Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей.

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника

Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Варианты оформления имущества работника

Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина.

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании.

Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание:

• положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами;
• взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года;
• кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.

Методики, используемые для проведения расчетных операций.

Кроме того, в соглашении потребуется указать, какие условия применяются относительно того, чтобы обслуживать рассматриваемое имущество. Изначально нужно договориться с руководящим составом компании о том, в каком порядке будет производиться возмещение понесенных расходов для использования такого предмета.

Специалисты говорят о том, что оптимальным вариантом становится то, что к доп. соглашению прикладывается бумага, указывающая на наличие у человека правомочий собственности на вещь. В том числе, это соглашение о купле или техническая документация на предмет.

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ является не обязательным условием. Это зависит от того, о чем договорятся стороны трудового соглашения.

Компенсация за использование личного автомобиля. Путевые листы и ГСМ

Организация выплачивает некоторым работникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Сумма компенсации небольшая, расходы на бензин не покрывает.

Можно ли отдельно оплачивать ГСМ, чтобы данные расходы учитывались для налогообложения прибыли? Нужны ли путевые листы?

Согласно ст. 188 Трудового кодекса

РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачиваетсякомпенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением

сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. То есть Вы можете установить сумму компенсации в любом размере. Но учесть для целей налогообложения

можно будеттолько определенную сумму .

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФк прочим расходам , связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятсярасходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации

за использование для служебных поездок личныхлегковых автомобилей и мотоциклов , в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

Можно ли отменить по инициативе работодателя компенсацию за использование личного автомобиля в 2023 году – Olgagp

Подпункт 11 п.1 ст.264 НК РФ предусматривает возможность включения в состав прочих расходов затрат на выплату работникам компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Эти расходы учитываются в целях налогообложения прибыли только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

• Размер нормативов на сегодняшний день таков:
• Транспортное средство
• Предельные нормы компенсации в составе расходов в месяц, руб.
• – до 2000 куб. см включительно
• – свыше 2000 куб. см

В соответствии со ст.188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п.38 ст.270 НК РФ.

1. Для документального подтверждения расходов организация, выплачивающая компенсации работникам, должна в обязательном порядке оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой документ), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат.
2. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства.
3. Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.

В 2011 году встал вопрос о том, насколько правомерна выплата компенсации работнику, который управляет автомобилем по доверенности (т.е. владельцем автомобиля является иное лицо).

Заметим, что до 2011 года этот нюанс вообще не принимался во внимание. Во всех письмах Минфина России, касающихся документального подтверждения расходов на выплату компенсаций, говорилось о том, что работник должен представить в бухгалтерию копию свидетельства о регистрации транспортного средства либо доверенность на управление автомобилем.

Другой комментарий к Ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Ранее компенсация работникам за износ инструментов, принадлежащих им и используемых ими для выполнения трудовых обязанностей, устанавливалась на основании ст. 117 КЗоТ работодателем по согласованию с работником и выборным профсоюзным органом либо размер такой компенсации и порядок ее выплаты устанавливался в централизованном порядке.

Статья 188 ТК РФ определяет, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.

2. В соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.

3. Статья 188 ТК РФ предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.

Компенсация за использование имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.

Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.).

4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.

5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.

6. Статья 188 ТК РФ ничего не говорит о соотношении размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако, поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.

В настоящее время централизованно установлен только один вид таких компенсаций — на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных учреждений и научным работникам, имеющим ученую степень.

В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

Компенсации и гарантии

Установим отличия компенсаций от гарантий. Для этого обратимся к ст. 164 ТК РФ, в которой даны легальные определения этих понятий. Гарантия — это средства, способы и условия, с помощью (посредством) которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 164 ТК РФ). Причем гарантийные способы и условия имеют неимущественный характер (например, сохранение прежнего рабочего места), а гарантийные средства — имущественный (обычно денежный) характер (например, выплата разницы в заработке). В гарантиях имущественного характера можно выделить гарантийные выплаты и гарантийные доплаты. Например, при сохранении части или полностью среднего заработка (выплата), а при выплате разницы в виде надбавки к заработку, полученному в неполном размере из-за простоя (доплата).

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных как самим Трудовым кодексом, так и другими федеральными законами.

Наука трудового права дает следующее определение понятию: гарантийные выплаты — это предусмотренные законом выплаты за периоды, когда работник по уважительным причинам фактически не исполнял своих трудовых обязанностей. Гарантийные выплаты установлены в целях охраны материальных интересов работников и недопущения снижения их заработной платы [2, 410].

Компенсация работнику за использование личного имущества: вопросы налогообложения и обложения страховыми взносами

Предположим, работник организации в процессе выполнения трудовой функции использует личный легковой автомобиль и сотовый телефон. Организация-работодатель планирует компенсировать работнику стоимость потребленного топлива, услуг связи, а также некую согласованную амортизацию личного имущества.

Возможно ли это осуществить без обложения НДФЛ и страховыми взносами таких компенсаций, но с включением их в состав расходов при исчислении налога на прибыль?

Попробуем разобраться в этом вопросе.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Предусмотреть размер и порядок выплаты компенсации/возмещения за использование личного имущества можно как в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему, так и в отдельном письменном соглашении.

Как рассчитать размер компенсации

Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа.

В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.

С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года.

Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений.

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании.

Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание:

• положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами;
• взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года;
• кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.

Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что на руководство компании ложится обязанность, связанная с выплатой компенсации за использование предметов, принадлежащих сотрудникам. К примеру, это могут быть разного рода инструменты, которыми человек пользуется для исполнения своих обязанностей по службе или материалов и прочих предметов.

По этой причине доход гражданина подлежит квалификации при использовании действующих положений законодательных актов. В том числе, прописано, что рассматриваемая разновидность выплат не должна облагаться взносами страхового типа и налогами.

В том числе, сведения относительно использования страховых взносов к таким суммам прописано в положениях налогового законодательства, в статье 217. Статья 422 НК РФ указывает на невозможность использования НДФЛ к компенсациям. Кроме того, применяется в данном направлении Федеральный закон №125 от 1998. В этом акте указывается, что выплаты не облагаются взносами, связанными с возникновением несчастных случаев.

Документальное оформление

Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

— должностная инструкция;

— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);

— срок использования;

— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

— условия обслуживания;

— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Имущество, арендованное у работника, принимают по акту приема-передачи и учитывают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Арендную плату отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.

Пример 4. С работницей заключен договор аренды. Объект аренды — ноутбук. Стоимость ноутбука по соглашению сторон составила 24 700 руб. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.

Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 24 700 руб. — учтена на забалансовом счете стоимость арендованного ноутбука (на основании акта приема-передачи);

Дебет 26 Кредит 73

— 988 руб. — начислена арендная плата. Данная проводка оформляется ежемесячно в течение срока действия договора аренды.

Нужно ли оформлять договор?

Да, нужно. Договор безвозмездного пользования имуществом (договор ссуды) регламентируется главой 36 Гражданского кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю). По окончании действия договора ссудополучатель обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

По своему характеру договор ссуды схож с договором аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Совпадает цель указанных договоров — передача имущества во временное пользование. Между сторонами возникают правоотношения, схожие с обязательствами по договору аренды, только без условия об арендной плате. Чаще такая форма договора применяется, когда между сторонами существует лично-доверительные отношения. Ведь при передаче имущества ссудодатель не извлекает никаких материальных выгод.

Договор безвозмездного пользования между работником и компанией должен быть заключен в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Похожие записи:

• Право на отказ: как вернуть или обменять товар в магазине
• 12 критериев для выездной налоговой проверки
• Уведомление об изменении условий трудового договора