Направляю вам полный комплект документов. Сопроводительное письмо к документам по договорам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Направляю вам полный комплект документов. Сопроводительное письмо к документам по договорам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

В каких случаях оно бывает нужно?

В деловых отношениях часто требуется направить в адрес контрагента по договору, должностного лица из государственного или муниципального органа власти или иного субъекта какие-то документы. В том случае, если в документе указан их адресат, всё просто: они просто передаются ему.

Но что делать, если отправляется целый пакет документации, и при этом каждая бумага хоть и затрагивает интересы получателя, но прямо он в них не указывается? В этом случае может помочь сопроводительное письмо. В нём указывается:

• Адресат, который должен получить этот пакет.
• Перечень направляемых документов.
• Причина, по которой они направляются.
• Лицо, передающее необходимые бумаги.
• Дальнейшие действия, которые ожидаются от получателя.

Сопроводительное письмо не является обязательным, однако он бывает крайне полезен в тех случаях, когда есть опасность, что передаваемый пакет затеряется или не будет использован по назначению.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Тело начинается с одного из трех утверждений: отправить, послать и предоставить.

Считается, что каждый из них соответствует определенному типу получателя.

Далее объясните цель отправки, четко указав, что получатель должен сделать с содержимым посылки и полученной информацией.

Обложка документа Вот несколько примеров формулировок, с которых можно начать письмо Образец открытия основной части письма.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как уже отмечалось, самой важной частью сопроводительного письма к документу является приложение. Поэтому уделите особое внимание вопросу обучения именно в этой детали. Независимо от способа оформления вложений, профессиональная практика адресации требует полного перечня прилагаемых к письму документов с указанием количества копий и листов каждого из них.

Если эта информация отсутствует, сопроводительное письмо теряет смысл.

Поэтому, если документы, которые необходимо отправить, уже перечислены в теле письма, нет необходимости называть их еще раз. Достаточно указать количество экземпляров и количество копий. См. пример 1.

Пример 1.

Выдержка из текста и примечание о вложениях (вложения называются в теле письма)

Если вложение не упоминается в тексте письма, его название должно быть указано в дополнение к количеству. Если пакет содержит более одного документа, вложения нумеруются. См. пример 2.

Пример 2.

Поле основного текста и приложения (названия приложений указаны в приложениях)

В ГОСТ Р 6. 30-2003 указано, что для некоторых приложений слово, заканчивающееся перед двоеточием, является «приложение:», в этом случае рекомендуется описывать приложение с помощью формы множественного числа «приложение:» следующим образом Пример 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. А во-вторых, сами авторы этого ГОСТа позже «исправили» его, когда стали объяснять его применение в методических рекомендациях. Выдержки из этих двух документов приведены ниже.

Однако многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе. Даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте этого.

Причины этого были объяснены.

ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к формату документов».

3. 21.. Если письмо содержит приложения, не названные в тексте, то указывается их название, количество листов и количество экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются.

Организационные и административные документы. Требования к оформлению документа; методические рекомендации по применению ГОСТ Р 6. 30-2003.

3. 16… Если в письме имеются приложения, не упомянутые в тексте, то указываются их названия, количество листов и количество экземпляров, а если приложений несколько, то они нумеруются.

Существуют также различия в том, как слово «приложения» пишется в тексте письма. К ним относятся строчные или прописные буквы, наличие или отсутствие знака «нет». Важно отметить, что существует множество способов написания названия документа, содержащегося в тексте сопроводительного письма.

Для сравнения см. пример 3. Во втором случае уместно написать в скобках, что документ прилагается.

Следующий пример показывает, что делать в противном случае. Все варианты являются правильными. Важно соблюдать единообразие надписей.

Еще лучше, если выбор и указание вариантов в инструкции по делопроизводству организации (или в другом местном нормативном акте по таким вопросам) обеспечит единообразие всех документов и уменьшит путаницу среди сотрудников исполнительных органов.

Пример 3.

1. Заголовок. Этот раздел содержит информацию о. Адресат письма компании, контактные данные, информация и адрес. Определяется цель письма — это может быть ответ, просьба, соглашение и т.д.
2. Тема Сообщается, что это сопроводительное письмо к отправляемому документу.
3. Адрес Адрес, по которому отправляется документ.
4. Резюме. Здесь указывается, почему отправляется пакет документов. Содержится как можно скорее.
5. Основная часть . Здесь больше деталей, но четко указывается информационная уверенность, с которой было принято решение об отправке документа.
6. Список прилагаемых документов. Список всех документов, прилагаемых к отправляемому пакету документов. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
7. Сертификат документа. Ставится подпись и дата, возможно, с проставлением собственной печати компании.

Законодательство может отличаться, поскольку четких требований к сопроводительным письмам не существует. Некоторые существующие пункты могут быть удалены, если они кажутся ненужными. Важно писать сухим юридическим языком, четким, лаконичным и ясно дающим понять, что важно.

Узнайте больше о написании СП в пакетах документов в этой статье.

• Скачать бесплатный образец сопроводительного письма в Word
• Скачать бесплатный образец сопроводительного письма к документу в Word

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

• реквизиты отправителя;
• регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
• информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
• текст обращения;
• опись прилагаемых документов;
• ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Как правильно оформить сопроводительное письмо к документам

Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги.

Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно. Можно указать также адрес получателя.

При отправке документов в другую организацию, нужно указать ее наименование, ФИО и должность получателя (если известно).

Письмо регистрируется в журнале для исходящей документации, исходящий номер пишется на бланке сопроводительного бланка, рядом указывается дата регистрации (написания).

Начать нужно с обращения — в вежливой форме пишется имя, отчество адресата.

Далее кратко пишется причина обращения к адресату, перечень документов, который приложены к сопроводительному письму. Если их много, можно оформить в виде таблицы. Для каждого бланка пишется название, дата, номер, копия или оригинал, количество листов и экземпляров. Вся эта информация пригодится получателю при проверке полученной документации.

Если от адресата ожидается какое-либо ответное действие, то об этом нужно сказать в тексте.

Сопроводительное письмо подписывается и передается вместе с приложенными документами в место назначения. Передать бумаги можно лично получателю, можно передать почтой ценным заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

• регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
• проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
• забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
• в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Как и для чего использовать

Четких правил составления не существует, но разработана примерная структура, которой стоит придерживаться. Шапка предполагает название компании, имя лица, которое будет извещено. Следующим моментом является указание номера и даты составления документа. Прописываются реквизиты предприятия.

Далее идет название. Основная часть предусматривает обращение в уважительной форме. Отдельным моментом является список документов, которые были направлены адресату. Дополнительно прописывается инструкция, в которой указаны подробные действия, касательно пакета документов. Важным нюансом считается опись всех бумаг.

Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем или лицом, которое его направляет. Необходимо поставить подпись и печать. Чтобы избежать распространенных ошибок, рекомендуется заранее найти заполненный образец. Компания может создать собственный шаблон для экономии времени в дальнейшем.

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

• регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
• проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
• забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
• в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Похожие записи:

• Инспектор просит показать аптечку. Вот как ответит опытный водитель
• Диагностическая карта техосмотра в РФ
• Курение на балконе в своей квартире: можно или нельзя