Алгоритм действий при порче утрате документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм действий при порче утрате документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Комиссия обязана в акте служебного расследования сделать какое-то заключение, дабы поставить точку в мероприятии. Обычно сотрудники предлагают руководителю провести определённые действия, принять решения по личному составу. Речь, как правило, идёт о применении дисциплинарного взыскания или привлечении виновных лиц к материальной ответственности.

Любое распоряжение руководителя должно иметь под собой основание и обоснование. Под основанием понимается какой-либо документ, нормативный акт, позволяющим применять меры. В данном случае такой официальной бумагой выступит акт служебного расследования.

Необходимо учесть, что все члены комиссии несут ответственность за сделанные ими выводы. Если сотрудник, в отношении которого будет применено дисциплинарное взыскание, докажет свою невиновность, весь состав комиссии будет наказан. Может иметь место подлог фактов из личной (в том числе корыстной) заинтересованности. Не стоит делать поспешных выводов. В любом случае окончательное решение будет стоять за директором.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Восстанавливаем утерянную документацию

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

Источник

По факту утраты удостоверения личности могу пояснить следующее. 10 января 2004 года около 7 часов 30 минут я вместе с лейтенантами Зубаревым В.В. и Сергеевым А.М. следовал к месту военной службы в троллейбусе маршрута N 6. При посадке в троллейбус я представлял для проверки кондуктору свое удостоверение личности, а затем положил его в карман пальто. В троллейбусе было много народу. После того как вышел из троллейбуса, я обнаружил пропажу своего удостоверения личности. После этого сразу же возвратился в салон троллейбуса, тщательно его проверил, но удостоверения личности не обнаружил. Затем обратился в отделение милиции с заявлением. Из поступившего в мой адрес сообщения от начальника Чкаловского РУВД г. Екатеринбурга следует, что предпринятыми розыскными действиями удостоверение личности обнаружить не удалось. Я неоднократно обращался в бюро находок. Там также данных о моем документе нет.

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

• причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
• обстоятельства, при которых это произошло
• последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
• чья вина, в чем она выразилась
• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
• вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

При дорожно-транспортных происшествиях комиссию можно не создавать

По общему правилу перед тем, как принять решение о взыскании ущерба, причиненного работником, нужно создать комиссию, которая установит причины возникновения ущерба и сумму убытка, понесенного организацией (ст. 247 ТК РФ). Так нужно поступить при выявлении фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная комиссия, состав которой утвержден директором, проведет обязательную в таких случаях инвентаризацию, оформив сличительные ведомости (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1.5 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, п. 27 Положения, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Таким образом, удастся оценить сумму ущерба, нанесенного компании. Затем, можно составить акт о причинении ущерба имуществу организации (бесплатно можно в конце статьи).

Инвентаризация – это сопоставление фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

В некоторых случаях инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке. Например, к ним относятся (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, письмо Минфина РФ от 25.12.2015 № 07-01-12/76134):

• составление годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризацию основных средств можно проводить раз в три года);
• передача имущества в аренду (выкуп, продажа);
• смена материально ответственных лиц (к примеру, кассира);
• выявление хищений, порчи имущества, злоупотреблений;
• стихийные бедствия и чрезвычайные ситуации;
• реорганизация или ликвидации предприятия.

Иногда сумму ущерба можно установить, не создавая комиссии, на основании документов, имеющихся в распоряжении организации. В случае дорожно-транспортного происшествия такими документами может выступить счет из автосервиса, документы, полученные от страховщика и т.п.

Даже если на вашем предприятии не было проблем с прогулами, а ревизия показывает отсутствие краж имущества, позаботьтесь о том, чтобы такие ситуации не произошли в будущем. Первоначально приведите в соответствие всю внутреннюю нормативную базу организации. Прежде чем требовать исполнения обязанностей от сотрудников, необходимо эти обязанности четко сформулировать и прописать в должностных инструкциях и положениях о работе отделов, секторов, управлений и департаментов.

Приказ об увольнении работника по инициативе руководителя не является выходом из сложившейся ситуации. Данные действия должны быть обоснованы, в противном случае решение будет оспорено в суде, и уже предприятию необходимо будет выплачивать компенсацию.

