Порядок оформления приказов о возложении обязанностей
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления приказов о возложении обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Понятно, что исполнение обязанностей руководителя, это, как ни крути, дополнительная работа. Поэтому действующее законодательство, в общем случае, предусматривает дополнительную оплату за такое замещение (совмещение обязанностей). Такой порядок предусмотрен статьей 151 ТК РФ. Но нужно ли подписывать дополнительное соглашение об исполнении обязанностей с доплатой, если такой функционал прописан в трудовом договоре с заместителем директора?
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
В случае оформления устных договоренностей
Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника
Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.
Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь должностная инструкция не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.
То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.
Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.
Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.
Как и когда пересматривать должностные обязанности в одностороннем порядке
Условия трудового договора работодатель вправе изменить и в одностороннем порядке, без получения согласия работника: подобное расширение круга обязанностей в Трудовом кодексе предусмотрено в статье 74. Но такая возможность имеется исключительно в связи с изменением организационных или технологических условий труда: при наличии доказательств, подтверждающих, что произошли изменения в технике, технологии, структуре компании, и при условии, что эти изменения не влекут изменения трудовой функции сотрудника. Компания-работодатель обязана уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения таких изменений.
В соответствии с судебной практикой, необходимо подготовить убедительные доказательства организационных и технологических изменений у работодателя, и только затем начинать вести переговоры с работником. В любом случае трудовую функцию нельзя изменить в одностороннем порядке, но имея на руках неоспоримое подтверждение изменений, компания вправе внести необходимые ему правки и в трудовой договор, и в сопутствующие локальные акты.
Какой бы способ расширения должностных обязанностей ни применялся, процесс требует определенной подготовки, комплексного правового анализа имеющейся кадровой документации, пошагового грамотного ведения переговоров с работником и закрепления этих договоренностей в письменном виде в соответствии с действующим российским законодательством.
Если сотрудник против
Достаточно часто труженики отказываются выполнять увеличенные обязанности, особенно без какой-либо компенсации. Отказаться выполнять дополнительные функции можно:
- Во время попытки изменить его должностные обязанности. Процедура должна происходить исключительно письменно (предложение и отказ от такого предложения). Администрация должна предложить работнику другую должность в соответствии с его квалификацией. Если не соглашается – его вправе уволить.
- Когда нужно выполнять дополнительные функции за временно отсутствующего. Здесь отказ работника (отсутствие его письменного согласия), ничем ему не грозит. Если его попробуют уволить – через профсоюз, инспекцию по труду, прокуратуру, суд он свободно восстановится в должности.
- Если возложили обязанности приказом без получения согласия. Нужно письменно проинформировать работодателя о своем несогласии. В этом случае его не имеют права привлекать к ответственности за невыполнение чужой работы.
Помните, труженик не обязан делать чужую работу, если изначально на это не соглашался. Тем более, если за это не полагается дополнительное денежное вознаграждение.
Что собой представляют дополнительные обязанности
Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:
- Наличие письменного согласия сотрудника.
- Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
- Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).
Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.
При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.
Как составить документ
Допсоглашение на совмещение должностей (образец, представленный ниже, можно взять за основу) всегда составляют в двух экземплярах. Один остается у работодателя, а второй передают сотруднику.
Порядок составления документа будет следующим:
-
В верхней части указывают наименование документа и номер договора, к которому составлено допсоглашение.
-
Ниже прописывают место и дату составления соглашения.
-
После этого идет стандартная для всех договоров преамбула: указывают наименование юрлица, Ф.И.О. руководителя, должность и Ф.И.О. сотрудника, на которого будут возложены дополнительные трудовые обязанности.
Затем все существенные условия соглашения расписывают по пунктам:
-
указывают наименование совмещаемой должности; здесь же следует перечислить обязанности, которые придется выполнять сотруднику;
-
прописывают конкретный срок, на протяжении которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
-
указывают размер доплаты;
-
необходимо также указать, что стороны имеют право досрочно отказаться от совмещения;
-
прописывают ссылку на трудовой договор, к которому оформлено дополнительное соглашение.
