Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы всегда хватало денег

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы всегда хватало денег». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

Начинайте беспокоиться о «дебиторке» при составлении договора

С дебиторской задолженностью необходимо начинать работать задолго до ее появления. Делать это необходимо на стадии заключения договора с контрагентом.

Хорошо составленный договор снимет множество проблем.

Как минимум, в договоре с контрагентом вам необходимо:

• конкретизировать цены и тарифы;

• зафиксировать момент возникновения обязанности оплаты;

• предусмотреть санкции за несвоевременные платежи;

• оставить возможность одностороннего отказа от исполнения договора;

• регламентировать порядок разрешения споров.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Почему контрагенты не платят вовремя

Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.

Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.

Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.

Практика применения метода проведения переговоров

Применение указанного метода проведения переговоров можно рассмотреть на практическом примере, и особенно нужно обратить внимание на пятый этап как самый важный.

— Павел Сергеевич, как вы считаете, что нужно сделать, чтобы закрыть долг в 300 тыс. руб. к 1 ноября?

Суть дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.

В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.

Рассмотрим на примере:

Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:

• во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);

• во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.

В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.

Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.

Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.

Что нужно для эффективной работы с дебиторской задолженностью?

1. Принять, что задолженность может быть просроченная. Кредит стоит давать только тогда, когда есть уверенность, что без этих денег вы сможете обойтись. Если у вас нет стабильного дохода без этой задолженности, если в случае непогашения (несвоевременного погашения) образуется огромный разрыв в кэш-фло, соглашаться на образование дебиторки ни в коем случае не стоит.
2. Определить процент дебиторской задолженности, который можно себе позволить безболезненно. Для этого нужно хорошо понимать свою ликвидность, знать оборот и прибыль.
3. Установить четкие границы выхода за дебиторку для каждого клиента. Договор с клиентом изначально должен быть составлен таким образом, чтобы в момент подписания накладной у него возникали обязательства по возврату дебиторской задолженности. В договоре не просто должно быть прописано, что дебиторская задолженность обязательна к возвращению, а должны быть зафиксированы существенные санкции. Клиенту должно быть выгоднее своевременно вернуть долг, нежели возмещать вам убытки.

На суд в нашей стране ориентируются и надеются не все, но все же грамотно составленный договор — хорошее подспорье в решении возможных проблем в будущем. Это дополнительный козырь, который можно использовать, когда остальные уже будут исчерпаны.

Говоря вкратце, готовиться к дебиторской задолженности нужно заранее, до того, как вы фактически выдадите ее. Тогда вероятность, что она превратиться в безнадежную, сведется к минимуму.

Планирование поступления средств от дебиторов

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Мы рекомендуем для прогнозирования поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени (см. табл. 4).

Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени – декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.

Личный опыт
Антон Ходарев
Можно порекомендовать рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.

Пример 4
ООО “Посредник” для расчета коэффициентов инкассации формирует реестр инкассации дебиторской задолженности по каждому дебитору и по компании в целом (см. табл. 4). Как видно из табл. 4, ООО “Посредник” получает 47% платежей в качестве предоплаты, а 53% уже после отгрузки товара. Из них 17% следует ожидать в течение первой недели, 14% в течение месяца, 10% в течение двух месяцев, а по 12% оплата поступит еще позже. Допустим, за первую неделю марта ООО “Посредник” планирует реализовать продукцию на сумму 500 тыс. руб. На основании рассчитанных коэффициентов инкассации можно спрогнозировать следующие сроки поступления средств в компанию:
– предоплата – 235 тыс. руб. (47% от 500 тыс. руб.);
– до 7 дней – 85 тыс. руб. (17%);
– до 30 дней – 70 тыс. руб. (14%);
– до 60 дней – 50 тыс. руб. (10%);
– свыше 60 дней – 60 тыс. руб. (12%).

Личный опыт
Наталья Тимофеева, финансовый директор компании “Аэрвелл СНГ” (Москва)
Наша компания реализует продукцию через дилерскую сеть, распределенную по всей территории России. Одна из форм работы с дилерами – предоставление товарного кредита. Для каждого дилера установлены лимит дебиторской задолженности и сроки предоставления товарного кредита. Для планирования поступления денежных средств от компаний-дебиторов учитывается время погашения дебиторской задолженности, а также по каждому дебитору ведется статистика нарушения сроков, указанных в договоре. Как правило, просрочки платежа не превышают нескольких дней. Поэтому время поступления денежных средств от дебитора определяется как срок погашения задолженности по договору плюс среднее время просрочки.
Наталья Яхнова
При годовом планировании поступления денежных средств от дебиторов расчет делает планово-экономический отдел на основании норматива оборачиваемости дебиторской задолженности для каждого канала реализации продукции. При оперативном планировании (скользящее планирование на три месяца вперед) поступление денежных средств рассчитывается индивидуально по каждому крупному клиенту службой продаж, а планово-экономический отдел только проверяет итоговые цифры на предмет их отклонения от норматива оборачиваемости (установленного при годовом планировании).