Если обнаружен факт прогула, сопряженный с кражей имущества, необходимо максимально быстро зафиксировать все в соответствующем акте и обратиться с заявлением в полицию. Из документов должно быть понятно, что именно украдено, кто и в течение какого времени отсутствовал на рабочем месте.

Соблюдение данных требований позволит в дальнейшем защитить интересы предприятия в суде, возместить ущерб и наказать виновного сотрудника. Если вы столкнулись с трудностями по составлению подобных бумаг и приведению внутренних нормативов к необходимому соответствию, обратитесь за помощью наших квалифицированных юристов. вы можете по телефону или через форму на сайте.

Порядок проведения расследования

Для производства служебного расследования должна быть обязательно сформирована комиссия. Обычно комиссия состоит не менее чем из трех человек. Как правило, комиссию возглавляет либо начальник службы безопасности, либо начальник службы персонала. В состав комиссии включаются специалисты службы безопасности, специалисты службы персонала и представители профсоюзной организации. В комиссии не может быть непосредственного руководителя того работника, в отношении которого проводится служебное расследование, и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Это необходимое условие для соблюдения объективности и исключения предвзятости в проводимом расследовании.

Трудовой кодекс в определении порядка проведения служебного расследования указывает на определенные требования в самой процедуре (ст. 193 ТК РФ). В этой статье указан перечень фактов, которые подлежат расследованию. Также в Постановлении Пленума ВС РФ N 2 даны уточнения данного перечня: предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Таким образом, в ходе служебного расследования целесообразно получить ответы на следующие вопросы:

• факт нарушения дисциплины труда (когда, где и какими средствами он был совершен);
• кто является виновником нарушения дисциплины труда (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);
• какие обстоятельства и причины привели к совершению проступка (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);
• какова тяжесть совершенного проступка и последствия нарушения дисциплины труда (ч. 5 ст. 192 ТК РФ);
• наличие или отсутствие обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность виновного лица;
• каково было предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Первым шагом работы комиссии при проведении служебного расследования является выявление виновного в нарушении трудовой дисциплины и обстоятельства ее нарушения. Далее комиссия должна доказать вину нарушителя, тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

При выявлении лица, допустившего дисциплинарный проступок, комиссия должна затребовать от работника объяснение в письменном виде. Круг лиц, от которых может быть получено объяснение, не ограничен и определяется председателем комиссии. Требование оформляется в виде уведомления (см. пример 2). В уведомлении кратко сообщается о факте происшествия, приводятся данные на работника, от которого требуется объяснение, и перечисляются вопросы, на которые он должен ответить. При получении данного уведомления работник обязан расписаться в отметке о получении.

Журнал учета служебных расследований

Рег.
 N 

 Дата акта

 Факт нарушения 

 Отдел 

 Виновник 
 нарушения 
 дисциплины 
 труда 

 Решение 

 1 

16.03.2009

26.02.2009 
представлен 
неправильный адрес
клиента, 
в результате чего 
груз был доставлен
с опозданием 
и организация 
понесла 
существенные 
денежные потери 

Отдел 
логистики 

Логист 
Трофимчук 
А.А. 

Выговор, 
приказ N 27 
от 
08.04.2009 

 2 

13.05.2009

24.04.2009 
неправильно 
указаны реквизиты 
в платежном 
поручении, 
в результате чего 
организацией была 
выплачена пеня за 
просрочку платежа 

Бухгалтерия

Бухгалтер 
Эминова С.Ф. 

Замечание, 
приказ N 40 
от 
06.08.2009 

 3 

05.06.2009

04.06.2009 
зафиксировано 
опоздание к началу
рабочего дня 

Секретариат

Секретарь 
Саблина Д.Д. 

Провести 
превентивную
беседу 

 4 

20.09.2009

14.09.2009 
выявлено 
неисполнение 
трудовых 
обязанностей, 
в результате чего 
были сорваны 
занятия 
с клиентами 

Технический
отдел 

Системный 
администратор
Пегов Д.В. 

