Построить отчет «Карточка индивидуального учета»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Построить отчет «Карточка индивидуального учета»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Периодичность подачи персонифицированных сведений — каждый месяц. Срок отправки — не позднее 25 числа следующего за отчётным месяца. Если 25 число приходится на выходной или праздничный выходной день, срок сдачи переносится на следующий за ним рабочий день.
Разрабатываем и утверждаем собственную форму
Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:
- данные организации: наименование, ИНН, КПП;
- данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
- сведения о трудовом договоре (номер, дата);
- информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
- тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
- суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы выплаченных пособий за счет ФСС.
Законодательная обязанность
Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) установлена обязанность для предпринимателей-работодателей вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, а также исчисленных с них сумм страховых взносов. Это установлено в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 212-ФЗ. Целесообразнее всего вести учет в карточках индивидуального учета.
Вместе с тем у многих коммерсантов сразу возникнет вопрос: а что грозит, если пренебречь этой обязанностью? Ответственность за отсутствие индивидуального учета в Законе № 212-ФЗ не предполагается, то есть ни возможных штрафов, ни каких-либо других санкций не предусмотрено. Однако индивидуальную карточку все же стоит вести. Ее наличие сослужит бизнесмену добрую службу. Во-первых, избавит от споров с проверяющими и их претензий, во-вторых, поможет бизнесмену в составлении отчетности во внебюджетные фонды. Ведь отчетность по страховым взносам формируют именно на основании карточек индивидуального учета. Ну и в-третьих, убережет коммерсанта от ошибок в отчетности. Обнаружив ошибку на этапе оформления карточки, коммерсант сможет избежать ошибок в отчетности, которые в некоторых случаях могут дорого стоить. Ведь если ошибки в отчетности привели к занижению сумм страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет, предприниматель должен будет представить уточненный расчет, доплатить недостающую сумму взносов и соответствующие ей пени и штраф (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ, ст. 17 Закона № 212-ФЗ).
Общая форма документа
Специально утвержденного бланка карточки учета страховых взносов не существует. В соответствии с этим организация имеет право самостоятельно разработать форму этого документа. Раньше можно было использовать Письмо ПФР и ФСС от 09.12.2014 г. № АД-30-26/16030 и № 17-03-10/08-47380, в котором содержалась рекомендованная форма карточки учета страхвзносов. Такая карточка основывалась на правилах Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ, который на данный момент отменен.
Налоговая инспекция не против, если организации по-прежнему будут использовать данный бланк при учете страховых взносов. Главное — его формат должен быть обновлен в соответствии с правилами и нормами гл. 34 НК РФ. В карточке не должно содержаться ссылок на отмененный закон. Кроме того, ее не нужно закреплять в учетной политике, поскольку она не является обязательным налоговым регистром.
В программах бухгалтерского учета данный регистр имеется, и его можно использовать. Однако нужно в обязательном порядке проверить его соответствие нормам действующего законодательства. При автоматическом формировании карточки нужно ежемесячно проверять, все ли суммы облагаемых доходов и взносы попадают в нее.
Нет необходимости проверять карточки по всем сотрудникам — достаточно проверить несколько из них. Сведения из них нужно сравнить с данными аналитического учета по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и сч. 69 «Расчеты по соцстрахованию и обеспечению».
Электронные карточки учета страхвзносов желательно распечатывать по итогам каждого календарного года и заверять подписью главного бухгалтера. Кроме того, их можно сохранить и на компьютере, но с заверением электронной цифровой подписью.
В карточке учета нужно указывать доходы до обложения НДФЛ, поскольку если уменьшить их на налог, то будет несоответствие между облагаемой базой и рассчитанными взносами.
После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.
В карточке, требуемой для учета страховых взносов, необходимо отразить определенные сведения:
- Обязательно прописывается название учреждение, которое является страхователем. Рядом отмечаются его КПП и идентификационный номер налогоплательщика.
- Далее располагаются сведения о лице, подлежащем страхованию. Указываются его фамилия, имя, отчество, гражданство, наличие инвалидности. Подтвердить трудовые отношения можно с помощью наименования и характеристики договора, с отметкой о дате его заключения и регистрационном номере. Также может быть прописана дата, когда лицо стало занимать данную должность. При отсутствии гражданства или принадлежности другому государству отмечается статус работника.
- В графе прописываются суммы, которые были выплачены лицу в качестве дохода. Отдельными строками отражаются средства, из которых будут и не будут отчисляться страховые взносы.
- Отдельно указываются страховые базы, с которых производится перечисление средств в каждый из фондов. Здесь отмечаются суммы, подлежащие переводу в Пенсионный фонд, Фонды социального и обязательного медицинского страхования.
- По каждому виду страхования суммы, которые были начислены, указываются отдельно. При прописывании пенсионных взносов важно отметить те, которые не превышают установленную предельную величину, и значения сверх нормы.