В конце документа должны быть указаны реквизиты сторон:
-
Ф.И.О. сотрудника, номер и серия паспорта, место жительства;
-
наименование организации-работодателя, место нахождения, банковские реквизиты, Ф.И.О. генерального директора.
Образец заявления о согласии на совмещение должностей
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору Федину П.С.¦
¦ от водителя Волченкова Д.Ю. ¦
¦ ¦
¦ Заявление о согласии на совмещение должностей ¦
¦ ¦
¦ Прошу возложить на меня с 06.10.2015 наряду с работой по основной¦
¦должности обязанности экспедитора в порядке совмещения должностей за¦
¦дополнительную плату в размере 14 000 руб. ¦
¦ ¦
¦Водитель Волченков Волченков Д.Ю.¦
¦05.10.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 3
На основании письменного согласия Волченкова Д.Ю. было оформлено дополнительное соглашение к его трудовому договору (рис. 4).
Образец предложения работодателя о совмещении должностей
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Стройторгбаза" (ЗАО "Стройторгбаза") ¦
¦ ¦
¦ Водителю Волченкову Д.Ю.¦
¦ ¦
¦ ПРЕДЛОЖЕНИЕ о совмещении должностей ¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Дмитрий Юрьевич! ¦
¦ ¦
¦ В связи с увольнением экспедитора М.П. Рябчикова предлагаем Вам на¦
¦основании положений ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ выполнять в порядке совмещения¦
¦должностей с 06.10.2015 работу по должности экспедитора в соответствии с¦
¦должностной инструкцией экспедитора. ¦
¦ Размер доплаты составит 14 000 (четырнадцать тысяч) руб. в месяц. ¦
¦ Вам предлагается выполнять следующие должностные обязанности по¦
¦совмещаемой должности: соблюдать правила перевозки грузов; принимать¦
¦товар со склада в соответствии с сопроводительными документами, проверять¦
¦целостность упаковки продукции, выдавать и сдавать товар по¦
¦установленному порядку, оформлять необходимые документы в соответствии с¦
¦инструкциями, полученными от руководства; лично участвовать и¦
¦контролировать погрузочно-разгрузочные работы, размещение, укладку и¦
¦крепление товара. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Федин Федин П.С. ¦
¦ ¦
¦ С предложением ознакомлен и согласен на совмещение должности¦
¦экспедитора. ¦
¦ ¦
¦ Водитель Волченков Волченков Д.Ю.¦
¦ ¦
¦ 05.10.2015 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 6
Трудовым законодательством предусмотрено право досрочно в одностороннем порядке для работодателя отменить поручение о выполнении дополнительной работы, а для работника — отказаться от ее выполнения (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого заинтересованная сторона обязана уведомить другую сторону не позднее чем за три рабочих дня до предполагаемого прекращения дополнительной работы. Получение согласия другой стороны при досрочном прекращении дополнительной работы не требуется.
Если инициатива о досрочном прекращении дополнительной работы исходит от работника, то он направляет работодателю письменное заявление об отказе от выполнения дополнительной работы.
Пример 3. Воспользуемся условием примера 1 и предположим, что водитель Волченков Д.Ю. направил работодателю письменное заявление об отказе от выполнения дополнительной работы (рис. 7).
В каких случаях требуется возложение дополнительных обязанностей на работника
Редко случается так, что круг обязанностей подчиненного, определенный в момент заключения трудового договора при приеме на работу, остается неизменным до самого увольнения, если сотрудник при трудоустройстве рассчитывал на долгосрочное сотрудничество с нанимателем. В любой момент при возникновении различных обстоятельств производство может потребовать решения новых задач или преодоления трудностей, в том числе корректировки списка обязанностей подчиненных.
Единственная задача, которая стоит перед руководством предприятия, в котором некоторым или всем сотрудникам сообщили об изменении в перечне трудовых обязанностей — это повышение эффективности работы компании, увеличение доходов и минимизация расходов.