Выговор, 
приказ N 88 
от 
22.09.2009 

Когда проводится служебное расследование

В трудовом законодательстве нет четкого определения по поводу расследований служебного характера. При этом при ряде случаев, например, причинению компании ущерба, такая процедура считается обязательной.
Сам процесс является комплексом мер по выявлению последствий и уточнению вины определенных лиц. Он сопровождается оформление необходимой документации.

Важно! Возложение вины на сотрудника без наличия веских неоспоримых доказательств незаконно. Такие процессы, возможно, обжаловать через судебную систему.

Служебная проверка является стандартной процедурой при наличии государственной службы. Во всех случаях, вне зависимости от формы организации, то есть она может быть частной или бюджетной, процедура может осуществляться при серьезных нарушениях. Среди них выделяют:

• отсутствие на рабочем месте или опоздание;
• причинение ущерба материального типа организации;
• произошло злоупотребление служебным или должностным положением в отношении сотрудников или третьих лиц;
• нарушение трудового или коллективного договора, а также другой документации, включая должностную инструкцию;
• нарушение техники безопасности любого типа;
• распространение закрытых данных, например, информации коммерческого типа;
• взятка или участие в подкупе;
• недостачи, выявленные при инвентаризации или различных проверках;
• получение жалоб на сотрудника со стороны других работников или посторонних лиц.

Перечень включает в себя любые формы нарушений, которые могут повредить организации материально. Дополнительно сюда включают факты с уменьшением репутации компании или структуры. В таких случаях также возможна проверка, по результатам которой будет вынесено решение. Без проведения полноценной процедуры работник не должен быть наказан финансово или аналогичными мерами воздействия.

Организация процедуры

Чтобы начать мероприятия по проверке выявленных нарушений, нужно установить их характер. Процесс организации расследования будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении предприятию материального ущерба.

Статья 192 ТК РФ определяет, как правильно провести такое служебное расследование, если был установлен дисциплинарный проступок. Организация мероприятий будет предполагать следующее:

• Получение объяснений со стороны работника. Фиксировать информацию нужно письменно. Если же лицо откажется написать объяснительную записку, то об отказе составляется акт.
• Вынесение решения о дисциплинарном взыскании. Здесь учитывается объяснение сотрудника, мнение непосредственного руководителя, а также иные сведения, подтверждающие факт нарушения.

При этом нужно учитывать характер проблемы, причины появления таковой и обстоятельства, при которых работник нарушил те или иные правила трудового распорядка.

Обязательно нужно получить объяснения и аргументацию сотрудника о случившемся
Когда выявляется материальный ущерб, как результат неправомерных действий виновного лица, то алгоритм действий будет следующим:

• Формирование комиссии. Туда входит не менее трех человек. При этом рассматривать вопрос может любой из сотрудников организации, за исключением лиц, прямо или косвенно касающихся нарушения.
• Выявление и исследование обстоятельств. Определение вины работника и причин, по которым была допущена ошибка.
• Принятие решение. По итогу расследования выносится акт.

То есть на этапе организации проверки руководство предприятия должно получить сведения о проблеме и обстоятельствах возникновения таковой, чтобы в дальнейшем можно было провести проверку и вынести решение.

Инструкция: как составить и заполнить?

В самом начале документа лучше всего прописать наименование организации. Далее следует указать полное название документа. На первой строчке тип заглавными буквами (акт), ниже строчкой – смысл документа. Например: АКТ о хищении материальных ценностей.

Через строку, под названием с нулевого положения табуляции адрес места проведения процедуры. В противоположной стороне рекомендуют ставить дату (она занимает последнее-предпоследнее положение табуляции). г. Москва 13.02.2014.

Ниже следует описательная часть. В ней все расписывается подробно, но лаконично. С красной строки или первого положения табуляции – должность, Ф.И.О., в какое время, где (вплоть до части помещения, территории) в присутствии (должность, Ф.И.О.) обнаружил сломанную дверь или другие признаки пропажи.

