Размер дополнительных доходов в регистре не отражаются.

Вопрос № 2. Нужно ли в 1-НДФЛ указывать величины дохода и предоставленного вычета предыдущей работы, если работник принят в течение года?

Ответ: В карточке работника содержаться данные о величине заработка и вычете другого работодателя, полученные в течение года. Карточка 1-НДФЛ должна быть дополнена соответствующей таблицей.

Вопрос № 3. Как производится формирование регистра по НДФЛ при наличии в организации обособленных подразделений?

Ответ: Формирование документов 1-НДФЛ производится в каждом подразделении отдельно.

Вопрос № 4. Как внести в карточку необходимость пересчета НДФЛ работника, сменившего статус нерезидента на резидента?

Ответ: Излишне удержанный в результате пересчета налог указывается как переплата.

Вопрос № 5. Вносятся ли в карточку 1-НДФЛ поступления, полностью освобожденные в соответствии со ст. 217 НК РФ?

Ответ: Вносятся, для контроля поступлений и льготы в случае получения в дальнейшем аналогичных выплат.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

НДФЛ и суточные сверх норм

Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:

• За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
• За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.

Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Эти же нормы следует учитывать и тогда, когда вместо суточных выплачивается компенсация доп. расходов (письмо Минфина России №03-03-06/30062 от 26.05.2015г., 03-03-06/1/24916 от 26.05.2014г., №03-04-06/6394 от 04.03.2013г., №03-04-07/6189 от 01.03.2013г).

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:

• Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
• Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.

Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Налоговый агент по НДФЛ

В соответствии со ст. 226 НК РФ предприятия, осуществляющие выплаты доходов физическим лицам, обязаны исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ в соответствии со ст. 224 НК РФ. Исчисление налога производится налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Если применяются разные налоговые ставки, то сумма НДФЛ исчисляется отдельно по каждому виду дохода, начисленного налогоплательщику. Доходы, полученные от других налоговых агентов, не учитываются, как и удержания налога. В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате за счет любых денежных средств, выплачиваемых налогоплательщику, но удерживаемая сумма не может превышать 50% суммы выплаты. В случае невозможности удержания исчисленной суммы НДФЛ налоговый агент обязан в течение месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета. Под невозможностью удержать налог понимается период более 12 месяцев. Сообщение в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика не освобождает организацию от обязанностей налогового агента, которые сохраняются вплоть до окончания соответствующего налогового периода, в котором выплачивался доход физическому лицу (Письмо Минфина России от 19.03.2007 N 03-04-06-01/74).

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

1-НДФЛ. Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Утверждена приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Налоговая карточка 1-НДФЛ является первичным документом налогового учета. Ее обязаны составлять налоговые агенты — российские организации, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, являющиеся источником дохода физических лиц.

Ведение карточки осуществляется ежемесячно с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35%, исходя из начисленного налогоплательщику дохода.

Карточка 1-НДФЛ заполняется в случае начисления и выплаты соответствующих доходов как во исполнение трудовых соглашений (контрактов), так и гражданско-правовых договоров (отношений), возникающих между налоговыми агентами и физическими лицами. Если налоговые агенты производят выплату доходов индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы, и эти индивидуальные предприниматели предъявили документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, Налоговая карточка на такие произведенные выплаты не составляется.

Налоговая карточка 1-НДФЛ заполняется на каждое физическое лицо, получившее в отчетном периоде доходы, подлежащие налогообложению в соответствии с действующим законодательством, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. Не отражаются в карточке доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) независимо от суммы полученного дохода в соответствии со ст. 217 НК РФ, кроме доходов, частично освобождаемых от налогообложения. Например, не отражаются в карточке выплаты, производимые налоговым агентом, подпадающие под действие п. 1 ст. 217:

• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• пособие при рождении и при усыновлении ребенка;
• пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
• пособие по безработице.

В аналогичном порядке не учитываются при заполнении карточки государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством (п. 2 ст. 217), все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, выплачиваемых в случаях, указанных в п. 3 ст. 217, и так далее. Также не отражаются в налоговой карточке отдельные виды доходов, освобождаемые от налогообложения в соответствии с пунктами 1, 2, 4 ст. 213 НК РФ, получаемые в виде страховых выплат или пенсионных выплат из негосударственных пенсионных фондов. Доходы, частично освобождаемые от налогообложения, указанные в ст. 217 НК РФ, учитываются в Налоговой карточке в соответствии с правилами, приведенными в порядке ее заполнения.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Формы налоговых деклараций по налогу на доходы физических лиц

• Лицензирование
• МЧС
• Налоги и сборы
• Законодательство
• ГИБДД
• Военный учет
• Субсидирование
• Трудовое нормирование

• Претензионные
• Регламенты
• Служебные
• Договоры
• Договорная работа
• Доверенности
• Архивное дело
• Переписка

• Бухгалтерский учет
• Воинский учет
• Бюджетный учет
• Тендерная документация
• Оформление бизнеса

Примечание

: Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/ Она вступила в силу с 1 января 2021 года. Также приказом была утверждена отдельная форма справки для выдачи работникам. Теперь она называется – «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Внешне она ничем не отличается от 2-НДФЛ старой формы.