ЧТО ТАКОЕ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕНОСТЬ

Напомним, что дебиторская задолженность – это долги, причитающиеся организации от других компаний по итогам хозяйственных взаимоотношений с ними.

Дебиторская задолженность является частью имущества предприятия, а ее взыскание – имущественным правом кредитора.

В чем ее значение для обеих сторон отношений:

• должник получает дополнительные бесплатные оборотные средства;
• кредитор расширяет рынок сбыта товаров, работ, услуг.

Неуплату долга объясняют разнообразные обстоятельства:

• уклонение дебитора от выплаты денежных сумм;
• неплатежеспособность должника;
• споры компаний по поводу взаимных обязательств.

Таким образом, в целом дебиторские долги необходимы и важны, но некоторые их виды существенно затрудняют деятельность компании-кредитора, поэтому требуют внимания руководства предприятия.

КАКОВЫ ВИДЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

1. По продолжительности:
   1. краткосрочная – оплата долга в течение 12 месяцев с возникновения обязанности оплатить;
   2. долгосрочная –оплаты долга в течение более 1 года.
2. По моменту возникновения:
   1. нормальная – должник принял товары, работы, услуги, а срок их оплаты еще не наступил;
   2. просроченная – должник принял товары, работы, услуги, но не оплатил их в срок.
3. По возможности получения с должника:
   1. надежная – должник платежеспособен, ожидается оплата товара, работ, услуг;
   2. сомнительная – должник не произвел оплату и не обеспечил обязательство залогом, поручительством, независимой гарантией;
   3. безнадежная (нереальная к взысканию) – должник не оплатил товары, работы, услуги, а теперь
      • срок исковой давности взыскания долга истек;
      • должник ликвидирован;
      • обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения или на основании акта государственного органа;
      • судебные приставы не смогли взыскать долг, т.к. не нашли место нахождения или имущество должника, и др.

Итак, трудности получения денежных средств возникают с такими видами дебиторской задолженности, как долгосрочная, просроченная, сомнительная и безнадежная.

Причины возникновения дебиторки

Дебиторская задолженность – это сумма долгов, которую должны выплатить в счет фирмы покупатели или партнеры (дебиторы). Дебиторка возникает, например, если организация оказала услуги в рассрочку, но клиент не заплатил в предусмотренные договором сроки.

В зависимости от времени погашения долгов задолженность бывает:

• нормальная, когда вся сумма долга гасится в предполагаемые сроки;
• просроченная, когда долги в определенные сроки не закрываются, и эта задолженность может превратиться в дебиторскую.

По степени вероятности погашения долгов выделяют:

• ожидаемую задолженность, время погашения которой не превышает пределы согласованного срока;
• сомнительную, которая не гарантирует возврат долга по причинам отсутствия соответствующих документов;
• безнадежную, когда время исковой давности просрочено (оно составляет 3 года), или же долги эти принадлежат организации, находящейся на стадии банкротства.

Причины возникновения

Сомнительная дебиторская и кредиторская задолженность не считаются отклонениями, а являются вариантами нормы для предприятий. Однако крайне важно поддерживать ее на определенном уровне, не допуская серьезных отклонений в большую или меньшую сторону. Цель руководителей компании – разобраться, почему накапливаются долги, а также разработать эффективные меры по их устранению, обеспечить контроль за выполнением указанных мероприятий.

Основные факторы, которые приводят к появлению ДЗ:

• контрагент не рассчитывается специально, чтобы направить средства для решения приоритетных задач;
• у покупателя нет денег для осуществления расчетов;
• партнер, с которым сотрудничает компания, недобросовестный;
• сотрудники ничего не предприняли для своевременного погашения финансовых обязательств;
• обязанное лицо намеренно игнорирует свою обязанность рассчитаться и за счет этого кредитует собственный бизнес.

1.1. Настоящий Регламент «Об организации работы с дебиторской задолженностью» (далее — Регламент) устанавливает единый порядок взаимодействия структурных подразделений Общества в ходе работы с дебиторской задолженностью.