Чаще всего возложение дополнительных обязанностей на работника осуществляется работодателями компаний в следующих случаях:
- при возникновении необходимости в распределении обязанностей между подчиненными;
- при изменении организации труда на производстве;
- при возникновении изменений в процессе производства (появлении нового оборудования, процессов, новых технологий и т.д.);
- при принятии Правительством РФ новых нормативных актов, связанных с обязанностями тех или иных сотрудников.
Ответы на распространенные вопросы про возложение дополнительных обязанностей на работника
Вопрос №1: Можно ли принудить сотрудника к выполнению дополнительных обязанностей, угрожая увольнением, если работодатель предварительно изменил условия трудового договора?
Ответ: Если какие-либо обязанности не предусмотрены трудовым договором, работодатель не имеет права принуждать сотрудника к выполнению таких работ. Чтобы изменить условия трудового договора, требуется получить письменное согласие самого трудящегося — уведомление о необходимости внесения изменений в документ направляется сотруднику за 2 месяца до планируемых перемен.
Вопрос №2: Как руководству фирмы определить обязанности той или иной должности при оформлении должностной инструкции?
Ответ: Можно взять за основу Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Если работодателю необходимы не упомянутые в справочнике современные должности, местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям новых должностей.
В каких случаях необходимо составлять приказ
Приказ нужен только тогда, когда увеличение объема должностных обязанностей возлагается на работника, если:
- Он самостоятельно принял решение. Сотрудник, желая получить дополнительный заработок, может написать заявление начальнику о возложении на него исполнение должностных обязанностей работника, который отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. Если начальник не против, то он дает поручение специалисту отдела кадров, чтобы тот подготовил соответствующий пакет документов.
- Инициатива исходит от работодателя. Если в организации появляется вакансия или начальник планирует расширить зону обслуживания, то перед ним обязательно возникнет дилемма, принять на работу нового человека или разделить обязанности между своими работниками в штате. Если он принял решение о расширении, то здесь начальник обязан издать соответствующий документ.
Законодательное регулирование
Возлагая на работника дополнительные обязанности, следует опираться на действующие законодательные нормы и внутреннюю документацию по предприятию.
Перечень обязанностей каждого работника определяется условиями трудового договора, элементы которого должны быть отражены в должностной инструкции. Оформляя документацию, следует учитывать круг регламентируемых по конкретной профессии обязанностей и предъявляемые к ней квалификационные требования.
При возникшей производственной необходимости выполнения работы, не учтённой внутренней нормативной документацией, составленной по конкретной должности работника, необходимо вести в неё соответствующие изменения. Для этого необходимо откорректировать документацию, регламентирующую трудовые отношения.
Возложение обязанностей без доплаты
Например, можно сделать предложение о совмещении должностей. На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения. Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер.
Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись. О дополнительных обязанностях в рамках одной должности В нормативных документах отсутствуют четкие рекомендации по составлению должностных инструкций. Существуют только специальные рекомендации от Роструда. Потому оформление документов остаётся исключительно добровольным делом для работодателей.
Форма такой документации остается произвольной.
Условия поручения дополнительной работы
Действующее законодательство гласит, что работу по совмещению можно поручить работнику при соблюдении трех условий:
- Наличие открытой вакансии . Штатное расписание компании содержит должность, функционал которой будет выполнять конкретный специалист;
- Обоюдное согласие сторон . Фирма-наниматель и специалист пришли к согласию относительно новых условий взаимодействия.
- Оформление документов . Необходима совокупность кадровых бумаг, опосредующих совмещение должностей: дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, письменное согласие наемного специалиста.
Необходимо различать понятия совмещения и совместительства. Первое означает, что сотрудник выполняет дополнительные функции в течение рабочего дня, второе – что этим обязанностям посвящается свободное время работника.
Как оформить дополнительные обязанности без доплаты
Оформление возложения дополнительных трудовых функций на сотрудника без оплаты возможно 2 способами:
- Указать в должностной инструкции работника (до заключения с ним трудового договора), что на время отсутствия трудящегося со схожими трудовыми функциями возможно выполнение его трудовых обязанностей. Никаких доплат за такие дополнительные обязанности не предусмотрено. С данным вариантом согласны Роструд (письмо от 24.05.2011 № 1412-6-1) и Минздравсоцразвития РФ (письмо от 12.03.2012 № 22-2-897).