- Рядом отмечаются те средства, которые подлежали выплате работникам. Пособия предусматриваются при наступлении временной нетрудоспособности, беременности, уходу за ребенком. Сюда же относятся выплаты за повреждения, полученные в результате профессиональных болезней и производственных травм. Полностью сведения о выплатах отмечаются на третьей странице.
Законодательное регулирование, бланк
Действующая форма применяется с 09.12.2014 и утверждена совместным Письмом ПФ и ФСС от 09.12.2014. Указанный в приложении к письму бланк является рекомендованным, то есть плательщик может внести изменения в форму в целях удобства и точности отражения данных.
Так как бланк был утвержден еще в 2014 году, а администрирование выплат передано ФНС только в 2021, в форме даны ссылки на статьи закона, который сейчас для данных выплат не применяются. Их необходимо заменить ссылками на Налоговый кодекс РФ. Для удобства покажем изменения в таблице.
| Норма закона ФЗ-212, утратившая силу | Действующая норма Налогового кодекса |
| Ч. 1 и 2 ст. 7 | П. 1-3 ст. 420 |
| Ч. 4 ст. 8 | П. 3 ст. 421 |
| Ч. 7 ст. 8 | П. 7 ст. 420 |
| Ч. 1 и ч. 2 ст. 9 | П. 1 и 2 ст. 422 |
| П. 1 ч. 3 ст. 9 | Пп. 1 п. 3 ст. 422 |
| П. 2 ч. 3 ст. 9 | Пп. 2 п.3 ст. 422 |
Также необходимо убрать все графы, касающиеся выплат на травматизм, то есть предназначенные для страхования на случай получения травмы на производственном объекте или возникновения профзаболевания. Дело в том, что они по-прежнему уплачиваются в ФСС. Однако можно вести и общую карточку, если это удобно.
Что это за документ и каково его назначение
Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.
На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.
В документе отражаются сведения о:
- выплаченных сотруднику средствах;
- размере базы, из которой отчисляются взносы;
- начисленной сумме в каждый фонд;
- расходах, возмещенных Фондом социального страхования.
Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.
Кто и в каких случаях сдает Карточку
Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.
Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.
В отличие от других форм страховой отчетности (СЗВ-М, РСВ-1), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.
Карточка учета по страховым взносам
Форма карточки учета по страховым взносам ранее реализовывалась в программе в соответствии с Письмом ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.
После этого, в связи с изменениями законодательства, в форму карточки в программе вносились соответствующие изменения (рекомендации ПФР и ФСС при этом не обновлялись).
С 2015 года ПФР и ФСС письмом от 9 декабря 2014 г. № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П утверждена новая рекомендованная форма. Она доступа по ссылке.
В версии 2.5.88 в предусмотренную в программе форму внесены некоторые изменения, в соответствии с новыми рекомендациями ПФР и ФСС. Отметим основные из них.
Добавлена новая страница «Карточка учета сумм страхового обеспечения на цели обязательного социального страхования», которая выводится, если сотруднику начислялись пособия за счет средств ФСС. При этом в строку «Начислено пособий за счет средств ФСС» теперь включаются пособия по НС и ПЗ.
Предупреждение о вступлении в пилотный проект для новых регионов
В связи с вступлением с 2015 года в пилотный проект новых регионов в версии 2.5.88 реализовано уведомление о необходимости указания даты вступления в проект, если в информационной базе обнаруживается организация, зарегистрированная в одном из этих регионов. Определение территориальной принадлежности выполняется по КПП организации. Информирование производится при запуске программы и при создании (расчете) документов, которыми назначаются (рассчитываются) пособия за счет ФСС (начисление по больничному листу, начисление зарплаты, начисление отпуска).
Страхователям Республики Татарстан, Белгородской, Ростовской и Самарской областей предупреждение начнет выдаваться за две недели до даты вступления в проект – во второй половине июня 2015 года.
Таким образом, необходимо либо указать дату вступления в проект для таких организаций, либо уточнить в программе их КПП, если они зарегистрированы не в регионах, участвующих в проекте, но по какой-то причине их КПП содержит информацию о том, что они поставлены на учет в таком регионе.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.
Что это за документ и каково его назначение
Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.
На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.
Статья 431. Порядок исчисления и уплаты страховых взносов, уплачиваемых плательщиками, производящими выплаты
В документе отражаются сведения о:
- выплаченных сотруднику средствах;
- размере базы, из которой отчисляются взносы;
- начисленной сумме в каждый фонд;
- расходах, возмещенных Фондом социального страхования.
Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Разрабатываем и утверждаем собственную форму
Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:
- данные организации: наименование, ИНН, КПП;
- данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
- сведения о трудовом договоре (номер, дата);
- информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
- тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
- суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы выплаченных пособий за счет ФСС.
Взяв за основу форму, утвержденную ПФР и ФСС, удалив ненужную и дополнив необходимую информацию, указав необходимые ссылки на статьи НК РФ, мы получили бланк.