Форма 6-НДФЛ: как составить и сдать?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма 6-НДФЛ: как составить и сдать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».

Общие положения по заполнению формы

Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).

В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).

В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).

Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).

В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).

Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).

Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».

При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.

Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:

• за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
• за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.

И отразить в отчётности следующим образом:

• зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
• зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.

Как заполнить уведомление

В целом, правила не отличаются от заполнения других налоговых форм. Это можно сделать как на бумаге, так и электронно. То же касается его отправки в ИФНС.

Так, в случае отсутствия какого-либо показателя во всех знакоместах соответствующего поля проставляют прочерк. То же самое касается ситуации, когда для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест.

В последнем разделе уведомления приводят КПП организации и всех обособленных подразделений, расположенных на территории одного муниципального образования, в отношении которых организация либо выбранное ею обособленное подразделение будет платить НДФЛ и отчитываться.

Учтите: количество полей «КПП организации/обособленного подразделения» и «Код налогового органа» должно соответствовать количеству обособок, расположенных на территории одного муниципального образования с организацией либо выбранным подразделением.

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:

• работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
• физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.

Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как заполнить и сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Представлять 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:

• от количества зарегистрированных фирмой ОП;
• численности получающих от ОП доход физических лиц;
• иных условий деятельности ОП.

См. также: «ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за работников в другом городе».

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:

• работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
• физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.

Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как заполнить и сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Представлять 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:

• от количества зарегистрированных фирмой ОП;
• численности получающих от ОП доход физических лиц;
• иных условий деятельности ОП.

См. также: «ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за работников в другом городе».

Шаг 1. Заполняем титульный лист

На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода. На титульном листе расчета указывают:

• ИНН и КПП организации;
• номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000. Если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется, и в этом окне указывается код 001, 002 и т.п.;
• расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1-й квартал, 31 — 2-й квартал, 33 — 3-й квартал, 34 — год) и отчетный год;
• код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением);
• графу «По месту нахождения», которая отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) к территориальной инспекции;
• в поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное);
• код муниципального образования ОКТМО;
• номер телефона для связи;
• ФИО руководителя организации или ИП.

Изменения в 6-НДФЛ — 2021

Начиная с 2021 года расчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме.

Главное новшество — объединение в один отчет расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ. Помимо этого, в форму были внесены и другие изменения, влияющие на порядок ее заполнения:

• разделы 1 и 2 поменяли местами: в разделе 1 отражается информация о сроках перечисления и сумме налога, а в разделе 2 — обобщенная информация о суммах начисленного дохода и удержанного налога;
• исключили строки, в которых указывали даты получения дохода и удержания налога;
• добавили поле, в котором нужно отражать КБК (стр. 010 раздела 1 и стр. 105 раздела 2);
• отдельно выделили в разделе 2 доходы по трудовым договорам и ГПД;
• в справке о доходах исключили информацию о налоговом агенте, т.к. она отражается на титульном листе формы, и признак справки.

При сдаче расчета за 2021 год необходимо учесть новые изменения.

Внесенные поправки носят не только технический характер (изменение штрихкодов, добавление КБК в справку к расчету), но и меняют форму и порядок ее заполнения.

Рассмотрим наиболее значимые изменения:

• для ИП и глав КФХ ввели новые коды отчетных периодов («83», «84», «85» и «86»);
• уточнили принцип отражения доходов: в разделе 2 должны отражаться суммы не только начисленного, но и фактически полученного дохода;
• добавили строки для сведений о высококвалифицированных специалистах (строки 115, 121 и 142 в разделе 2);
• добавили сведения в раздел 2 и справку о доходах для налога на прибыль, который нужно зачесть при расчете НДФЛ с доходов от долевого участия;
• скорректировали некоторые коды доходов и вычетов в справке к расчету.

6-НДФЛ подаётся по окончании квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Сроки сдачи в течение года и после его окончания отличаются.

По окончании первого, второго и третьего кварталов расчёт подают до конца следующего месяца. То есть в общем случае крайний срок сдачи 6-НДФЛ таков: за 1 квартал – 30 апреля, за 6 месяцев – 31 июля, за 9 месяцев – 31 октября. Расчёт за год подают до 1 марта включительно. Если эти дни выпадают на выходные или праздники, то срок сдачи переносится на следующий рабочий день.