Между тем необходимо обратить внимание, что этот способ подходит только:
- для подмены отсутствующих штатных единиц временно;
- сотрудников со схожими трудовыми обязанностями.
Как происходит доплата за замещение на время отпуска?
Соглашение к трудовому договору необходимо составить в двух экземплярах и подписать – один экземпляр отдать работнику, а другой останется у работодателя. На основании составленного дополнительного соглашения составьте приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Унифицированная форма приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника не утверждена, поэтому составлять такой документ нужно в свободной форме.
Отразите в приказе следующие условия:
- информацию о том, что работник будет в течение какого-то времени исполнять обязанности другого работника, не отрываясь от основной работы;
- время, в течение которого данный работник будет выполнять дополнительную работу;
- информацию о работе, которую придется выполнять;
- размер доплаты (если таковая предусмотрена), согласованный работодателем и работником за выполнение дополнительного объема работы.
Никакой информации о том, что работник временно выполнял обязанности отсутствующего коллеги, в трудовую книжку вносить не нужно. Обратите внимание: если замещаемая должность подразумевает работу с денежными ценностями, то дополнительно понадобится оформить документы о материальной ответственности работника.
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.
Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.
Дополнительное соглашение на возложение обязанностей
Статьей 255 ТК в России предусмотрено сохранение за женщиной, собирающейся стать мамой на время декрета рабочего места и должности. Еще за 70 дней до родов при наличии справки о нетрудоспособности из женской консультации (другого медицинского учреждения) оформляется декретный отпуск, который продлевается и на послеродовой период для восстановления здоровья женщины.
Рекомендуем прочесть: Программы ипотека молодым семьям
Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Для всех работников рано или поздно наступает время отпуска. Согласно занимаемым должностям и ставкам у каждого работника имеется свой круг обязанностей. Во время выхода в отпуск того или иного работника начальник подбирает временного заместителя на это рабочее место с несением соответствующих обязанностей.
При этом сотрудник должен по своему опыту, уровню образования, квалификации и умениям соответствовать исполняемым обязанностям, а поэтому при замещении директора обязанности возлагаются на его заместителя или главного бухгалтера (на технических предприятиях — на главного инженера).
В период отпусков, особенно летом, перед работодателями встает серьезная проблема. С одной стороны, они не имеют права удерживать сотрудников на рабочих местах, когда те уходят в отпуск, в соответствии с графиком.
С другой – предприятие должно продолжать работу без задержек и снижения темпов производства. Для этого работодатели прибегают к практике возложения обязанностей на других сотрудников, на основании соответствующих приказов.
Главной причиной замещения считается отсутствие на рабочем месте работника. По ТК РФ, человек имеет право на пользование разными видами отпуска: основным, дополнительным, учебным, декретным, по уходу за ребенком, административным. Каждый вид освобождения от работы имеет свои особенности.
Перерасчет заработной платы оклада в сторону ее увеличения.
Пример приказа о совмещении должностей Устная договоренность Для удобства работодателя, а также в целях избежания составления лишних официальных бумаг нередко работодатель предлагает сотруднику совместить обязанности по устной договоренности.
Однако здесь нужно иметь в виду, что с правовой точки как сообщается здесь такая договоренность меньше всего защищает сотрудника, поскольку обычно никаких изменений в должностную инструкцию не вносится, а оклад не пересчитывается.
Рекомендуем прочесть: В меня врезалась машина без страховки
Чтобы оформить срочный договор необходимо учитывать положения, указанные в ст. 59 ТК РФ. Совместительство предполагает выполнение определенных обязанностей во время, отличное от основной работы на основе ст. 66 ТК РФ. Наконец, совмещение осуществляется наряду с выполнением основных функций, учитывая предписания ст.
Похожие записи: