Ос 14 и 15 когда заполнять. Заполнение акта о приеме оборудования. Особенности практического применения документа

КОАП 27 января, 2024

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ос 14 и 15 когда заполнять. Заполнение акта о приеме оборудования. Особенности практического применения документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Процедура передачи оборудования в монтаж — оформление акта ОС-15

2. Форма ОС-14. Образец заполнения

3. Какие сведения необходимо указывать в дефектной ведомости (дефектном акте)

4. Порядок заполнения типового бланка

5. Форма ОС-14 (образец заполнения)

6. По какой форме лучше составлять при приемке?

7. Пример акта приема-передачи оборудования

8. Где можно скачать форму ОС-14

9. Памятка к форме № ОС-14. Акт о приеме оборудования

10. Каковы особенности практического использования акта по форме ОС-14

11. Образец оформления акта о приеме-передаче оборудования в монтаж

12. Акт ОС-15 (образец заполнения)

В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-получателя, контактные данные, банковские реквизиты, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется основание для заполнения акта (приказ, договор), номер и дата составления, дата принятия к бухгалтерскому учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы. Под сведениями, содержащимися в шапке документа, должна стоять подпись руководителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписания. Рядом с названием документа проставляется дата его заполнения и номер документа.

Процедура передачи оборудования в монтаж — оформление акта ОС-15

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Акт о приеме (поступлении) оборудования (Унифицированная форма N ОС-14)» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей.

А все последующие выявленные качественные и количественные расхождения с данными поставщиков, а также факты боя и лома отражаются в отдельных актах.

Как поступить(как заполнить ОС14) если своевременно ОС14 не оформлена в 2023г., а оборудование фактически смонтировано в 2018г., но сейчас в конце 2023г. требуется принять оборудование в основные фонды?

Форма ОС-14. Образец заполнения

Бланк акта приема-передачи оборудования ОС-14 содержит данные о компаниях, связанных с принимаемым оборудованием (изготовитель, поставщик, грузоотправитель, покупатель). Титульный лист формы ОС-14 содержит поля, предназначенные для внесения основных реквизитов:

Наименование изготовителя;
Наименование, банковские реквизиты, ОКПО, телефон и адрес поставщика;
Наименование транспортной фирмы. Здесь же указывается чьими силами осуществлялась доставка: сторонней специализированной организацией, поставщиком или покупателем. Также обязательным является внесение сведений о транспортном средстве, на котором происходила доставка оборудования: вид, № машины, № и дата транспортной накладной;
Наименование, банковские реквизиты, ОКПО и телефон покупателя.

Акт приема-передачи составляется на основании договора, распоряжения или приказа руководителя.

Основная часть бланка акта приема-передачи содержит две таблицы, одна из которых предназначена для внесения информации о дате и времени отгрузки и доставки товара, а вторая предусматривает включение сведений о самом оборудовании, которое поступает на склад.

Комиссия, принимающая оборудование, в обязательном порядке сверяет фактическое наличие товара с прописанным в документах. Информация о фактических и заявленных данных вносится в таблицу два.

На практике бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии, выбираемого из её членов путём голосования. Как правило, это наиболее опытный среди коллег сотрудник, занимающий руководящую должность в организации. Человек однозначно должен уметь работать с официальными бумагами.

Необходимо учесть, что все члены комиссии должны иметь документ, уполномочивающий их на подписание акта о приёмке. Речь может идти об уставе общества или оформленной от имени директора доверенности.

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся на руках у материально ответственного лица, а второй отправляется в бухгалтерию. Главбух должен сверить расчёты, открыть инвентарную карточку учёта и поставить оборудование на баланс предприятия.

Какие сведения необходимо указывать в дефектной ведомости (дефектном акте)

Исходя из назначения дефектной ведомости (акта), этот документ должен содержать (приведенный далее перечень составлен на основе простой логики и носит рекомендательный характер):

– в заголовочной части:

1) обязательные реквизиты первичного документа;

2) идентификацию объекта (если это объект основных средств, подлежащий инвентарному учету, – то инвентарный номер; иначе если у объекта есть какой-то уникальный номер (например, заводской, серийный) – иной уникальный номер; иначе подробное описание объекта, которое позволит его однозначно идентифицировать);

3) если объект имеет несколько одинаковых составных частей, идентификацию конкретной составной части (например, в составе автомобиля – четыре одинаковых автошины и четыре одинаковых диска; в составе здания – 16 одинаковых унитазов); если одинаковые составные части не имеют уникальных идентификаторов, то для целей выявления дефектов и последующих за этим действий следует присвоить составной части идентификатор и, если составная часть перемещаемая, нанести его на эту часть;

– в табличной части:

1) описание внешних проявлений дефекта;

2) идентификацию неисправного узла/детали;

3) описание дефекта неисправного узла/детали;

4) причину дефекта неисправного узла/детали;

5) необходимые действия в отношении неисправного узла/детали;

– в завершающей части:

1) подписи лиц, которые произвели выявление дефектов (Ф.И.О., должность).

Такой состав дефектной ведомости (акта) позволит решить следующие проблемы:

1) более достоверно подтвердит факт неисправности объекта в целом:

– может быть произведена проверка, что в составе объекта действительно есть перечисленные узлы и детали;

– может быть подтверждено, что указанные неисправности узлов и деталей действительно могли привести к указанной неисправности объекта в целом;

2) даст информацию для принятия решения о том, следует ли искать лиц, виновных в неисправности объекта в целом;

3) даст информацию для оценки расходов на восстановление объекта. Что, в свою очередь, даст основание для принятия решения о целесообразности восстановления объекта.

Порядок заполнения типового бланка

Основанием для составления акта приемки-передачи объекта в монтаж по форме ОС-15, как правило, выступает договор подряда.

Унифицированная форма ОС-15 заполняется с двух сторон.

На лицевой стороне приводится информация об участвующих сторонах, а также самом оборудовании, на оборотной — данные осмотра, заключение и подписи сторон.

Лицевая — содержит информацию о названии предприятия-заказчика с обозначением кода ОКПО, подразделения, принявшего оборудование для последующего монтажа (гараж, склад, участок).

Далее фиксируется основание для составления акта приемки-передачи — договор, его номер и дата подписания.

После заголовка документа заполняется номер бланка и день его составления, слева — даты сдачи оборудования в монтаж, по договору и фактическая.

Заполняя титульный лист бланка ОС-15, следует обращать внимание на поля для обозначения дат сдачи в монтаж, в эксплуатацию:

День сдачи в эксплуатацию собранного оборудования берется из договора подряда или иного документа – это будет запланированный день.
Реальный день передачи рабочего имущества в эксплуатацию указывается ниже, заполняется по факту принятия готового объекта к учету.

Ниже полностью обозначается место составления акта приема-передачи:

наименование организации;
населенный пункт;
улица;
структурное подразделение.

Далее по порядку записываются названия предприятий изготовителя техники, поставщика и монтажной компании. Напротив каждого наименования проставляются коды ОКПО.
Затем в форме ОС-15 прописывается отдел, принявший оборудование для монтажа.

Электронная отчетность в государственные органы характеризуется тем, что:

обеспечивает прием-передачу отчетной документации в виде файлов, заверенных ЭЦП;
приравнивается к бумажной отчетности юридически;
позволяет автоматизировать формально-логический контроль (ФЛК), т.е. проверку соотношения показателей в различных частях отчета;
предполагает автоматическое получение подтверждения о приеме от государственного органа.

К числу неоспоримых преимуществ электронной отчетности относятся:

оперативность доставки документов и получения уведомлений об их приеме либо иной реакции со стороны государственного органа;
оперативность подготовки документации, в т.ч. проверки ее на ошибки с помощью средств ФЛК;
возможность быстрой корректировки уже сданных документов;
отсутствие расходов на ведение учета и организацию хранения отчетов, которые характерны для бумажного документооборота.

Форма ОС-14 (образец заполнения)

По какой форме лучше составлять при приемке?

Заполнять акт приема, благодаря изменениям в законодательстве, допустимо в произвольной форме, разработанной по шаблонам предприятия с учетом его особенностей, однако, при этом он должен содержать основные сведения о сторонах и самом оборудовании.

Существует у акта приемки оборудования, требующего монтажных работ, унифицированная форма ОС-14, удобная и широко применяемая на практике.

Она применяется для оформления, поступившего на склад товара на первичных этапах с дальнейшим его использованием в качестве основных средств. Утверждена данная форма Постановлением Госкомстата РФ №7 от 2003 года.

Вне зависимости от применяемой формы, ее необходимо составлять в 2-х экземплярах – для каждой из сторон с обязательными подписями членов комиссии.

Формировать приемочный акт допустимо в 2-х вариантах по качественной оценке и по наружному осмотру.

Конечно, при существовании всех необходимых условий для приема оборудования его принимают по качественной оценке, но если нет возможности, приемку выполняют предварительно по наружному осмотру с дальнейшим детальным повторным осмотром.

Все выявленные дефекты фиксируются отдельным документом — актом ОС-16.

Пример акта приема-передачи оборудования

Акт переуступки снаряжения, заполненный в произвольной форме обязан содержать такие же сведения, как и в стандартной форме ОС-15. Ниже предлагается пример заполненного акта в произвольном виде:

Акт приема-передачи оборудования

Закрытое акционерное общество «Строй-подряд ТВС», называемое в дальнейшем «Заказчик», в лице руководителя учреждения Сидорова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и монтажное предприятие «Строй-монтаж БМУ», называемое в дальнейшем «Подрядчик», в лице начальника монтажного управления Петрова Петра Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно называемые «Стороны», составили настоящий Акт о нижеследующем:

Настоящий Акт приема-передачи удостоверяет то, что ОАО «Строй-подряд ТВС» передало, а «Строй-монтаж БМП», приняло согласно контракту № 15 от «10» марта 2021 г. оснащение в количестве и комплектности, согласно Приложения № 1 к отмеченному контракту (далее – «оснащение»).
Стороны совместно при обследовании объектов пришли к выводу, что поставляемое оснащение находятся в хорошем техническом состоянии, и соответствуют требованиям, отображенным в контракте № 15 от «10» марта 2021 г.
Подрядчик каких-либо претензий к Заказчику по передаче оснащения согласно требований, изложенных в контракте № 15 от «10» марта 2021 г., не имеет.
Согласно п. 3.1. договора № 15 от «10» марта 2021 г. Подрядчик обязуется на протяжении двух месяцев выполнить монтаж оснащения и передать Заказчику для его эксплуатации 10 мая 2021 года.
Стороны пришли к договоренности, что при повреждении переданного оснащения в результате действий Подрядчика или третьих лиц, Подрядчик обязуется возместить по выбору Заказчика согласованную Сторонами сумму, отображенную в Приложении № 1 к контракту № 15 от «10» марта 2021 г. на протяжении 30 (тридцати) календарных суток с даты предъявления претензии.
Настоящий Акт оформлен в двух экземплярах, обладающих одинаковым юридическим статусом, по одному для каждой Стороны.

Где можно скачать форму ОС-14

Скачать выполненный в формате Word бланк формы ОС-14 вы можете на нашем сайте.

Принятие организацией на склад оборудования должно сопровождаться формированием соответствующего документа. Таким документом является акт ОС-14. Подробнее о нем, и о том, как он оформляется, вы можете узнать из следующей статьи.

Акт ОС-14 – это унифицированная форма, на основании которой формируется акт, удостоверяющий прием спецоборудования, подлежащего монтажу и включению в состав ОФ организации. Он формируется в двух экземплярах.

Документ формирует комиссия, обладающая полномочиями на прием спецоборудования. Акт должен заверить директор компании, или другое лицо, обладающее необходимыми полномочиями.

Документ состоит из титульной части и двух разделов. Бланк акта о приемке оборудования ОС-14 приведен ниже.

Памятка к форме № ОС-14. Акт о приеме оборудования

Сколько экземпляров

Два экземпляра. Один экземпляр — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного сотрудника склада.

Кто заполняет

Приемочная комиссия.

Кто подписывает

Члены комиссии;
— сотрудник склада;
— главный бухгалтер.

Когда оформляют

При поступлении на склад оборудования, которое в дальнейшем будут использовать в деятельности организации. Акт составляют на дату осмотра оборудования. При осмотре проверяют его комплектность и отсутствие внешних повреждений и дефектов.

На основании каких документов

Договор поставки;
— приказ о создании приемочной комиссии.

Для чего нужен бухгалтерии

Подтверждает, что поступившее на склад оборудование соответствует по комплектности документам поставщика и при его осмотре не обнаружено повреждений и дефектов. В этом случае оборудование передают в монтаж.

При обнаружении дефектов или недокомплекта их фиксируют в акте. Это будет основанием для направления претензии поставщику (грузоперевозчику).

Каковы особенности практического использования акта по форме ОС-14

Акт ОС-14 оформляет 1-й этап включения оборудования в состав основных фондов — его поступление на склад. Как только оборудование проходит первичную проверку, оно может быть направлено на монтаж. Для этого используется другой унифицированный бланк — форма ОС-15, которая также утверждена постановлением № 7.

Допускается осуществление приемки оборудования сразу тем подрядчиком, который будет производить монтаж. В этом случае представитель подрядчика входит в состав комиссии, оформляющей акт ОС-14, ставит в акте свою подпись, делая в т. ч. отметку о принятии оборудования на ответственное хранение, и забирает себе второй экземпляр этого документа. Форма ОС-15 при этом не заполняется.

Если во время монтажа оборудования в нем будут обнаружены дефекты, они фиксируются в другой унифицированной форме — ОС-16.

После монтажа оборудование фактически вводится в состав основных фондов. Для удостоверения этой процедуры используется форма ОС-1 (акт, удостоверяющий прием основных фондов) либо ОС-1б (аналогичный по назначению бланк, но используемый в целях учета группы однотипных ОС).

Образец оформления акта о приеме-передаче оборудования в монтаж

Акт имеет две стороны.

На лицевую сначала вписывается название компании-заказчика с указанием кода ОКПО, а также структурного подразделения, которое приняло оборудование к монтажу.
Затем указывается основание для формирования данного документа (здесь дается ссылка на договор с внесением его номера и даты составления).
Ниже пишется номер самого акта и дата его написания. Слева указывается код аналитического учета и даты: сдачи объекта в монтаж и сдачи в эксплуатацию (как должно быть по договору и как получилось фактически).
Далее указывается место составления акта (не просто населенный пункт как в большинстве документов, а полный адрес предприятия), затем вносятся названия изготовителя, поставщика и монтажной организации (напротив всех этих строк в таблице слева нужно поставить их коды ОКПО).
После этого указывается структурное отделение (цех, участок), которое приняло объект к монтажу.

Ниже идет таблица, в которую следует внести подробную информацию об оборудовании:

его наименование,
номера (заводской и по паспорту),
позицию по технологической схеме,
тип или марку,
дату поступления объекта на склад заказчика,
номер акта приемки,
количество и стоимость в рублях за единицу и «всего».

Если есть какие-то дополнительные сведения, их нужно указать в последнем столбике таблицы.

Акт ОС-15 (образец заполнения)

Бланк акта на передачу оборудования в монтаж заполняется с обеих сторон листа. В шапке документа заполняется общая информация, а именно: наименование организации-заказчика, структурное подразделение, форма по ОКУД и ОКПО, основание для составления документа (наименование), его номер и дата заполнения. Далее заполняется счет, субсчет, код аналитического учета, дата сдачи приобретенного оборудования в монтаж, дата сдачи оборудования в эксплуатацию – фактическая дата и дата, определенная по договору. Проставляется номер документа и дата его заполнения.

В основной части заполняется общая информация о приемке-передаче оборудования в монтаж:

Место заполнения акта, код по ОКПО;
Название компании-изготовителя, код по ОКПО;
Наименование компании-поставщика, код по ОКПО;
Наименование компании, осуществляющей монтаж, код по ОКПО.

Далее содержится детальная информация, куда было передано оборудование для монтажа – точное наименование здания, цеха компании. Информация о переданном оборудовании подробно оформляется в таблице, состоящей из одиннадцати колонок:

Наименование оборудования, которое было передано в монтаж;
Заводской номер, присвоенный приобретенному оборудованию;
Номер паспорта или маркировки;
Номер позиции по технологической схеме;
Тип, марка приобретенного оборудования;
Дата, когда оборудование поступило на склад заказчика;
Номер акта приемки;
Количество единиц поступившего оборудования;
Стоимость одной единицы оборудования;
Итоговая (общая) стоимость оборудования, которое было приобретено;
Примечания.

На оборотной стороне бланка ОС-15 содержится подробная информация о том, что было обнаружено в процессе монтажа оборудования. В частности, необходимо зафиксировать, соответствует ли оборудование проектной специализации или чертежу. В случае, если оборудование не соответствует заявленным параметрам, то указать несоответствие. Отметить, поступило ли оборудование с технической документацией, описать подробно состав комплекта, в котором поступило оборудование.