С учётом этого правила сроки сдачи для формы 6-НДФЛ в течение 2021 года таковы:

• за 1 квартал – 30 апреля;
• за полгода – 2 августа;
• за 9 месяцев – 1 ноября.

Расчёт за полный 2021 год сдаётся в налоговый орган до 1 марта 2022 года.

Нужно ли организации без работников сдавать 6-НДФЛ

Необходимость подачи 6-НДФЛ для организаций без сотрудников является популярным вопросом как начинающих, так и опытных бухгалтеров.

Как говорилось ранее, организация сдает 6-НДФЛ в случае, если хотя бы раз в течение отчетного года ею выплачены суммы в пользу физлица (сотрудника, наемного работника, арендодателя, третьего лица), удержан и перечислен НДФЛ.

Таким образом, если в организации ни числится ни одного работника, и соответственно, зарплата им не выплачивается, то составлять и подавать 6-НДЛФ в ФНС не нужно.

При этом особое внимание следует уделить документу, на основании которого работает директор организации. Если таким документом выступает срочный трудовой договор (как это бывает в подавляющем большинстве случаев), на основании которого директору выплачивается зарплата и прочие виды вознаграждения, то сдавать отчет 6-НДФЛ организации все-таки придется. Даже при условии если директор является единственным работником фирмы.

Что делать с 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Для такого решения у руководителя компании может быть ряд причин. Независимо от них, практически у каждого возникает вопрос, как в этом случае осуществляется процесс сдачи 6-НДФЛ? Во время процедуры ликвидации ОП работающие ранее в нем специалисты могут быть:

• Уволены. Такое решение руководителем принимается чаще всего в случае полной ликвидации компании и всех его подразделов. В этой ситуации 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения и головного офиса станет последним отчетом, который обязан быть предоставлен в налоговую своевременно. В нем должны будут полностью отражены суммы последних доходов и суммы вычитаемых налогов. В качестве дополнительной информации в нем также должны присутствовать все даты, когда было осуществлено фактическое получение дохода и последующее удержание из него налога. Данная информация в оформляемом отчете должна присутствовать по всем сотрудникам из головного офиса и подразделений.
• Переведены на другое место работы. То есть все работники с ликвидируемого ОП переводятся в любое другое ОП, имеющееся в компании. В иной ситуации перевод работников может быть осуществлен в головной офис.

Правила сдачи отчётности

В ст. 226 НК РФ сказано, что налоговые агенты по подоходному налогу физических лиц подавать отчётность должны:

• в ФНС, в которой он состоит на налоговом учёте;
• по месту регистрации такой фирмы;
• по месту жительства предпринимателя.

Налоговый агент – это юридические лица, имеющие обособленные подразделения, которые представляют в ФНС по месту нахождения этих подразделений, отчётность по форме 6-НДФЛ:

• по работникам, которые трудятся в ОП на основании трудового договора;
• с лицами, которые получали вознаграждение, отработав в ОП на основании гражданско-правового договора.

Как сдавать 6НДФЛ по обособленным подразделениям? Каких правил и норм нужно придерживаться?

Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии

Если подразделение закрывается, как сдать 6-НДФЛ? Подобный вопрос может возникнуть в любой момент после принятия решения о ликвидации одного или нескольких ОП компании.

При этом работники данного ОП могут быть:

• Переведены в другое ОП или головной офис.

Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»: В переходный месяц, если организация переводит работников закрытого подразделения на работу в другое подразделение, которое выплачивает заработную плату, такие доходы и налог с них нужно включить в 6-НДФЛ, представляемый по месту учета…(подробнее смотрите в К+).

О том, как заполняется отчет при перемещении работника между подразделениями, читайте в материале «Как заполнять 6-НДФЛ, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)».

• Уволены. Если ликвидируется компания в целом вместе со всеми ОП, заключительный отчет 6-НДФЛ, оформленный по данному ОП, будет последним отчетом, в котором отразятся суммы дохода и НДФЛ, а также соответствующие даты (получения дохода, удержания налога и его перечисления) по уволенным сотрудникам.

О процедуре увольнения работников при реорганизации фирмы см. в статье «Порядок увольнения работника по инициативе работодателя».

При оформлении 6-НДФЛ по ОП, которые планируется ликвидировать, необходимо придерживаться следующих правил:

• отчетный период для 6-НДФЛ — от начала года (или с момента регистрации ОП, если оно создано и ликвидируется в течение календарного года) до даты снятия с налогового учета (завершения процесса ликвидации);
• сдавать последний отчет 6-НДФЛ необходимо по месту нахождения закрываемого ОП.

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:

• работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
• физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.

Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как заполнить и сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Представлять 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:

• от количества зарегистрированных фирмой ОП;
• численности получающих от ОП доход физических лиц;
• иных условий деятельности ОП.

Налоговые агенты — крупнейшие налогоплательщики (КН) вправе выбрать адрес подачи 6-НДФЛ по месту учета:

• компании в качестве КН;
• или своих ОП.

С 01.01.2020 возможен переход на централизованную сдачу 6-НДФЛ за ОП, которые расположены в одном муниципальном образовании. 6-НДФЛ по ним можно подавать в налоговую по месту нахождения одного из этих подразделений, либо в ИФНС головной организации, если головной офис находится в том же муниципалитете, что и ОП (даже если ОП — единственное (см. письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23247).

Заполнение 6-НДФЛ по обособленным подразделениям

По вопросу о том, как представить 6-НДФЛ (как первичный отчет или как уточненную форму) сообщаем следующее.

Согласно п. 2.2 Порядка по строке «Номер корректировки» при представлении налоговым агентом в налоговый орган первичного Расчета проставляется «000», при представлении уточненного Расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).

В рассматриваемом случае организация, имеющая обособленные подразделения, представила расчет 6-НДФЛ по месту нахождения только головной организации.

По нашему мнению, при представлении расчета 6-НДФЛ по месту учета обособленных подразделений в строке «Номер корректировки» указывается номер корректировки первичного расчета «000», так как расчет не представлялся.

Полагаем, в рассматриваемой ситуации по месту учета головной организации также следует подать расчет 6-НДФЛ с уточненными показателями о доходах и удержанных суммах НДФЛ в отношении работников головного подразделения. Поскольку в этом случае по месту учета головной организации расчет будет представлен повторно (за минусом информации о суммах НДФЛ, исчисленных и удержанных с доходов работников обособленного подразделения), то по строке «Номер корректировки» следует проставить «001».

Пример заполнения 6-НДФЛ с 2023 года

ИП Васильев П.Н. выдает зарплаты сотрудникам по частям: аванс — 25 числа, вторую часть — 10-го.

Как он будет заполнять отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в 2023 году:

1. 10 января сотрудники получат вторую часть зарплаты за январь. В тот же день с выплаты удержат НДФЛ. Сумму нужно указать в строке 021. Если в указанный период сотрудники получали прочие доходы, их также учитывают и отражают в строке общую сумму.
2. 25 января предприниматель выплатит работникам авансы за февраль. 10 февраля они получат вторую часть зарплаты. С каждой выплаты удержат НДФЛ, и их сумму нужно указать в строке 022.
3. 25 февраля работники получат авансы за март, а 10 марта — остальную часть зарплаты. Сумму НДФЛ с каждой выплаты нужно указать в строке 023.
4. 25 марта предприниматель выплатит авансы за апрель. Удержанную с них сумму НДФЛ в 6-НДФЛ за первый квартал указывать не нужно. Ее отразят Расчете 6-НДФЛ за первое полугодие.

Ответственность за непредставление 6-НДФЛ

Начиная с 2016 года на налоговых агентов возложена обязанность по ежеквартальному представлению в налоговые органы расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, форматам и в порядке (далее — Порядок), которые утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Статьей 230 НК РФ до 2016 года не было установлено, куда предоставляет сведения по форме 2-НДФЛ налоговый агент, имеющий обособленное подразделение, в отношении работников этого подразделения. Специалисты финансового и налогового ведомств разъясняли, что такие организации сведения о доходах физических лиц в отношении работников обособленного подразделения представляют по месту учета организации в налоговом органе по месту нахождения этого подразделения. Смотрите письма Минфина России от 18.03.2013 № 03-04-06/8323, от 06.02.2013 № 03-04-06/8-35, от 22.01.2013 № 03-04-06/3-17, от 07.12.2012 № 03-04-06/8-345, от 05.04.2012 № 03-04-06/8-103, ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@, от 09.12.2010 № ШС-37-3/17264@ и др.