Это может быть и обнаружение включенного компьютера на рабочем месте одного из сотрудников, который накануне его выключал. И утром после просмотра некоторых файлов забил тревогу. Вариантов может быть много. Главное четко прописать, при каких обстоятельствах была обнаружена пропажа.

Далее о проведении служебного расследования, инвентаризации, сверки, и другие сводные данные из служебных записок очевидцев, объяснительной подозреваемого или виновного в хищении (о том, что такое хищение, о его видах и признаках, читайте в нашей статье).

Без нее даже идеально составленные акты не помогут выиграть суд (или письменный отказ от дачи объяснений, либо отказ в устной форме, но засвидетельствованный также комиссионно).

Под описательной частью с отступом в одну строку указываются приложения. Слово «приложение» пишется с красной строки или первого положения табуляции, хотя локальными актами организации может быть закреплено иначе. Далее двоеточие и через одно нажитие «Tab» прописывается название документа.

Следующий документ, на который опирается данный акт, указывается на следующей строке точно под названием предыдущего. Поэтому удобнее всего использовать табуляцию. Могут выглядеть примерно таким образом:

Ущерб ООО «Контроль» составляет 30 000 рублей.

Приложение: Приказ о проведении служебного расследования.

И т.д. Ниже перечислить должности, Ф.И.О. Отступ от предыдущего блока также могут иметь одну строку.

Разные варианты оформления:

Инженер ОПУ подпись В.В.Сидоров.

Мастер цеха подпись К.К.Ермолаев.

инженер ОПУ подпись В.В.Сидоров.

мастер цеха подпись К.К.Ермолаев.

экономист подпись С.М.Крылова.

Как видно из примера, между должностью и Ф.И.О. оставлено большое расстояние для подписи, инициалы стоят перед фамилией без пробела. Или локальными актами закреплено такое расположение как: «Председатель комиссии: инженер Сидоров В.В. подпись» с подписью после Ф.И.О, то инициалы проставляются после фамилии с пробелом. Любой из представленных вариантов будет правильным.

В обязательном порядке со всеми документами ознакомить подозреваемого или виновного в хищении под роспись. На каждом листе должна стоять его подпись и «С актом ознакомлен, согласен/не согласен» или проставить отметку об отказе от подписи, либо об отсутствии подозреваемого.

Необходимо четко запомнить, что при составлении таких актов не стоит пропускать различные, казалось бы, мелочи.

Своевременно знакомить субъектов с документацией, получать от них подписи, и, самое главное, осуществлять все процедуры комиссионно, потому что суд к организации будет более требователен и тогда придется выплачивать штрафы, компенсации, восстанавливать в должности человека, который раз за разом подрывает порядок в организации.

В каких случаях проводится служебное расследование

Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:

• При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
• При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
• Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
• Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
• В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
• Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
• Был установлен факт получения, дачи взятки.

Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

• причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
• обстоятельства, при которых это произошло
• последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
• чья вина, в чем она выразилась
• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
• вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

Когда проводится служебное расследование

При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.

Как правило, такая проверка проводится в случаях:

• недостачи при инвентаризации;
• жалобы со стороны клиентов или персонала;
• нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
• нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
• разглашения коммерческой информации;
• нанесения материально ущерба организации или работникам;
• получения и дачи взятки;
• иных злоупотреблений.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.

Даже если на вашем предприятии не было проблем с прогулами, а ревизия показывает отсутствие краж имущества, позаботьтесь о том, чтобы такие ситуации не произошли в будущем. Первоначально приведите в соответствие всю внутреннюю нормативную базу организации. Прежде чем требовать исполнения обязанностей от сотрудников, необходимо эти обязанности четко сформулировать и прописать в должностных инструкциях и положениях о работе отделов, секторов, управлений и департаментов.

Приказ об увольнении работника по инициативе руководителя не является выходом из сложившейся ситуации. Данные действия должны быть обоснованы, в противном случае решение будет оспорено в суде, и уже предприятию необходимо будет выплачивать компенсацию.

Похожие записи:

• Банк России об аудите в 2023 году.
• Зачет и возврат переплаты на ЕНС с 2023 года
• Пленум ВС разъяснил апелляцию по Арбитражному процессуальному кодексу