Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.
Типы сопроводительных писем.
Существует три основных разновидности сопроводительных писем:
- Сопроводительное письмо-заявка. Это самый распространенный тип. Такие письма отправляют вместе с резюме, чтобы откликнуться на конкретную вакансию.
- Сопроводительное письмо с рекомендацией. Это такое письмо, в котором вы упоминаете человека, посоветовавшего вам вакансию. Это может быть сотрудник компании, где вы хотели бы работать, или известных специалист из вашей отрасли. Такие письма являются прекрасным способом обратить на себя внимание менеджера по подбору персонала.
- Письмо о заинтересованности. В таком письме вы не отвечаете на конкретную вакансию, а спрашиваете, есть ли в компании открытая должность, где были бы полезны ваши знания и навыки.
- Сетевое письмо. Это письмо, которое вы отправляете не работодателям, а своим знакомым: бывшим коллегам, одногруппникам из университета, друзьям. В нём вы рассказываете, что ищете новую работу, и спрашиваете, не знают ли они о подходящей для вас вакансии.
Кому можно не писать сопроводительное письмо?
Правильно написанное сопроводительное письмо — это хороший способ выделиться из множества кандидатов, это реклама вашего резюме.
Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.
Пример эффективного сопроводительного письма
«Уважаемая Ирина Ивановна!
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
тел. +8 *** *** ** **».
Распространенные ошибки
Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.
- Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
- Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз. Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.
- Выход за рамки делового стиля. Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя. Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.
- Общие слова. Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п. Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».
- Орфографические и пунктуационные ошибки. Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.
Формальности отправления сопроводительного письма
Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:
- при отправлении в распечатанном виде сопроводительное письмо должно быть на отдельном листе (бланке);
- при отправлении в электронной форме резюме является прикрепленным файлом, а сопроводительный текст пишется в теле документа (электронного сообщения); в поле «тема сообщения» напишите «Резюме на вакансию…».
Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:
- до отправки резюме (таким образом, как бы «проверяется» почта работодателя, подготавливается почва, поддерживается заинтересованность);
- непосредственно после направления резюме (уточнить отдельные пункты, вновь напомнить о себе, убедить позвать на собеседование);
- после прохождения собеседования (часто при прочих равных любой шаг может склонить чашу весов в вашу сторону, и таким шагом вполне может оказаться своевременный и корректный отклик на вакансию).
ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.
Перечислим ключевые моменты этого руководства.
Ваше сопроводительное письмо должно быть коротким, но информативным. Оно должно занять не более одной страницы А4. Достаточно 3-4 абзацев.
Структура письма:
- Введение, содержащее заголовок и цепляющий вступительный абзац с объяснением, почему вы хотите получить эту работу.
- Основная часть с акцентом на ваших лучших достижениях, применении ваших навыков для достижения целей компании и мотивации стать частью команды работодателя.
- Заключительная часть, включающая призыв к действию и стимулирование рекрутера перейти к следующему этапу изучения вашей кандидатуры. В идеале, это «бросить все дела и начать судорожно звонить вам, пока не позвонил кто-нибудь еще»🙂
Проведите исследование о компании и вакансии, прежде чем приступить к созданию сопроводительного письма.
С предварительной подготовкой вы можете персонализировать письмо и использовать имя конкретного человека, который будет его читать. Исходя из реальных потребностей компании, вы можете целенаправленно выделить наиболее подходящий опыт.
В вашем сопроводительном письме должны быть отсылки на идеалы компании и конкретные проекты, которые вас привлекают.
Curriculum vitæ (лат.) или СV – ход жизни. Документ, содержащий описание жизни и профессиональных навыков соискателя.
В странах СНГ понятия «резюме» и «CV-письмо» часто используются как синонимы.
Отличие СV-письма от резюме в том, что СV – более подробный и статичный документ. Он не составляется для приема на какую-то определенную должность, но позволяет понять, что представляет собой его автор в профессиональном плане.
Резюме обычно занимает один лист формата А4, а объем СV может быть от 2-х страниц и более.
В отдельных случаях CV-письмо может иметь объем в десятки или даже сотни страниц. Это исключение из правил и обычно для СV достаточно двух листов А4.
Обучение, развитие карьеры, достижения, научные труды – все это должно быть указано в CV. Сухо, последовательно, лаконично, но подробно!
Нужно ли подавать сопроводительное письмо?
Согласно опросу, проведенному корпорацией Jobvite в 2015 году, только 10% менеджеров по персоналу читают сопроводительные письма. Это значит, что в девяти случаях из десяти кропотливый труд, вложенный соискателем в написание этого документа, пропадает зря. Поэтому многие люди уверены, что практика его подачи изжила себя.
