Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

У меня есть классный опыт использования удалённого персонального помощника. Я живу в Америке, а большинство моих сотрудников — в СНГ, так что я удалённый руководитель. Уже около двух лет у меня есть личный помощник. Его зовут Руслан. Бывают ситуации, когда он практически не работает, например, если я на бизнес-конференции. Но в нормальном режиме он тратит на выполнение моих поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки. И я рад, что высвобождается такое колоссальное количество моего личного времени.

Это не только часы, но и внимание, творческая энергия. Это позволяет не расплёскивать их на мелочи, которые я поручаю персональному помощнику.

Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.

Требования к опыту и образованию

Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.

Соискатели должны обладать следующими профессиональными знаниями:

• об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
• об основах административной деятельности;
• навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
• хорошо ориентироваться в документообороте;
• уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
• владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
• в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.

Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.

Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших – вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.

Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы – это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет ­завоевать ­лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.

Все умею и мне скучно!

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами – что ­делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря, томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь – их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель – экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности ­референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) – мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность – это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты – молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою ­профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе – это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение – хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала ­использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

Навыки ассистента руководителя

Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.

Хороший помощник директора:

• проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);

• креативен;

• любознателен;

• обладает развитым эмоциональным интеллектом;

• дисциплинирован;

• внимателен;

• имеет превосходную память;

• стрессоустойчив;

• коммуникабелен;

• грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Должностная инструкция ассистента руководителя

Права и обязанности, требования к квалификации, опыту и образованию прописываются в должностной инструкции помощника руководителя, образец которой можно скачать в интернете. Инструкция – это официальный нормативный документ, обязательный к исполнению. В этот документ входят не только права, обязанности и требования, но и ответственность специалиста, и различные моменты, связанные с решением трудовых конфликтов.

Важно учесть, что помощник руководителя предприятия и помощник руководителя проекта – это разные вещи. Первый – фактически «тень» главы компании. Второй – временный работник, нанятый на срок реализации конкретного проекта, и отвечающий за узкий круг обязанностей.

В должностной инструкции необходимо максимально точно прописать название должности. Сегодня должности «помощник руководителя» в профессиональных стандартах нет, однако она может появиться. Сейчас чаще всего указывается должность «секретарь руководителя», «секретарь-референт», «менеджер по такому-то направлению». Важно, чтобы наименование должности соответствовало актуальным нормативно-правовым актам.

Пример резюме помощника руководителя

Юлия Михалкина

Телефон

Почта

Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:

• Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
• Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.

Принципы работы помощника руководителя

Автор: Koнcтaнтин Bиктopoвич Лaзapeв, действительный государственный советник РФ III класса, директор и пресс-секретарь Иpины Xaкaмaды.

В основу приведенных далее принципов положен практический 13-летний опыт сотрудничества с известным политиком и общественным деятелем. Они могут пригодиться как профессиональным помощникам или ассистентам руководителей, так и самим руководителям в качестве рекомендаций по организации деятельности своего аппарата. Данные принципы также помогут лучше понять мотивацию людей, работающих с вами. Вы узнаете, с чем им приходится сталкиваться и какой ценой с этим справляться.

Вспомните свой первый рабочий день на новом месте. С чего начать? За что взяться? Кто тут что делает? Как пробраться к начальству? О чем доложить? Как не помешать? Как, в конце концов, быстро стать эффективным и полезным? Должно пройти некоторое время, прежде чем станет более-менее понятно, что нужно руководителю стратегически, а что — в данный момент. При этом вам каждую минуту придется решать, как поступить: активно вмешиваться в процесс или пассивно контролировать его. Главное, чтобы был нужный руководителю результат; правильный результат.

Пример резюме помощника руководителя

Юлия Михалкина

Телефон

Почта

Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:

• Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
• Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.

Личные качества помощника руководителя для резюме

Помощнику руководителя приходится иметь дело как с документами, так и с людьми (сотрудниками компании, посетителями, представителями компаний-партнёров, курьерских и клининговых служб и так далее). То есть важное значение имеют качества, способствующие как более успешной коммуникации, так и ведению делопроизводства и решению административно-хозяйственных вопросов.
Примеры личных качеств в резюме помощника руководителя:

1. Хорошие коммуникативные навыки.
2. Ответственность.
3. Исполнительность.
4. Инициативность.
5. Тактичность.
6. Предусмотрительность.
7. Умение грамотно расставлять приоритеты.
8. Усидчивость.
9. Упорство.
10. Умение работать в многозадачном режиме и с большими объёмами информации.
11. Быстрая обучаемость.
12. Высокий уровень самоорганизации.
13. Внимательность и аккуратность.
14. Позитивное мировосприятие.
15. Пунктуальность.
16. Высокая работоспособность.
17. Устойчивость к стрессам.
18. Общительность.
19. Доброжелательность.
20. Вежливость.
21. Добросовестность.
22. Порядочность.
23. Педантичность.
24. Опрятный внешний вид.

Мы будем рады, если образец резюме помощника руководителя, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.

Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!

Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?

Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.

Где искать помощника руководителя

Поиск сотрудника занимает много времени. Личный помощник должен подходить по многим параметрам, в том числе и по личным убеждениям и взгляду на жизнь.

Основным ресурсом для поиска сотрудников является интернет. В открытых базах вакансий есть много работников, готовых работать помощником. Но на проверку каждого кандидата может уйти много времени.

Поиск среди знакомых и партнеров – это еще один способ найти сотрудника в штат. Однако помните, что если кандидат будет плохо выполнять свои обязанности, то вы рискуете испортить отношения с теми, кто рекомендовал сотрудника.

Обратитесь в компанию, чтобы не тратить время на просмотр резюме. Агентство ТОТАЛ по поиску персонала в Москве готово взять на себя хлопоты по поиску помощницы руководителя и других сотрудников. Рекрутеры представят кандидатов, подходящих требованиям.

Похожие записи:

• Как оформить пособие по уходу за инвалидом и какие полагаются выплаты?
• Пособие по инвалидности — за что назначается, как получить
• Порядок регистрации сделок с недвижимостью: пошаговая инструкция