1.2. Основной целью Регламента является совершенствование работы по управлению текущей и урегулированию просроченной дебиторской задолженности Общества, что достигается путем:

• регулярного мониторинга Центрами ответственности состояния дебиторской задолженности по соответствующим направлениям деятельности;

• контроля за исполнением Центрами ответственности своих обязательств по недопущению фактов возникновения просроченной дебиторской задолженности, а также по ее урегулированию.

1.3. Организация работы с дебиторской задолженностью строится на следующих принципах:

• исключение возможности возникновения обязательства вне Центра ответственности;

• исполнение обязательства в строгом соответствии с условиями договора под контролем Центра ответственности, который является ответственным за своевременное выявление и урегулирование случаев нарушения обязательств контрагентами;

• недопущение Центром ответственности фактов возникновения просроченной дебиторской задолженности;

• своевременное принятие мер по урегулированию просроченной дебиторской задолженности в соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Регламентом.

1.4. Настоящий Регламент обязателен для исполнения подразделениями Центрального офиса и всеми операционными компаниями.

1.5. Настоящий Регламент не регулирует порядок работы с просроченной дебиторской задолженностью, возникшей между Обществом и его операционной Обществом.

4.1. Основным источником информации о состоянии ДЗ является внутренняя бухгалтерская отчетность Общества. Порядок и сроки ее представления регламентируются локальными нормативными документами.

4.2. Бухгалтерия не позднее 10 рабочих дней после окончания сроков подготовки ежеквартальной отчетности Общества направляет в электронном виде в ПБ и лицу, ответственному по договору, реестры дебиторов с указанием сумм просроченной задолженности.

4.3. В целях оперативного мониторинга состояния ДЗ Общества ПБ вправе запрашивать и получать от Центров ответственности по соответствующим направлениям деятельности информацию о существующей на определенную дату текущей и просроченной ДЗ, а также о мероприятиях, предпринятых в целях урегулирования просроченной ДЗ.

10.1. ПД осуществляет анализ и обобщение результатов работы с ДЗ с целью:

• выявления причин возникновения просроченной ДЗ и недопущения возникновения такой задолженности в дальнейшем;

• выявление Центров ответственности, в ходе деятельности которых наиболее часты случаи возникновения просроченной ДЗ;

• выявление организаций-дебиторов, ДЗ которых перед Обществом носит систематический характер;

• определения результативности мероприятий по урегулированию просроченной ДЗ.

10.2. Результаты анализа результатов работы с ДЗ ежеквартально доводятся до сведения руководителя ПД.

Порядок и способы взыскания дебиторской задолженности

Просроченная дебиторская задолженность всегда приносит ущерб компании, особенно если речь идет о существенных для фирмы суммах. Предприятие вынуждено тратить часть своей прибыли на оплату материалов, расчеты с работниками, погашение задолженности по налогам.

Существуют профилактические меры, препятствующие возникновению дебиторской задолженности.

• Инвентаризация долгов. Проводится в обязательном порядке 1 раз в год перед составлением годового отчета, чаще — по решению руководства компании. В компаниях среднего и крупного бизнеса есть смысл проводить инвентаризацию задолженности раз в квартал. Это позволит руководителям подразделений быть в курсе проблемных ситуаций с расчетами и вовремя предпринять меры для их разрешения.
• Проверка платежеспособности контрагента. Информация об основных финансовых показателях большинства компаний сейчас находится в открытом доступе. Есть смысл проводить экспресс-анализ финансовой ситуации партнера и на его основе принимать решение о долгосрочных отношениях. Также нужно следить за тем, не попадает ли кто-либо из контрагентов под процедуру банкротства, чтобы вовремя войти в реестр кредиторов.
• Четкая система документооборота. Компания должна определить перечень лиц, ответственных за правильность и своевременность оформления первичных документов. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтеров и менеджеров. Недостаточность контроля за первичкой может обернуться серьезными проблемами. Например, если товар был отгружен в долг, а оплата так и не пришла, клиент может заявить, что не получил товар. Нет подписанной накладной — нет отгрузки, платить не за что. Придется компании найти другие существенные доказательства факта выполнения обязательств для разбирательства в суде или попрощаться со своими деньгами.

В случае, если профилактические мероприятия были проведены недостаточно эффективны, компания будет вынуждена прибегнуть к досудебным разбирательствам и, при отсутствии результата, обратиться в суд.

Похожие записи:

• Как выписать несовершеннолетнего ребенка из квартиры собственника
• Сколько поваров должно быть в школьной столовой на 100 человек
• Пленум ВС утвердил правила обжалования по гражданским делам