Казалось бы, они правы. Действительно, если шансы на прочтение сопроводительного письма настолько малы, зачем утруждаться? Однако вы должны быть готовы к подаче этого документа хотя бы потому, что ваш потенциальный конкурент сочтет его подготовку излишней. А вдруг ваш работодатель окажется тем человеком, для которого наличие этого письма является обязательным для соискателей?
Сопроводительное письмо может стать пропуском к занятию должности вашей мечты. Конечно, не стоит его подавать, если в описании вакансии работодатель прямо указал об отсутствии необходимости в нем. Во всех остальных случаях обязательно прилагайте этот документ к резюме.
Чем отличается сопроводительное письмо от резюме?
Сопроводительное письмо — не альтернатива резюме, а дополнение к нему. Оба документа работают на то, чтобы дать специалисту по найму наиболее полную информацию о вас как о соискателе вакансии. Сопроводительное письмо отличается от резюме по следующим параметрам:
- резюме — структурированный документ, подробно рассказывающий о вашем опыте работы; сопроводительное письмо состоит из 2-3 абзацев (вступительной, основной и заключительной частей);
- резюме фокусируется на прошлом, письмо — на настоящем и будущем;
- резюме является строгим официально-деловым документом; письмо допускает разговорный стиль изложения;
- сопроводительное письмо предполагает персонализированный подход; в резюме это не всегда требуется.
Как составить и как оформить сопроводительное письмо – грамотно, правильно, эффектно
Ваш текст должен быть не просто понятным, а и максимально убедительным.
Что указывать в сопроводительном письме, чтобы после прочтения письма работодателю захотелось с вами встретиться?
Используйте следующие приемы:
- Избегайте штампов.
Можете перед написанием текста открыть любой портал интернет-рекрутмента и прочитать несколько резюме кандидатов на аналогичную должность.
Таким образом легко отсеять все клише, которые повторяются у большинства соискателей.
- Если вы отправляете резюме на творческую вакансию, то вполне уместно будет отойти от строгих правил делового письма. Например, при изъявлении желания работать копирайтером, можно смело продемонстрировать свои способности.Однако, не стоит полагать, что креативно написанный текст поможет вам получить желаемую должность.
- Для того, чтобы донести свои мысли максимально убедительно, используйте активный залог глагола. Сравните две фразы: «Я организовал конференцию» и «Мною была организована конференция». В первом случае вы будете восприниматься как организатор действия, а во втором – как пассивный участник.
- Избегайте оценочных слов. Это позволит вам избежать хвастовства. Вместо: «Я лучший работник месяца», напишите: «Объем моих продаж за месяц составил 3000000 р».
- Не используйте абстрактные характеристики. Такие прилагательные, как высокий, большой, громкий, маленький не передают точную картину. Вместо: «Под моим руководством выручка магазина стала значительно больше», напишите: «После моего прихода на руководящую должность объем продаж увеличился с 1200000р до 3000000 р в месяц».
- Используйте только настоящее или прошедшее время изложения. Откажитесь от будущего времени в своем тексте.
- Приложите свое фото. Желательно, чтобы на снимке было только ваше лицо в профиль. Допустима легкая улыбка.
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Распространённые ошибки: о чём и как писать не нужно
Прежде всего стоит сказать о том, как писать не нужно. Не нужно писать с ошибками. Наличие грамматических или пунктуационных ошибок характеризует кандидата не с лучшей стороны. Современные технологии позволяют выполнять хотя бы базовую проверку текста перед отправкой. И если не каждый получатель вашего письма способен оценить правильно расстановки знаков препинания, то избегать путаницы между «-тся» и «-ться» просто обязан каждый образованный человек.
Не стоит использовать шаблоны сопроводительных писем из интернета. Это выглядит грубо и сразу же убивает интерес к кандидату. Едва ли можно ожидать серьёзной мотивации от соискателя, который даже не потрудился (или вовсе не способен) составить к резюме несколько сопроводительных фраз.
Нет необходимости в мотивационном письме пересказывать ещё раз другими словами карьерный путь, о котором вы уже рассказали в резюме. Не стоит упоминать также и опыт, не описанный в резюме, но не относящийся к конкретной вакансии.
Шутить и позволять вольности в тексте можно только в том случае, когда вы уверены, что сторона-получатель поймёт, что именно вы имели в виду, и отреагирует адекватно.
Автор данного материала несколько раз умышленно использовал своё чувство юмора при составлении сопроводительных писем для отклика на некоторые вакансии. Целью такого использования как раз и была проверка ответной реакции с тем, чтобы понять, соответствует ли корпоративная культура компании жизненным ценностям и устремлениям автора.