С 1 января 2016 года в четвертом абзаце п. 2 ст. 230 НК РФ прямо указано, что налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, и расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры (смотрите письмо Минфина России от 02.11.2015 № 03-04-06/62935, письма ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@, от 26.02.2016 № БС-4-11/3168@, от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@. от 30.12.2015 № БС-4-11/23300@).

В письме ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@ налоговое ведомство указало, что расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому ОП, независимо от того, что состоят данные обособленные подразделения на учете в одном налоговом органе.

Таким образом, налоговые агенты, имеющие обособленные подразделения, представляют форму 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Непредставление налоговым агентом в установленный срок расчета по форме 6-НДФЛ влечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Арбитражная практика по данному вопросу применительно к новым нормам НК РФ по понятным причинам в настоящее время отсутствует.

Следовательно, можно сделать вывод, что непредставление отдельных форм 6-НДФЛ в отношении работников обособленного подразделения может повлечь применение организации ответственности, предусмотренной п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

Ранее (в периоде действия предыдущей редакции п. 2 ст. 230 НК РФ) судьи указывали, что представление организацией справок по форме 2-НДФЛ в любую из инспекций, где она состоит на учете, в установленный налоговым законодательством срок является надлежащим исполнением обязанностей (смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 08АП-10750/13, ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 № Ф04-792/12 по делу № А27-8884/2011, от 27.04.2009 № Ф04-2593/2009(5604-А70-26), ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2009 № А33-7606/2008-Ф02-228/2009, ФАС Московского округа от 15.06.2006 № КА-А40/5048-06).

Однако с 1 января 2016 года п. 2 ст. 230 НК РФ претерпел существенные изменения. В этой связи приведенная выше логика судей не столь актуальна. Поэтому мы не исключаем, что представление формы 6-НДФЛ в части работников обособленного подразделения в головную организацию может повлечь применение к организации санкций, предусмотренных п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Разъяснения по поводу привлечения к ответственности представлены также в материалах региональных налоговых органов (смотрите Информацию УФНС России по Владимирской области от 26.02.2016 «Налоговые агенты с 2016 года обязаны представлять расчет сумм налога на доходы физических лиц», Информацию УФНС России по Владимирской области от 03.11.2015 «О представлении расчета по налогу на доходы физических лиц налоговыми агентами с 01 января 2016 года», Информацию УФНС России по г. Севастополю «Особенности заполнения отчетности по налогу на доходы физических лиц», Информационное сообщение отдела работы с налогоплательщиками УФНС России по Иркутской области от 12.02.2016 «Для налоговых агентов изменились правила и условия отчетности»).

Закрыли обособленное подразделение – куда сдавать 6-НДФЛ?

А если обособленное подразделение закрыто, куда сдавать 6-НДФЛ? После снятия обособленного подразделения с учета Расчет сдается в обычные сроки за тот отчетный период, в котором подразделение было закрыто. К примеру, если обособленное подразделение было закрыто 29.08.2018, то последний Расчет 6-НДФЛ по закрытой обособке должен быть сдан за 9 месяцев 2021 года не позднее 31.10.2018. За последующие периоды (в примере – по итогам года) представлять Расчет уже не нужно (Письмо ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/ ).

Образец 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению приводить не будем – в целом он ничем не отличается от порядка заполнения для организаций без обособок. Конечно, в последний 6-НДФЛ нужно включить только те доходы, налог с которых был удержан до закрытия обособленного подразделения.

Но нужно учесть, что несмотря на то, что код места нахождения в 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения указывается «220», а код ОКТМО — тот, который соответствует обособке, КПП нужно указать головной организации, а не подразделения. Соответственно, и код налоговой инспекции, куда представляется Расчет, также указывается тот, что присвоен головной организации.

Похожие записи:

• Как унаследовать квартиру, если документы на нее утеряны
• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году
• Сколько промилле спиртного можно выпить водителю с 1 марта?