Старую форму 2-НДФЛ Вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

Новую форму справки 2-НДФЛ, представляемую в налоговую, можно скачать здесь.

Форму справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемую работнику, можно скачать здесь.

С подробной инструкцией по заполнению новой формы справки 2-НДФЛ, сдаваемой в ИФНС, вы можете ознакомиться на этой странице.

Что касается заполнения справки, выдаваемой сотрудникам, то отдельного порядка ее оформления ФНС не подготовило, в связи с чем, ее можно заполнять так же, как и раньше. Инструкцию по заполнению старой формы справки 2-НДФЛ можно скачать по этой ссылке.

Ниже приведены образцы заполнения справки по форме 2-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физического лица. В 2021 году они не потерли своей актуальности.

Обратите внимание!

С начала 2021 года изменились правила и сроки сдачи в ФНС формы 2-НДФЛ. Подать ее нужно включительно до
1 марта следующего года.
Еще одно важное изменение — компаниям и ИП, у которых более 10 работников, направлять форму придется в электронном виде.

(.xls)

Сдать форму 2-НДФЛ в налоговый орган по месту регистрации налогового агента в последний раз в виде отдельного отчета необходимо до 01.03.2021 (понедельник). Ограничение по срокам касается только отчетности налоговых агентов. Сами налогоплательщики, желающие получить имущественный вычет, вправе сдавать в ФНС отчеты о доходах в течение всего календарного года.

Используемая работодателями справка о доходах физического лица утверждена приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 02.10.2018. Самым важным изменением является то, что если раньше и для предоставления в налоговую, и для выдачи работникам использовалась одна и та же форма 2-НДФЛ, то теперь это два разных документа. Один документ 2-НДФЛ исключительно для налоговой, для работников оформляют «Справку о доходах и суммах налога физического лица» с использованием другого бланка.

ФНС приказом №ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении формы 2-НДФЛ. Прежде чем заполнять отчет за 2021 год, необходимо изучить значения.

Все коды доходов приведены в таблице ниже. В частности, изменилась кодировка суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника, теперь такие доходы обозначает код 2013 при условии, что они предусмотрены законодательством или трудовым договором. Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.

Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20% от этой суммы, по нормам статьи 123 НК РФ.

Если работник заболел в командировке

Согласно пункту 16 Инструкции о командировках, в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не

свыше двух месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Отражение таких случаев в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» зависит от того, была ли зарегистрирована в программе оплата периода командировки на момент начисления пособия по временной нетрудоспособности, и если да, то в каком расчетном периоде — текущем или одном из прошлых.

Если сначала в программе проводится начисление по больничному листу, а после этого вводится оплата командировки, то при расчете начисления за время командировки программа автоматически учтет период временной нетрудоспособности: за дни болезни командировка работнику оплачена не будет.

Если оплата за время командировки уже была зарегистрирована ранее в текущем месяце, то после проведения начисления по больничному листу документ начисления оплаты за период командировки «Оплата по среднему заработку» необходимо пересчитать, о чем программа напомнит на панели текущих задач.

Если оплата за время командировки была произведена в одном из прошлых периодов, то при расчете начисления по больничному листу, суммы оплаты командировки, приходящиеся на дни болезни, будут автоматически сторнированы (рис. 5).

Рис. 5

Для описанного поведения программы в список вытесняющих вида начисления оплаты за командировку («Оплата по среднему заработку») должны быть включены виды расчетов, с помощью которых производится оплата пособия по временной нетрудоспособности («Оплата больничных листов» и «Оплата БЛ по травме на производстве»).

Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.

Оформление раздела 1 расчета 6-НДФЛ по командировочным в 2023 году

В разд. 1 формы 6-НДФЛ указывается (п. 3.1, 3.2 приказа ФНС России «Об утверждении» от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, далее — приказа ЕД-7-11/753@):

• в стр. 020 — сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода, обобщенная по всем физлицам-работникам, включая НДФЛ, удержанный со сверхнормативных командировочных (письмо ФНС России от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@);
• в стр. 021-024 — сумма исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащая перечислению по соответствующему сроку перечисления отчетного периода 6-НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ), включая и НДФЛ, начисленный с суточных, превышающих необлагаемый НДФЛ лимит.

Правила фиксирования в документе суточных денег

Согласно действующему законодательству и ст. 168, руководитель, отправивший своего сотрудника в командировку, обязан профинансировать его поездку – выплатить суточные. Размер выплаты руководство устанавливает самостоятельно, исходя из своих возможностей. Сумма фиксируется в договоре.

Закон гласит, что суточные не подлежат налогообложению в двух случаях:

• если не превышен лимит в 700 рублей для внутренних поездок по РФ;
• выплаченная сумма не больше 2500 рублей для заграничных командировок.

Если командировочные выплачиваются сверх нормы, удерживается форма НДФЛ. Действия бухгалтерии в этом случае заключаются в следующем:

• рассчитывается превышающий размер выплаты суточных;
• сумма налога определяется исходя из соответствующей ставки – 13% для граждан РФ и 30% для физических лиц, которые не являются резидентами страны.

Похожие записи:

• Как оплатить патент в 2024 году для иностранных граждан
• Больничный лист в 2023 году: изменения, порядок расчета и оплаты
• Как платить земельный налог в 2023 году