Рассказывать подробно о своём хобби в большинстве ситуаций также не нужно, исключение составляет лишь случай, когда ваше увлечение непосредственно связано с работой. Например, устраиваясь на работу на предприятие, производящее катера и яхты, в резюме стоит упомянуть о том, что вы являетесь фанатом яхтенного спорта и даже имеете разрешение на управление малотоннажным судном.
Не стоит пытаться манипулировать рекрутёром, например, давить на жалость и писать о том, что эта работа очень нужна вам и только она может позволить вам расплатиться с просроченными кредитами уже в этом году.
Сравнивать себя с другими соискателями также не стоит. Излишняя самоуверенность ещё никого не украшала.
Особенности писем в зависимости от профессии
Важно понимать, что не может быть двух одинаковых мотивационных писем. Каждая профессия имеет свою специфику, а каждый кандидат имеет свой уникальный опыт. Составить универсальные рекомендации, подходящие под любую вакансию, невозможно. Даже в рамках одной профессии нельзя сформулировать однозначные формулировки, гарантирующие успех. Всегда нужно отталкиваться от конкретных требований работодателя к вакансии. Однако для каждой специальности можно выделить базовые моменты, которые достаточно часто интересуют рекрутёров.
Так, в письме, которое прикладывается к отклику на позицию бухгалтера, стоит упомянуть:
- об опыте успешного прохождения налоговых проверок;
- о навыке ведения бухгалтерии одновременно в нескольких компаниях;
- о знакомых на практике системах обложения налогом;
- об опыте возмещения из бюджетных средств налога на добавленную стоимость.
В свою очередь, отклик дизайнера должен содержать ссылку на портфолио работ, а кандидат на должность водителя может рассказать о своём стаже безаварийной езды и об опыте решения чрезвычайных ситуаций на дороге.
На что стоит обратить внимание в примере?
- Приветствие по имени. Не ленитесь, звоните в компанию и узнавайте, как зовут руководителя отдела или компании. В худшем случае высылайте резюме менеджеру по персоналу. Но строго по имени обращайтесь.
- В первой строчке после приветствия сразу обозначьте цель письма.
- О себе и своем опыте очень кратко. Подробно это описано в резюме.
- Чуть более подробно о ваших предпочтениях в работе и самых сильных способностях. Я считаю, оптимально выбрать 3 сильных способности. Больше — много, меньше — слабо.
- Обозначение интереса именно к этой компании. Для этого нужно очень внимательно изучать сайт компании, ее деятельность, пообщаться с теми, кто работает или ранее работал там (их, как правило, легко найти ВКонтакте) и т.д. Чем эксклюзивнее будет ваша мотивация к этой компании, тем выше шансы.
- Предложение ознакомиться с резюме. Я в своих письмах всегда прикрепляю резюме и даю ссылку на Интернет-версию. Мне кажется, так удобнее работодателю.
- Ваша подпись и контактные данные. Подпись — это вообще признак хорошего делового тона. А в данном случае, это просто удобно работодателю.
Конечно же, этот пример — не единственно возможный вариант того, как можно составить сопроводительное письмо. Возможны совершенно разные варианты. После одной из консультаций Ирина написала эффектное письмо, прочтите его!
Обязательные требования к сопроводительному письму
Как нужно написать сопроводительное письме к резюме, чтобы менеджер дал ему положительную оценку:
- Максимальная лаконичность. Не стоит растягивать одну фразу на весь текст. В деловой переписке это недопустимо. Прочтите письмо перед отправкой – оно не должно превышать 10 секунд по времени и половины листа А4 по объему.
- Емкость. Ваш работодатель – занятой человек, ценящий свое время. Укажите в письме только ту информацию, которая может быть для него полезна. Большое количество «воды» негативно скажется на результате.
- Стиль. Бизнес-переписка должна быть составлена с использованием делового стиля: простоты, без лишних слов, фамильярности и излишней эмоциональности (если только это не творческая компания, которых на рынке не так много). Пишите кратко и не используйте юмор для самовыражения, если того не требует должность компании-нанимателя.
- Личностный подход. Приемлемым считается легкий, живой стиль, как при общении, без лишнего упрощения или усложнения текста.
- Актуальность. Используйте только ту информацию, которая будет полезна для нанимателя в текущий момент.
- Конкретика. Дополните ваш текст исчисляемыми примерами: цифрами, процентными соотношениями и т.п. Такая информация будет выглядеть более весомой и достоверной.
Похожие записи: